AssisDentissa yrityksen nimittämällä tietosuojavastaavalla on mahdollisuus suorittaa lainsäädännön edellyttämää henkilötietojen käytön omavalvontaa, hyödyntämällä ohjelman terveystietojen käyttölokia. Ainoastaan tietosuojavastaavalla (Tietosuojavastaava-käyttöoikeus) on pääsy lokitietoihin. Muut käyttäjät pääsevät navigoimaan lokiin, mutta eivät näe sen tietosisältöä.
Lokirekisterin suodattimien avulla voidaan suodattaa haluttuja toimintoja, työntekijöitä sekä potilaita. Aktiivisella ja säännöllisellä omavalvonnalla turvaat asiakkaidesi yksityisyyden suojan sekä potilasturvan säilymisen ja estät väärinkäytösten tapahtumisen.
Lähde: Potilastiedon arkiston toimintamallit, Suun terveydenhuolto Potilastiedon arkiston toimintamallit
Henkilötietojen käyttölokin käyttäminen
Esiehtona käyttäjällä on oltava tietosuojavastaavan käyttöoikeus AssisDentissa.
Lokitietoihin voidaan navigoida Haku -toiminnon kautta hakusanalla Henkilötietojen käyttöloki tai navigoimalla AssisDentin ohjauspaneelin kautta: Valikko → Organisaatio → Henkilötietojen käyttöloki.
Henkilötietojen käyttöloki -näkymä koostuu seuraavista kokonaisuuksista:
- Hakukenttä: Mahdollistaa hakujen tekemisen lokitietoihin halutuilla hakusanoilla
- Hakuehdot: Hakuehdoilla voidaan rajata lokitietojen hakua halutulla tavalla. Hakuehdot ovat seuraavat:
- Ajankohta: Lokitiedot voidaan rajata päivämäärän ja kellonajan mukaan halutulla tavalla
- Käyttäjä: Näytetään tietyn käyttäjän tai käyttäjätyypin suorittama henkilötietojen käsittely
- Tapahtuman tyyppi: Tarkastellaan tietyn tyyppisten toimintojen suorittamista esimerkiksi Tulostettiin potilastietoja. Tarkemmat selitteet tapahtuman tyypeistä löytyvät täältä.
- Potilas: Näytetään valitun potilaan lokitiedot
- Ohitustilanne: Ohitustilanteet koskevat poikkeavaa toimintaa hoitosuhteiden ja käyttöoikeuksien osalta. Esimerkiksi tilanteita, joissa hallinnollinen pääkäyttäjä aloittaa poikkeustilan, jolla saa pääsyn potilastietoihin → Käyttöoikeuksien ohitustilanne. Hoitosuhteen ohitus tarkoittaa tilannetta, missä hoitosuhdetta ei ole voitu teknisesti varmentaa vaan käyttäjältä on kysytty syytä potilaskortin avaamiseen tai Yhteisrekisteristä tulostus tarkoittaa tilannetta missä käyttäjä on Yhteisrekisteristä tulostus-käyttöoikeudella tulostanut muun kuin oman rekisterinpitäjänsä potilasasiakirjoja
- Tapahtuman lähde: On mahdollista rajata hakutuloksia toimialueen tyypin mukaan. Testitoimialueet ja tavalliset toimialueet.
- Hakutulokset: Hakukentän ja hakuehtojen alapuolella näytetään hakutulokset. Lokiriveillä näytetään mm. seuraavat tiedot:
- Toiminnan ajankohta ja suoritettu toiminto
- Toiminnon tekijä (kirjautunut käyttäjä)
- Toiminnon kohteet: Asiakirjan ja potilaan tiedot (Nimi)
- Toimintoa koskevat erityishuomiot: Hoitosuhteen ohitustilanne, käyttöoikeuksien ohitustilanne
- IP-osoite, josta käsin käyttäjä on kirjautunut AssisDentiin
- Perustelu potilaskortille navigointiin, tilanteissa joissa hoitosuhdetta ei ole voitu teknisesti päätellä
Henkilötietojen käyttölokin käyttötarkoituksena on mahdollistaa potilasta koskevien terveys- ja henkilötietojen käsittelyn seuranta ja valvonta lainsäädännön sekä voimassa olevien asetusten ja Kanta-vaatimusten edellyttämällä tasolla. Käyttölokin tiedot ovat ns. tapahtumatyyppistä lokia, eli loki ei sisällä yksityiskohtaista tietoa mm. potilasasiakirjoista. Terveystietojen käyttölokin kautta ei siis ole mahdollisuutta nähdä arkaluonteisia henkilötietoja.