Sisällysluettelo
1. Tekstiviestikutsujen käyttöönotto
3. Uuden kutsun oletusasetukset
4. Kutsuviestimallin muokkaaminen
5. Kutsutavan määrittäminen potilaalle
Ennen kutsuviestien asetusten tekoa, kannattaa miettiä valmiiksi seuraavia asioita:
- Laitetaanko potilaalle kutsu, jossa on vastaanoton potilaalle ehdottama ajanvaraus, vai pyydetäänkö kutsussa potilasta varaamaan aika itse?
- Millä kaikilla tavoilla kutsuja halutaan lähettää (tekstiviesti tai kirje) vai halutaanko potilaita kutsua vastaanotolle soittamalla?
- Tarvitaanko erilaisia kutsuviestejä eri tarkoituksiin esim. erilaiset viestipohjat hammaslääkärille ja suuhygienistille?
- Minkä kielisiä kutsuviestejä halutaan lähettää? Onko tarvetta englannin -ja ruotsinkielisille viestipohjille?
- Mitä tietoja kuhunkin viestiin tarvitaan?
- Tarvitaanko täysin erilaiset viestipohjat eri toimipisteille tai yksittäisille hoitohenkilöille vai riittääkö yksi viestipohja, jossa on käytetty viestimuuttujia?
- Voit myös esikatsella asiakkaalle lähetettäviä viestejä ennen lähetystä näiden ohjeiden avulla.
Siirrytään järjestelmäasetuksiin klikkaamalla ohjauspaneelin alareunassa olevasta Järjestelmäasetukset-painikkeesta.
Tekstiviestikutsujen käyttöönotto
Jos halutaan lähettää tekstiviestikutsuja, testiviestiominaisuuden on oltava käytössä. Tekstiviestit voidaan halutessa ottaa käyttöön valitsemalla järjestelmäasetuksista Tekstiviestit käytössä. Huom! Lähetettävistä tekstiviesteistä veloitetaan kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukainen hinta.
Tekstiviestien Lähettäjä-kenttään syötetään viestin lähettäjänä näkyvä enintään 11 merkkiä pitkä nimi tai puhelinnumero. Huom! Jos kaksisuuntaiset tekstiviestit ovat käytössä, lähettäjän numeroa ei voida muuttaa.
Lopuksi tallennetaan asetukset klikkaamalla Tallenna muutokset -painikketta sivun alareunasta.
Huom! tekstiviestikutsuja varten on oltava määritettynä myös viestimalli, jotta kutsujen lähettäminen onnistuu.
Kutsuasetukset
Kutsuasetuksista voidaan valita, tulostuuko kutsukirjeelle lähettäjän nimi vai ei.
Tarvittaessa voidaan muokata, poistaa tai lisätä uusia kutsuluokkia. Kutsuluokkien avulla voidaan luoda erilaisia kutsuviestejä eri tarkoituksia varten. Kutsuluokkien avulla voidaan esim. kirjoittaa hammaslääkärien ja suuhygienistien kutsuille erilaiset kutsuviestit.
Uuden kutsun oletusasetukset
Uuden kutsun oletustiedoista voidaan määrittää, mikä hoitoontulosyy, ajanvarauksen pituus, toistuvuus, kutsuväli ja kutsuluokka uudella kutsulla on automaattisesti. Asetuksissa on valmiina Kaikki roolit -rivi, joka määrittää, mitä asetuksia kaikille uusille kutsuille yleisesti tulee.
Tähän asetukseen voidaan kuitenkin tehdä roolikohtaisia poikkeuksia lisäämällä rooli ja asettamalla roolille omat kutsuasetukset. Näin esim. hammaslääkäreille saadaan asetettua erilaiset kutsuasetukset kuin suuhygienisteille. Uusi roolikohtainen asetus lisätään klikkaamalla lisää uusi -tekstiä.
Huom! Työntekijän kortille on tarvittaessa mahdollista asettaa eri hoitoontulosyy, ajanvarauksen pituus, toistuvuus ja kutsuluokka. Työntekijän kortille asetetut kutsuasetukset (Uuden kutsun oletustiedot) ajavat järjestelmäasetuksiin tallennettujen asetusten yli. Tarkempia tietoja työntekijäkortin asetusten muokkauksesta löydät täältä.
Kutsuihin liittyen voidaan myös halutessa asettaa päälle seuraavat asetukset järjestelmäasetuksista:
- Luo potilaalle automaattisesti uusi kutsu = Voidaan asettaa, että kutsut luodaan automaattisesti tai kutsujen luontia ehdotetaan esim. silloin, kun potilas siirtyy laskutukseen. Lisää ohjeita aiheesta löytyy täältä.
- Muistuta suuhygienistiajanvarauksen tai -kutsun luomisesta laskutuksen yhteydessä = Asetuksen päällä ollessa potilaan laskutuksen jälkeen tulee esille muistutus, jos potilaalla on voimassaoleva, käyttämätön suuhygienistilähete, mutta ei ajanvarauksia tai kutsuja suuhygienistille. Lisäksi on mahdollista määrittää, vaaditaanko käyttäjää antamaan syy, kun ajanvarausta ei luoda.
