Redovisningsexporten görs med hjälp av en redovisningsrapport. Det rekommenderas att bokföringsposter görs varje månad vid den tidpunkt då materialet levereras till revisorn.
Innan du låser din huvudbok och reskontra är det en bra idé att se till följande:
- Den aggregerade faktureringen för månaden (företag/Kela) har skötts.
- Alla betalningar har registrerats (alla betalningar som kan ha glömts bort efter låsning måste registreras för perioden efter inlåsningsdatumet).
- De nödvändiga betalningspåminnelserna har registrerats (tips: använd filtren för förfallodatum och betalningspåminnelser för betalningstransaktioner)
- De nödvändiga kreditförlustanmärkningarna har registrerats.
- Nödvändiga återbetalningar och andra eventuella korrigeringar har klargjorts så långt det är möjligt.
Låt oss gå till bokföringsexporten via kontrollpanelen: Meny → Rapporter och statistik → Finansiella rapporter.
Välj redovisningsexport.
Redovisningsexporten ska göras antingen för alla fakturerare samtidigt eller för varje fakturerare separat. Fakturerarna väljs i fältet Faktureringsinställningar.
Det önskade tidsintervallet ställs in. OBS! Programvaran härleder den initiala tiden för själva intervallet. Om du ändrar den ursprungliga tiden från standardvärdet tillåter programmet dig inte att låsa posterna, eftersom det finns risk för att du saknar några dagar och poster. Materialet kan dock förhandsgranskas om så önskas, även om den ursprungliga tiden har ändrats.
Vår rekommendation är att låsa redovisningen och reskontra till samma dag som det belopp i reskontran som ska låsas (det övre gränsdatumet för redovisningsexport). I praktiken är låsning av reskontra och redovisning det viktigaste, vilket är relaterat till månadsskiftena och årsskiftet.
Låsningen av redovisningen bidrar till att exporterade poster inte längre kan ogiltigförklaras. Att låsa reskontra innebär att det inte längre är möjligt att registrera betalningar, kreditförluster eller kreditallokeringar för tidigare än periodet. Detta är särskilt viktigt om andra rapporter än rapporten Redovisningsexport av någon anledning används för redovisningsexport, eftersom till exempel betalningar kan registreras för tidigare månader som man kanske inte kommer ihåg att skrivas in igen i redovisningen efter ändringarna.
OBS! Materialet kan undersökas för att kontrollera att bokföringsposterna är korrekta före själva låsningen. I det här fallet lämnar du också avmarkerade lås poster och lås reskontra.
Vi rekommenderar starkt att data som består av redovisningsexporten (typfilter) används i redovisningsexporten, eftersom de har skapats för redovisningsexport. Manuell export skapas för dem vars redovisningssystem inte har ett separat definierat material (typ).
När inställningarna för redovisningsexport har valts klickar du på knappen Skriv ut längst ned.
Välj vilka bokföringsposter du vill exportera. Slutligen, när inställningarna har valts, klicka på knappen Välj.
Bokföringsexporten består av en redovisningsnota och bokföringsdata (CSV-fil), som programmet automatiskt sparar på din egen dator. Bokföringsnotan är en lista över ogiltigförklarade betalningstransaktioner, memot ska innehålla de saknade verifikationsnumren i det faktiska materialet.
OBS! Låsningsdatumet för reskontra kan redigeras i efterhand från faktureringsinställningen under Låsningsdatum för reskontra om redovisningen av misstag låses på fel datum.
Förutom redovisningsexport kanske revisorn vill ha en rapport om ofakturerade försäljnings- och/eller provisionsberäkningar.
Icke-fakturerad försäljning kan tas enligt denna instruktion.
Belöningsrapporten kan tas vid tidpunkten för godkännande av provisioner eller från provisionstransaktionsregistret. Se instruktionerna här.