Bekräfta, avboka och registrera en bokad tid via SMS

I AssisDent är det möjligt att ta i bruk mottagande av SMS, vilket möjliggör ytterligare funktioner. Ytterligare funktioner gör det möjligt för patienten att, genom att svara på ett textmeddelande,:

• Bekräfta tidsbokning
• Avboka en bokad tid
• Anmäla sig på mottagningen

Funktioner kan aktiveras gratis. Patienten betalar inte för att svara på meddelanden.

Meddelanden som skickas och tas emot prissätts separat. För prisförfrågningar, vänligen kontakta AssisDentSales via e-post myynti@entteri.fi.

 

Aktivera mottagning av textmeddelanden

Införandet kräver att du aktiverar systeminställningar, skapar nya mallar för tidsbokningar och uppdaterar mallar för kallelsemeddelanden med nya meddelandevariabler. Administratörsbehörighet krävs för att skapa dessa inställningar.

Låt oss först gå till systeminställningarna för AssisDent från växelknappen på kontrollpanelen. Klicka på Kommunikationsinställningar i Systeminställningar.

Låt oss ställa in alternativet Mottagning av SMS används aktiverat.

För aktivering av mottagning av textmeddelanden bör man acceptera en dialog som påpekar att textmeddelanden som skickas och tas emot från systemet är avgiftsbelagda.

När du har aktiverat mottagningen av textmeddelanden kan önskade funktioner tas i bruk. 

Bekräftelse av tidsbokning via SMS är aktiverat som standard på alla mottagningar, men användningen kan också begränsas till önskade platser/filialer. 

 

Bekräftelse av en preliminär tidsbokning

Ett textmeddelande skickas till patienten angående en preliminärt bokad tid. Genom att svara på SMS:et de får med bekräftelsenyckelordet kan patienten bekräfta sin preliminära tid. 

Bekräftelse av preliminära tidsbokningar kan aktiveras genom att välja Bekräfta tidsbokning med SMS.

Låt oss ställa in Nyckelord för bekräftelse, det vill säga det ord som patienten måste svara med, så att åtgärden vet hur man bekräftar den preliminära tiden som tilldelats patienten. Nyckelordet kan vara bokstäver och/eller siffror, till exempel: Bekräfta.

Ställ in karenstiden i dagar, det vill säga hur många dagar innan den preliminära tidsbokningen kan bokningen bekräftas av patienten via SMS. AssisDent tar inte automatiskt bort obekräftade preliminära tidsbokningar från kalendern efter att karenstiden har löpt ut, utan detta måste göras manuellt. 

OBS! AssisDent kan ta hänsyn till stora och små bokstäver, samt skiljetecken och texter som av misstag placeras av patienten i ett svarsmeddelande.

OBS! Om det finns flera preliminära tidsbokningar för patienten bekräftar patienten alltid endast den sista preliminära tiden som skickas till patienten med ett svarsmeddelande.

 

Avboka en tidbokning

Ett textmeddelande skickas till patienten angående en bokad tid. Genom att skicka avbokningsnyckelordet i meddelandet via SMS kan patienten avboka sitt preliminära tidsbokning. 

Avbokningen av en bokad tid kan aktiveras genom att välja Annulera tidsbokning med SMS.

Ställ in avbokningsnyckelordet, d.v.s. det ord som patienten måste svara med för att funktionen ska kunna avboka den tid som bokats för patienten, avbokningsnyckelordet kan ställas in på t.ex. Avboka.

En karenstid för avbokning sätts, dvs. den tid då patienten kan avboka tiden senast per SMS. 

OBS! Om patienten har fler än en tid, avbokar patienten alltid tiden med ett svarsmeddelande, från vilket patienten har fått ett textmeddelande senast.

OBS! Efter avbokningsnyckelordet kan patienten skriva ner orsaken till att tiden avbokas. Detta ska instrueras till patienten i SMS-mallen för tidsbokningen.

 

Anmälning 

Patienten får ett sms om anmälning 20 minuter före tiden. När patienten har svarat på meddelandet med ett nyckelord får patienten ett nytt textmeddelande, som till exempel kan användas för att instruera patienten att röra sig framför rätt behandlingsrum. 

Anmälning via SMS kan aktiveras genom att välja Anmäl som anländ med SMS.

Låt oss ställa in anmälningsnyckelordet, dvs. ordet som patienten ska svara med för att anmäla sitt anländande. Efter att ha skickat in patientens nyckelord ändras patientens tillstånd till anlänt i AssisDent. Om så önskas kan man välja att anmälning endast är tillgänglig på vissa mottagningar.

 

Övriga inställningar

Om systeminställningarna är inställda på Skicka påminnelse om preliminär tidsbokning, kommer patienten också att få ett textmeddelande om patientens övriga preliminära tidsbokningar. På detta sätt kan patienten bekräfta eller avboka sina andra preliminära tider. 

Om du vill att patienten ska få ett SMS som informerar patienten om att mötet inte har bekräftats, avbokats eller anmälts måste du aktivera inställningen Skicka svaret till på felaktigt SMS  I det här fallet kommer patienten att få ett textmeddelande om felet, om patienten till exempel har felstavade nyckelordet.

Tidsbokningsmallar 

AssisDent har redan förinställda standardmeddelandemallar. Dessa mallar kan uppdateras genom att klicka på Redigera meddelanden för tidsbokningen.

Välj meddelandetyp, kontakt metod (SMS) och omfattad område där meddelandemallen är aktiverad. Om meddelandemallen inte är skriven och mallen är tom används systemets standardmall. Se mer i inställningarna för Tidsbokningsmeddelanden.

