Kirjanpitovienti tehdään kirjanpitoraportin avulla. Kirjanpitoviennit suositellaan tehtävän kuukausittain silloin, kun aineisto toimitetaan kirjanpitäjälle.
Ennen kirjanpidon ja reskontran lukitusta on hyvä varmistaa seuraavat asiat:
- Kuukauden koontilaskutus (yritykset/Kelat) on hoidettu.
- Kaikki maksusuoritukset on kirjattu (lukituksen jälkeen mahdollisesti unohtuneet suoritukset tulee kirjata lukituspäivän jälkeiselle ajalle).
- Tarvittavat maksumuistutukset on kirjattu (vinkki: käytä maksutapahtumissa eräpäivä ja maksumuistutukset suodattimia)
- Tarvittavat luottotappiokirjaukset on kirjattu.
- Tarvittavat hyvitykset ja muut mahdolliset korjaukset on selvitetty mahdollisimman pitkälle.
Siirrytään kirjanpitovientiin ohjauspaneelin kautta: Valikko → Raportit → Talousraportit
Valitaan kirjanpitovienti.
Kirjanpitovienti tulisi tehdä joko kaikille laskuttajille samalla kertaa tai jokaiselle laskuttajalle erikseen. Laskuttaja tai laskuttajat valitaan Laskutusasetukset-kenttään.
Asetetaan myös haluttu aikaväli. Huom! Ohjelmisto päättelee aikavälin alkuajan itse. Jos alkuaikaa muuttaa oletusarvosta, ohjelma ei anna tehdä lukitusta merkinnöille, koska vaarana on joidenkin päivien ja merkintöjen väliin jääminen. Aineiston saa kuitenkin halutessaan esikatseluun, vaikka alkuaikaa olisi muutettu.
Suosituksemme on lukita kirjanpito ja reskontra samaan päivään asti mihin rajataan lukittava kirjanpitoaineisto (kirjanpitoviennin ylärajapäivämäärä). Reskontran ja kirjanpidon lukitseminen on käytännössä tärkein asia, mikä liittyy kuunvaihteisiin sekä vuodenvaihteeseen.
Kirjanpitoaineiston lukitus vaikuttaa siihen, ettei vietyjä merkintöjä voi enää mitätöidä. Reskontran lukitseminen tarkoittaa sitä, ettei maksusuorituksia, luottotappioita tai hyvityksen kohdistuksia pääse kirjaamaan enää ko. päivämäärää aiemmalle ajalle. Tämä on erityisen kriittistä, jos kirjanpitovienteihin jostain syystä käyttää muita raportteja kuin kirjanpitovienti –raporttia, koska esimerkiksi tällöin maksusuorituksia voi kirjata edellisille kuukausille, joita ei välttämättä muisteta viedä uudelleen kirjanpitoon muutoksien jälkeen.
Huom! Aineisto voidaan ottaa tarkasteluun kirjanpitomerkintöjen oikeellisuuden tarkastamiseksi ennen varsinaista lukitsemista. Jätetään tässä tapauksessa valitsematta kohdat Lukitse merkinnät ja Lukitse myös reskontra.
Suosittelemme vahvasti, että kirjanpitoviennissä käytettäisiin kirjanpitoviennistä muodostuvaa aineistoa (tyyppi-suodatin), sillä se on luotu kirjanpitovientiä varten. Manuaalivienti on luotu heitä varten, joiden kirjanpitojärjestelmään ei ole erikseen määritelty aineistoa (tyyppiä).
Kun kirjanpitoviennin asetukset on valittu, klikataan alhaalta Tulostus-painiketta.
Valitaan, mitä kirjanpitomerkintöjä halutaan viedä. Lopuksi kun asetukset on valittu klikataan Valitse-painikkeesta.
Kirjanpitoviennistä muodostuu kirjanpitomuistio ja kirjanpitoaineisto (CSV-tiedosto), jonka ohjelma automaattisesti tallentaa omalle tietokoneelle. Kirjanpitomuistio on listaus mitätöidyistä maksutapahtumista, muistiosta pitäisi löytyä varsinaisesta aineistosta puuttuvat tositenumerot.
Huom! Reskontran lukituspäivämäärää voidaan muokata vielä jälkikäteen laskutusasetukselta kohdasta Reskontran lukituspäivämäärä, mikäli reskontra on lukittu vahingossa väärään päivään.
Kirjanpitoviennin lisäksi kirjanpitäjä voi haluta raportin laskuttamattomasta myynnistä ja/tai palkkiolaskennasta.
Laskuttamaton myynti voidaan ottaa tämän ohjeen mukaan.
Palkkioraportti voidaan ottaa palkkioiden hyväksymisen yhteydessä tai palkkiotapahtumat-rekisteristä. Katso ohje täältä.