AssisDentistä on mahdollista lähettää verkkolaskuja yritysasiakkaille.
Huom! Verkkolaskujen lähettäminen potilaille ei ole mahdollista.
Ennen verkkolaskujen lähettämistä on luotava käyttäjätili AssisDentin verkkolaskuoperaattorina toimivan Maventan järjestelmään ja tehtävä tarvittavat asetukset AssisDentiin. Katso tarkemmat ohjeet verkkolaskutuksen käyttöönottoon täältä.
Verkkolaskujen lähettämisestä aiheutuvat kustannukset
Jokainen verkkolaskun lähetys AssisDentistä maksaa Entterin ilmoittaman hinnaston mukaisen summan. Entteri laskuttaa AssisDentin käyttäjäyritystä lähetetyistä verkkolaskuista hinnaston mukaisesti. Maventa itse ei lähetä laskua AssisDentin käyttäjäyritykselle AssisDentin käytöstä aiheutuneista verkkolaskukustannuksista.
Sisällysluettelo:
1. Verkkolaskuosoitteen merkitseminen
2. Verkkolaskun valinta yrityslaskutuksessa
3. Verkkolaskun lähetyksen epäonnistuminen ja yleisimmät virhekoodit
4. Verkkolaskun tilan seuraaminen
5. Verkkolaskun uudelleenlähettäminen (jos laskua ei ole vielä lähetetty onnistuneesti)
Verkkolaskuosoitteen merkitseminen
Yrityksen kortille voidaan merkitä yrityksen verkkolaskuosoite. Yritys voidaan hakea esim. suoraan haun kautta tai yritysasiakkaat-rekisterin kautta.
Valitaan yrityksen tiedoista Asiakas vastaanottaa verkkolaskuja.
Valitaan verkkolaskuosoitteen tyyppi ja kirjoitetaan verkkolaskuosoite.
Verkkolaskulle on myös asetettavissa valinnaisena operaattoritunnus. Operaattoritunnuksen lisääminen parantaa verkkolaskun reitityksen onnistumista.
Halutessa voidaan valita, että asiakas sallii laskun vastaanottamisen kirjeenä, jos laskua ei jostain syystä voida toimittaa verkkolaskuna.
Vaikka asiakas ei vastaanottaisi verkkolaskuja, voidaan silti valita Asiakas sallii laskun vastaanottamisen kirjeenä -valinta, jos paperisten yrityslaskujen tulostaminen halutaan ulkoistaa Maventalle. Tällöin Maventa tulostaa suoraan paperilaskun ja lähettää sen vastaanottajalle.
Huom! Verkkolaskujen lähettäminen kirjeenä on oltava sallittuna Maventa-tililtä ja AssisDentin asetuksista, jotta Maventa lähettää kirjeet.
Huom! Maventan lähettämässä paperilaskussa ei näy kaikkia vastaavia tietoja (esim. koontilaskun potilastietoja), kuin mitä AssisDentin paperilaskussa näkyy.
Verkkolaskun valinta yrityslaskutuksessa
Verkkolaskua tehdessä valitaan maksutavaksi lasku. Kun laskun maksajana on yritys, jolle on merkitty verkkolaskutus käyttöön, ilmestyy laskulle Toimitustapa-valinta. Verkkolasku on automaattisesti valittuna. Tarvittaessa Toimitustapa-kohdasta voidaan muuttaa lasku normaaliksi tulostettavaksi laskuksi.
Kun lasku on hyväksytty, AssisDentin oikeaan alareunaan tulee ilmoitus siitä, onko verkkolaskun lähetys eteenpäin Maventalle onnistunut vai ei.
Verkkolaskun lähetyksen epäonnistuminen ja yleisimmät virhekoodit
Jos laskun lähetys Maventalle ei jostain syystä onnistu, niin virhetilanteen käsittelijälle tulee automaattisesti tehtävä työjonoon. Virhetilanteiden käsittelijät voidaan määrittää järjestelmäasetuksista Muut asetukset -välilehdeltä.
Työjonotehtävältä päästään siirtymään maksutapahtuman kortille, josta nähdään virheen syy ja tarvittaessa voidaan tulostaa paperilasku.