- Muistuta uuden ajanvarauksen tai kutsun luomisesta potilaan sulkemisen yhteydessä = Asetuksen päällä olessa käyttäjälle tulee ilmoitus potilaan sulkemisessa, jos potilaalla ei ole yhtään tulevaa kutsua tai ajanvarausta. Ilmoitus näytetään vain käyttäjille, jotka ovat kirjanneet käynnin potilaan potilaskertomukselle.
- Merkitse kutsu selvitettäväksi, mikäli sen läheisyyteen luodaan ajanvaraus = Kutsu muuttuu automaattisesti selvitettävä-tilaan, jos potilaalle luodaan ajanvaraus lähelle kutsun aikaa. Aikaväli, kunka monta kuukautta ennen ja jälkeen kutsu muuttuu selvitettäväksi, voidaan määrittää itse kuukausina.
- Näytä viimeksi hoidetut potilaat, joilla ei ole ajanvarausta tai kutsua, ponnahdusilmoituksella = Kun käyttäjä kirjautuu sisälle AssisDenttiin hänelle näytetään ilmoitus, jos jollain hänen viimeisen 30 vuorokauden aikana hoitamistaan potilaista ei ole tulevaa ajanvarausta tai kutsua.
- Tulosta kutsukirjeelle lähettäjien tiedot = Kutsukirjeen yläreunaan tulostuu lähettävän vastaanoton nimi ja osoite
Kutsuviestimallin muokkaaminen
Klikataan Järjestelmäasetuksista alareunasta Muokkaa kutsuviestejä -painiketta.
Kutsumalli-dialogista valitaan viestin tyyppi, yhteydenottotapa, kutsumallin kieli ja kenelle viestipohjaa ollaan luomassa (yksittäiselle käyttäjälle, toimipisteelle tai koko organisaatiolle). Jos toimipiste- tai työntekijäkohtaisia erillisiä pohjia ei tarvita, voidaan käyttää kaikille yhteisiä organisaatiotason pohjia. Sininen teksti (kts. kuva alla) osoittaa mitä viestipohjaa ollaan muokkaamassa.
Viestin tyyppi -kohdan alasvetovalikosta valitaan viestin tyyppi, jota halutaan käyttää. Eri viestin tyypeille, eli kutsuluokille, voidaan kirjoittaa erilaiset viestit. Jotta tietyn kutsutyypin viestejä voidaan lähettää, kyseiselle kutsutyypille tulee olla määriteltynä kutsumalli.
Toisesta alasvetovalikosta valitaan yhteydenottotapa. Yhteydenottotavalle pitää olla määritettynä kutsumalli, jotta yhteydenottotavalla voidaan lähettää kutsuviestejä.
Vaikutusalue-kohdassa valitaan kutsun kieli ja valitaan millä työntekijöillä kutsuviesti on käytössä (yksittäinen työntekijä, toimipiste tai organisaatio). Mikäli viestipohjia on luotu esim. organisaatiolle ja työntekijälle, kyseisen työntekijän kutsuille tulee työntekijän oma kutsumalli. Organisaation viestipohjia käytetään siis jos työntekijällä ei ole omaa henkilökohtaista viestipohjaa luotuna.
Laajemmat käyttöoikeudet omaavat käyttäjät voivat luoda kutsuviestejä toimipisteelle tai koko organisaation käyttöön.
Valitaan ensin viestipohjan tyyppi Yhteydenottotapa-kenttään ja haluttu työntekijä. Ikkunan alaosassa olevaan Kutsumalli-tekstikenttään voidaan kirjoittaa kutsuviesti. Viestissä voidaan käyttää viestimuuttujia, joiden avulla saadaan viestiin automaattisesti kutsun tietoja, kuten kutsun hoitohenkilö tai kutsun toimipiste. Kutsuviestiin voidaan myös lisätä näkyville viestimuuttujan avulla potilaan alustavan ajanvarauksen aika, mutta tällöin ajanvarauksen tulee olla luotu kutsun kautta. Kirjoitettu kutsumalli tallentuu automaattisesti, joten lopuksi dialogi voidaan sulkea.
Alla olevassa kuvassa muokataan AssisDentiin kirjautuneen työntekijän omaa suomenkielistä kutsuviestipohjaa, joka on tekstiviesti eli SMS-tyyppinen, jonka kutsuluokka on Yleinen ja jonka kieli on suomi.
Voit vaihtaa muokattavaa henkilöä valitsemalla ensin halutun kielen (esim. suomi), klikkaamalla henkilön nimeä ja lopuksi suurennoslasia, josta pääset valitsemaan eri henkilön viestipohjia.
Kun kutsuviestit ja asetukset on tehty, kannattaa tarkistaa vielä seuraavat asiat:
- Työntekijöiden korteille on asetettu oikea Kutsun oletusluokka
- Aikaisemmin luoduilla kutsuilla on oikea Kutsuluokka. Kutsuluokkaa voi tarvittaessa muuttaa kutsuilta massamuokkaustyökalun avulla.
Kutsutavan määrittäminen potilaalle
Jokaiselle potilaalle määritetään erikseen, millä kutsutavalla potilas toivoo kutsut lähetettävän hänelle. Potilaan toivomaa kutsutapaa voidaan muuttaa potilaan tiedoista, kohdasta Toivotut yhteydenottotavat.