Internet-ajanvarausten rajaus hoitoontulosyittäin

• Tämä ominaisuus mahdollistaa käytännössä sen, että organisaatio voi luoda esimerkiksi kampanjoihin tai palveluseteliasiakkaisiin liittyviä hoitoontulosyitä, joita tarjotaan internetissä varattavaksi vain tietyille ajankohdille (esimerkiksi tietyille päiville tai kellonajoille). 
• Ominaisuuden avulla voidaan myös varmistaa, että koko työpäivä ei täyty vain yhdentyyppisestä hoitotyöstä.
  • Työpäivä on mahdollista jakaa esimerkiksi osittain ostopalveluihin ja yksityisen suunterveydenhuollon potilaiden hoitoon, tai vaikkapa etävastaanotto ja kampanja-tyyppisiin työaikoihin. 

Uuden työaikatyypin luonti

Valitaan työaikatyypille helposti tunnistettava nimi (esim. Palveluseteli, Syyskampanja 2024 tms) ja työaikatyypin väri, jotta työaikatyyppien hallinnointi on jatkossa sujuvaa. Valitaan työaikatyypille Salli ajanvaraus-kentästä valinta "Internetistä", jotta työaikatyyppi on näkyvissä internet-ajanvarauksessa ja lopuksi valitaan listalta aiemmin luodut hoitoontulosyyt, jotka halutaan liittää kyseiseen työaikatyyppiin. Klikataan lopuksi Tallenna muutokset-napista, jotta uusi työaika tallentuu AssisDentiin.

HUOM! Usealla eri työaikatyypillä voi olla samanaikaisesti sama hoitoontulosyy sallittuna. Siksi on suositeltavaa tarkistaa uusia työaikatyyppejä luodessa, että työaikatyypeille on sallittu vain halutut hoitoontulosyyt. Kannattaa myös poistaa vanhat käyttämättömät työaikatyypit pois käytöstä, kun niitä ei enää tarvita (esimerkiksi kampanjoihin liittyvät), jotta lista pysyy helpommin hallittavana. 

Työajan luonti uudelle työaikatyypille

Kun työaikatyyppi on luotu, voidaan työaikatyypille luoda työaikaa normaaliin tapaan. Siirrytään Ajanvarauskalenterille Työajat-osioon ja luodaan uusi työaika. Työaikaa valittaessa uusi työaikatyyppi on nyt valittavissa kalenterilta.

Uusi työaikatyyppi löytyy jatkossa myös Vapaiden aikojen haun kautta työaikatyyppiä suodattaessa.

Parhaita käytänteitä hoitoontulosyiden rajauksessa

• Suosittelemme, että työaikoja ei rajata toimimaan vain yhdelle hoitoontulosyylle. Mikäli työaikoja rajoitetaan hyvin tiukasti esim. yhdelle työaikatyypille on sallittu vain yksi 
  hoitoontulosyy ja lisäksi työaikoja pilkotaan aiempaa pienemmiksi aikapalkeiksi työsuunnittelun puolella, voi tulla vastaan tilanteita, että työpäivä ei täyty kokonaan 
  internet-ajanvarauksen kautta.
  • Esimerkki 1:
    • Hoitohenkilöllä on kampanja-työaikaa, johon on sallittu vain kampanja-hoitoontulosyy. Jos potilaat eivät varaa internet-ajanvarauksen kautta kampanja-aikoja riittävästi ko. työajalle, työaika ei täyty ajanvarauksilla ja työajalle ei voida internet-ajanvarauksen kautta varata muiden kaan hoitontulosyiden aikoja.
    • AssisDentin kalenterin (ja AssisDentin REST-rajapinnan) kautta on kuitenkin mahdollista luoda työajalle mikä tahansa ajanvaraus (riippumatta työaikatyypin hoitoontulosyyrajauksista).
• Suosittelemme, että työaikoja ei paloiteltaisi lyhyisiin aikajaksoihin, vaan työajat luotaisiin vähintään puolen päivän mittaisiksi.
• Mikäli työaikoja luodaan usean lyhyen aikajakson avulla, voi tulla vastaan tilanteita, että työpäivä ei täyty kokonaan internet-ajanvarauksen kautta.
  • Esimerkki 2:
    • Hoitohenkilöllä on kampanja-tyyppistä työaikaa klo 8.00-10.00 ja palveluseteli-tyyppistä työaikaa klo 10.00-12.00. Hoitohenkilön kalenteri on täyttynyt siten että ainut vapaa-aika on klo 9.45-10.15. Tätä aikaa ei tarjota yli 15 minuutin kestoisille kampanja- tai palvelusteli-hoitoontulosyille, jolloin työaikaan voi jäädä tyhjiä aukkoja liian tiukkojen rajauksien vuoksi.
    • Tämän tyyppinen tilanne voi tulla vastaan myös työaikasuunnitelun kautta, jos luodaan sellainen työajan pituus, joka ei vastaa hoitoontulosyiden oletus- tai 
      työntekijäkohtaisia ajanvarauksen kestoja, mutta ilmiö voi tulla useammin vastaan jatkossa, kun työaikoihin asetetaan hoitoontulosyyrajauksia ja erityisesti silloin kun 
      työaikapalkkeja pilkotaan lyhytkestoisiksi.

HUOM! Työaikoja on mahdollista luoda osittain päällekkäin, mikä voi auttaa siihen, että työajalle ei jäisi tyhjiä vapaita aukkoja.

Emme kuitenkaan suosittele tällaista toimintatapaa, sillä toimintamalli vääristää esimerkiksi Keskituntilaskutus- ja Käyttöaste-raportteja ja voi vaikuttaa muihinkin toimintoihin virheellisesti.

• Suosittelemme, että työaikatyypit nimetään mahdollisimman kuvaavasti, mikä helpottaa ajanvaraajan ja työaikojahallinnoivan henkilön työtä.
• Suosittelemme, että palveluseteleihin ja ostopalveluihin liittyvissä hoitoontulosyissä käytetään oletuksena ajanvarauksen huomioväriä (hoitoontulosyyn asetuksissa tämän voi määrittää kohdasta "Ajanvarauksen oletusväri" -> "Pääväri" ja/tai "Lisäväri"), jotta näihin liittyvät ajanvaraukset erottuvat kalenterilta riittävästi, sillä ko. hoitoontulosyiden käynnit vaativat 
  lisätoimenpiteitä vastaanotolla ennen hoitokirjauksien tekoa.
• Järjestelmäasetusten voi lisätä päälle sopimuksesta kysymisen, joka on hyödyllinen jos/kun vastaanotto alkaa hoitamaan palveluseteli- ja ostopalvelupotilaita. Tämä asetus löytyy AssisDentista Järjestelmäasetukset-valikon kautta Ajanvarausasetukset-välilehdeltä kohdasta "Sopimustiedon lisääminen". Asetuksessa "Merkittäessä potilas saapuneeksi" on valinta "Kysy sopimuksista aina"

• Suosittelemme lisäämään ajanvarausviesteihin ja internet-ajanvaraukseen lisätietoa potilaille palveluseteli- ja ostopalvelukäyntien osalta. Tietoa voi lisätä esimerkiksi ajanvarauksen vahvistusviestiin ja saapuneeksi ilmoittautumisviesteihin sekä hoitoontulosyiden kuvauksiin.