Innehållsförteckning
- Aktivera sms-kallelser
- Kallelseinställningar
- Standardinställningar för nya kallelser
- Redigera mallen för kallelsemeddelanden
- Ställa in patientens kallelsesätt
Innan du gör inställningarna för kallelsemeddelanden bör du bestämma följande:
- Ska patienten få en kallelse med ett förslag på en tidsbokning hos tandläkarpraktiken eller ska patienten uppmanas att själv boka en tid i kallelsen?
- På vilka sätt ska kallelserna skickas (sms eller brev) eller ska patienterna kallas till tandläkarpraktiken med telefonsamtal?
- Behövs det olika kallelsemeddelanden för olika syften, till exempel olika mallar för tandläkare och tandhygienister?
- På vilket språk ska kallelsemeddelandena skickas?
- Vilken information ska anges i respektive meddelande?
- Behövs det helt olika meddelandemallar för olika filialer eller enskilda vårdpersoner, eller räcker det med en meddelandemall där meddelandevariabler används?
- Du kan också förhandsgranska meddelandena innan de skickas till klienterna. Avisningar finns här.
Gå till systeminställningarna genom att klicka på knappen Systeminställningar längst ned i kontrollpanelen.
Aktivera sms-kallelser
Om du vill skicka sms-kallelser måste sms-funktionen vara aktiverad. Du kan aktivera sms genom att välja Sms används i systeminställningarna. Obs! Skickade sms debiteras enligt den gällande prislistan.
I fältet Avsändare anger du ett namn eller telefonnummer med högst 11 tecken som visas som sms:ets avsändare. Obs! Om dubbelriktade sms används kan du inte ändra avsändarens telefonnummer.
Spara till sist inställningarna genom att klicka på knappen Spara ändringar längst ned på sidan.
Obs! För att kunna skicka sms-kallelser måste det finnas en meddelandemall.
Kallelseinställningar
I kallelseinställningarna kan du välja om avsändarens namn ska skrivas ut i kallelsebrevet eller inte.
Vid behov kan du redigera, ta bort eller lägga till nya kallelseklasser. Med hjälp av kallelseklasser kan du skapa olika kallelsemeddelanden för olika syften, till exempel olika meddelanden för tandläkarens och tandhygienistens kallelser.
Standardinställningar för nya kallelser
I standardinställningarna för nya kallelser kan du ange information som tillämpas automatiskt på nya kallelser: anledning till att söka behandling, tidsbokningens längd, frekvens, kallelseintervall och kallelseklass. I inställningarna finns raden Alla roller som standard. Den avgör vilka inställningar som tillämpas på nya kallelser i allmänhet.
Du kan dock göra rollspecifika undantag i denna inställning genom att lägga till en roll och ställa in egna kallelseinställningar för rollen. På detta sätt kan du till exempel göra olika kallelseinställningar för tandläkare och tandhygienister. Du lägger till en ny rollspecifik inställning genom att klicka på texten Lägg till ny.
Obs! Vid behov kan du göra andra inställningar för anledning till att söka behandling, tidsbokningens längd, frekvens och kallelseklass i den anställdas kort. Kallelseinställningar som görs i den anställdas kort (Standardinformation i nya kallelser) skriver över inställningarna som har sparats i systeminställningarna. Närmare information om hur du ändrar inställningarna i den anställdas kort finns här.
Du kan också aktivera följande inställningar för kallelser i systeminställningarna:
- Skapa automatiskt en ny kallelse för kunden = Du kan ställa in så att kallelser skapas automatiskt eller att programmet föreslår att kallelser ska skapas när patienten överförs till fakturering. Fler anvisningar om detta finns här.
- Markera kallelsen för utredning om en tidsbokning skapas i dess närhet = Kallelsen får automatiskt statusen Ska utredas om en tidsbokning skapas nära kallelsetiden. Du kan själv ställa in tidsintervallet för hur många månader före och efter kallelsen får statusen Ska
Redigera mallen för kallelsemeddelanden
Klicka på knappen Redigera meddelanden för kallelsen längst ned i systeminställningarna.
I dialogen Kallelsemall väljer du meddelandetyp, kontaktmetod, kallelsemallens språk och vem kallelsemallen gäller (en enskild användare, en filial eller hela organisationen). Om det inte behövs separata filial- eller personalspecifika mallar kan gemensamma mallar på organisationsnivå användas för alla.
I rullgardinsmenyn vid Meddelandetyp väljer du vilken meddelandetyp du vill använda. Du kan skriva olika meddelanden för olika meddelandetyper, det vill säga för olika kallelseklasser. För att man ska kunna skicka meddelanden för en viss kallelsetyp måste det finnas en kallelsemall för denna kallelsetyp.
I den andra rullgardinsmenyn väljer du kontaktmetod. För att det ska gå att skicka kallelsemeddelanden med en kontaktmetod måste det finnas en kallelsemall för kontaktmetoden.
Vid Aktivitetsintervall väljer du kallelsens språk och för vem kallelsemeddelandet ska aktiveras (enskild anställd, filial eller organisation). Om det har skapats meddelandemallar för till exempel organisationen och en anställd, används den anställdas egen kallelsemall i den anställdas kallelser. Användare med omfattande användarbehörigheter kan skapa kallelsemeddelanden för en filial eller för hela organisationen.
När du har valt för vem och vilken typ av kallelsemeddelanden du ska skapa kan du skriva kallelsemeddelandet i textfältet Kallelsemall längst ned i fönstret. Du kan använda meddelandevariabler i meddelandet. Med hjälp av dem hämtas information i kallelsen automatiskt till meddelandet, till exempel kallelsen vårdperson eller filial. Med en meddelandevariabel kan du också lägga till tiden för patientens preliminära tidsbokning i kallelsemeddelandet, men då måste tidsbokningen ha skapats via kallelsen. Kallelsemallen sparas automatiskt, så när du är klar kan du stänga dialogen.
När du har skapat kallelsemeddelanden och gjort alla inställningar bör du kontrollera följande:
- Att Standardklassen för kallelse är rätt inställd på de anställdas kort.
- Att de kallelser som skapats tidigare har rätt Kallelseklass. Vid behov kan du ändra kallelseklassen på kallelserna med verktyget för massredigering.
Ställa in patientens kallelsesätt
För varje patient ställer du in separat på vilket sätt patienten önskar att få kallelserna. Du kan ändra patientens föredragna kallelsesätt i patientens uppgifter i fältet Föredragna kontaktmetoder.