Maksutapahtuman kortilla Laskun tilan virheviesti -kentässä näkyy lähetyksen virheen syy:
- SEND ERROR (REASON: MAVENTA NO RECEIVER): Vastaanottaja ei ota vastaan laskuja Maventassa
- SEND ERROR (REASON: OPERATOR): OVT-tunnus on deaktivoitu. Ilmoitus vastaanottajan operaattorilta että OVT-tunnus ei ole enää käytössä heillä
- SEND ERROR (REASON: IPOST): Tulostuspalvelu ei ole aktivoitu
- SEND ERROR: (REASON: INVOICE FAILS VALIDATION): Laskuaineistossa on virhe. Testaa aineisto Maventa-tilillä: Laskut → Testaa XML-laskudata
- SEND ERROR (REASON: MULTIPLE): Maventa on löytänyt useita reittejä, eikä tiedä, minne lasku pitäisi toimittaa
- SEND ERROR (REASON: BANK): Pankkiverkkoyhteyttä ei ole avattu
- SEND ERROR (REASON: BANK_DUE_DATE): Pankkioperaattorit vaativat vähintään 4 pankkipäivää laskutuspäivän ja eräpäivän välillä
Verkkolaskun tilan seuraaminen
Maksutapahtumarekisterissä ja maksutapahtuman kortilla näkyy verkkolaskun tila esim. Lähetetty operaattorille tai Lähetetty vastaanottajalle.
Maksutapahtuman kortilta näkyy seuraavat lisätiedot:
- Laskun tila -kohdassa näkyy virhe, jos esim. verkkolaskuosoite on ollut väärin ja verkkolaskua ei ole voitu lähettää vastaanottajalle. Jos verkkolasku on lähetetty normaalisti, kohdassa lukee Lähetetty vastaanottajalle.
- Laskun välitystapa -kohdassa näkyy onko lasku lähetetty verkkolaskuna tai kirjeenä (economy, priority tai ulkomaan kirje), jos verkkolaskun välitys ei ole onnistunut.
- Jos maksun vastaanottajalla on myös käytössä Maventa-tili, niin maksun vastaanottajan on mahdollista kirjoittaa selite verkkolaskun hylkäämiselle. Syy tulee näkyviin Vastaanottajan syy hylkäykselle -kohtaan.
Verkkolaskun uudelleenlähettäminen
Jos verkkolasku näkyy maksutapahtumissa Ei lähetetty-tilassa, eli verkkolasku ei ole lähtenyt operaattorille, verkkolaskua voidaan koittaa lähettää uudelleen klikkaamalla ensin kyseistä verkkolaskua.
Tämän jälkeen valitaan lisävalikon kautta Lähetä verkkolasku.
Verkkolaskun uudelleen reititys
Jos verkkolasku on virhetilassa ongelmallisen verkkolaskuosoitteen tai operaattoritunnuksen takia, verkkolasku voidaan tarvittaessa reitittää uudelleen. Verkkolaskun uudelleenreititys tapahtuu maksutapahtuman kortin kautta klikkaamalla …-painiketta ja valitsemalla Reititä verkkolasku uudelleen.
Tämän jälkeen avautuu seuraava dialogi, johon voidaan päivittää verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus. Klikkaamalla Reititä-painiketta lasku reitittyy uudelleen.
Verkkolaskujen korjaaminen
Verkkolaskujen mitätöinti ei ole mahdollista. Laskutuksen korjaukset on tehtävä uudelleenlaskutuksen ja hyvityksen avulla. Hyvitys on mahdollista toimittaa verkkolaskuna. Huom! Laskun hyvittäminen verkkolaskulla ei kuitenkaan tee automaattisesti tilisiirtopalautuksia, jos asiakas on jo ehtinyt maksaa verkkolaskun.
Joissain tapauksissa laskun reititys vastaanottavalle yritykselle voi epäonnistua esim. jos yritykselle asetettu verkkolaskuosoite on ollut vanhentunut tai virheellinen. Tällaisissa tapauksissa verkkolasku voidaan uudelleenreitittää oikeaan osoitteeseen Maventan portaalin kautta.