Ajanvarauksista voidaan lähettää potilaalle vahvistus- ja muistutusviestejä. On myös mahdollista asettaa käyttöön ominaisuus, joka mahdollistaa alustavan ajanvarauksen vahvistamisen tekstiviestillä. Ajanvarausviestien lähettämiseen liittyviä asetuksia voidaan muokata järjestelmäasetuksista.
Ennen asetusten tekoa, kannattaa miettiä valmiiksi seuraavia asioita:
- Halutaanko potilaalle lähettää ajanvarauksista vahvistus- ja muistutusviestejä?
- Halutaanko vahvistus- ja muistutusviestit lähettää myös alustavista ajanvarauksista ja Internetistä varattavista ajanvarauksista?
- Milloin muistutusviestien halutaan lähtevän?
- Minkä kielisiä ajanvarausviestejä halutaan lähettää?
- Mitä tietoa potilaalle lähetettäviin vahvistus ja muistutusviesteihin halutaan näkyville?
Järjestelmäasetuksiin pääsee klikkaamalla ohjauspaneelin alareunasta Järjestelmäasetukset-painiketta
Ajanvarausviestien käyttöönotto
Ajanvarauksen vahvistus- ja muistutusviestit voidaan valita käyttöön Viestintäasetukset-välilehdeltä.
Tekstiviestit voidaan ottaa käyttöön valitsemalla Tekstiviestit käytössä -kohta ja kirjoittamalla lähettäjän nimi. Huom! Lähetettävistä tekstiviesteistä veloitetaan kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukainen hinta.
Tekstiviestien Lähettäjä-kenttään syötetään viestin lähettäjänä näkyvä enintään 11 merkkiä pitkä nimi tai puhelinnumero. Huom! Jos kaksisuuntaiset tekstiviestit ovat käytössä, lähettäjän numeroa ei voida muuttaa.
Jos Lähettäjä-kentässä on matkapuhelinnumero, potilaan lähettämä tekstiviestivastaus lähtee ko. numeroon. Muussa tapauksessa potilaan laittama vastausviesti ei välity perille. Tarvittaessa ajanvarausviestimalliin voi lisätä tästä maininnan (esim. Tähän viestiin ei voi vastata).
Asetetaan oletusasetukset sille, milloin tekstiviestejä lähetetään ajanvarauksista. Oletusasetuksesta riippumatta, tekstiviestin lähetyksestä voidaan päättää tapauskohtaisesti luotaessa itse uutta ajanvarausta.
Muistutusviestien asetuksista voidaan määrittää oletusasetus sille, kuinka monta päivää ennen ajanvarausta muistutusviesti lähetetään. Muistutus voidaan asettaa lähtemään 1-30 vuorokautta ennen ajanvarausta. Oletusasetuksista riippumatta muistutustekstiviestin lähetyksestä voidaan kuitenkin päättää tapauskohtaisesti luotaessa uutta ajanvarausta. Muistutusviestit lähetetään aina noin klo 11 aikaan. Normaalien ajanvarausten lisäksi voidaan määrittää erikseen, mitkä oletusasetukset ovat Internet-ajanvarauksessa käytössä.
Valitaan myös, lähetetäänkö muistutusviestit myös alustavista ajanvarauksista. Huom! Jos kyseistä kohtaa ei ole valittu, alustavista ajanvarauksista ei lähetetä muistutustekstiviestejä, vaikka ajanvaraukselle olisi valittu muistutus. Lähetä muistutusviestit myös alustavista ajanvarauksista -valinnan pois jättäminen ei estä sitä, etteikö alustavalle ajanvaraukselle voisi merkitä muistutusta. Muistutustekstiviestit eivät kuitenkaan lähde alustavalta ajanvaraukselta, ellei ajanvarausta vahvisteta.
Halutessa ajanvarausviestiasetuksista voidaan ottaa myös kaksisuuntaiset tekstiviestit käyttöön. Katso tarkemmat ohjeet täältä.
Kun asetuksia on muutettu, tulee asetukset tallentaa klikkaamalla alhaalta Tallenna muutokset -painiketta.
Järjestelmäasetuksiin asetettaviin oletusmuistutusasetuksiin voidaan tehdä potilaskohtaisia poikkeuksia. Lisää potilaan asetuksista voi lukea täältä.
Ajanvarausviestien muokkaus
Ajanvarausviestejä (mm. ajanvarauksen vahvistusviesti) voidaan muokata klikkaamalla järjestelmäasetuksista alhaalta Muokkaa ajanvarausviestejä -painiketta.
Ajanvarausviestiä tehdessä valitaan ensin viestin tyyppi. Lisäksi valitaan, minkä kielistä ja kenelle (yksittäiselle käyttäjälle, toimipisteelle tai koko organisaatiolle) ajanvarausviestiä ollaan luomassa. Valinta onnistuu klikkaamalla lippukuvakkeita. Vain laajemmat käyttöoikeudet omaavat käyttäjät voivat luoda ajanvarausviestejä toimipisteelle tai koko organisaation käyttöön.
Normaalisti käytössä on vain Alustava- ja Vahvistus-viestipohjat. Jos alustavan ajanvarauksen vahvistaminen tekstiviestillä on käytössä, tulee näille viestityypeille luoda viestit erikseen. Jos viestejä ei kirjoiteta, käytetään AssisDentissa oletuksena olevia viestipohjia.
Yhteydenottotavoista on käytössä vain testiviesti (SMS).
Lisätään viesti Ajanvarausmalli-kohtaan. Ajanvarausviestimallissa voidaan käyttää myös viestimuuttujia, joiden avulla voidaan hakea viestiin esimerkiksi potilaan nimi ja ajanvarauksen aika. Kun viesti on kirjoitettu, dialogin voi sulkea. Kirjoitettu viestimalli tallentuu automaattisesti.