Meddelandetyper:

• Information om tidsbokning (preliminär)
  • Den här meddelandemallen används när patienten får information om en ny preliminär tid eller ett påminnelsemeddelande skickas från den preliminära tiden
  • Om bekräftelse av tidsbokning är aktiverad använder du dessa meddelandevariablerna i mallen: [bekrafta_kod] och [bekrafta_datum].
  • Om avbokning av en bokad tid är aktiverad använder du meddelandevariablerna i den här meddelandemallen: [avbryt_kod] och [avbryt_datumkl]. Det är också en bra idé att instruera patienten i meddelandet att de kan skriva i sitt textmeddelande efter nyckelordet orsaken till varför mötet avbokas. 

• Information om tidsbokning (bekräftad):
  • Den här meddelandemallen används när patienten får information om en ny bekräftad tid eller ett påminnelsemeddelande skickas från den bekräftade tiden.
  • Om avbokning av tid är aktiverat använder du meddelandevariablerna i den här meddelandemallen: [avbryt_kod] och [avbryt_datumkl]. Det är också en bra idé att instruera patienten i meddelandet att de kan skriva i sitt textmeddelande efter nyckelordet orsaken till varför mötet avbokas.

• Bekräftelse av tidsbokning
  • Denna mall används när en bekräftelse skickas till patienten på en lyckad bekräftelse av en preliminärtidsbokning.

• Bekräftelse av tidsbokning: Bekräftelse inte möjlig 
  • Den här meddelandemallen används när en preliminär tid inte har bekräftats inom karenstiden.
  • Det är en bra idé att inkludera mottagningens kontaktuppgifter i denna meddelandemall så att patienten vid behov kan ringa mottagningen, till exempel med meddelandevariabeln: [filial_telefonnummer].

• Bekräftelse av tidsbokning: Tidsbokning redan bekräftad 
  • Den här meddelandemallen används när en patient försöker bekräfta en redan bekräftad preliminär tid.

• Meddelande om en preliminär tidsbokning:
  • Den här meddelandemallen används när patienten har en obekräftad preliminär tid.
  • Använd meddelandevariabler: [bekrafta_kod] och [bekrafta_datum].

• Avbokning av en tidsbokning (preliminär)
  • Den här meddelandemallen används när avbokningen av en preliminär tids via SMS har lyckats.

• Avbokning av en tidsbokning (bekräftad)
  • Den här meddelandemallen används när en bekräftad avtalad tid har avbokats via SMS. 

• Avbokning av en tidsbokning: Avbokning inte möjligt 
  • Denna meddelandemall används när avbokningstiden har löpt ut och tidsbokningen inte längre kan avbokas via SMS. 
  • Det är en bra idé att inkludera mottagningens kontaktuppgifter i denna meddelandemall så att patienten vid behov kan ringa mottagningen, till exempel med meddelandevariabeln: [filial_telefonnummer].

• Avbokning av en tidsbokning: Tidsbokning redan avbokad 
  • Den här mallen används när en patient försöker avboka en tid som redan har avbokats.

• Begäran om anmälan
  • Den här meddelandemallen används när en patient får ett anmälningsmeddelande 20 minuter före tiden.
  • För den här meddelandemallen använder du meddelandevariabeln: [checkain_kod].

• Anmälan av anländande 
  • Den här meddelandemallen används när anmälan via SMS har lyckats. 
  • Det är en bra idé att inkludera instruktioner för patienten i denna meddelandemall, t.ex. att dirigera patienten framför ett specifikt behandlingsrum med hjälp av meddelandevariabeln [tidsbokning_rumforkortning].

• Anmälan av anländande: Anmälan inte möjlig
  • Den här mallen används när anmälan inte längre är möjlig. 
  • Det är en bra idé att inkludera instruktioner för patienten i denna meddelandemall, t.ex. att be patienten att kontakta receptionen. 

• Allmänt svar på ett ogiltigt meddelande
  • Denna meddelandemall skickas till patienten när bekräftelsemeddelandet som patienten skickar inte registreras, till exempel om patienten har svarat på meddelandet med fel nyckelord.
  • OBS! I mallen Allmänt svar på ett ogiltigt meddelande – kan man inte använda meddelandevariabler. Den information som krävs för meddelandet, till exempel: mottagningens telefonnummer, måste anges i meddelandemallen manuellt.

 

För att det ska vara möjligt att svara på meddelanden måste meddelandevariabler anges i meddelandemallarna. Meddelandevariabler ger nyckelorden i systeminställningarna, liksom annan nödvändig information, till textmeddelandet som skickas till patienten.

Läs mer om meddelandevariabler.

Ändringar som görs i meddelanden sparas automatiskt och dialogrutan kan stängas när meddelandena har redigerats.  

 

Mallar för kallelsemeddelanden

Om patienten vill kunna avboka eller bekräfta sin tid via SMS efter att ha mottagit kallelsemeddelandet måste de nödvändiga meddelandevariablerna anges i SMS-kallelsemallarna. 

OBS! Tidsbokningar måste skapas genom kallelser för att avboknings- och bekräftelsefunktionerna ska fungera. Om det inte finns någon avtalad tid kopplad till kallelsen fungerar det inte att avboka och bekräfta den avtalade tiden. 

Mallarna för kallelsemeddelanden kan redigeras genom att klicka på Redigera meddelanden för kallelsen.

Välj den meddelandetyp och kontaktmetod (SMS) som du vill redigera. Lägg till meddelandevariabler i mallen för kallelsemeddelanden:

• Om bekräftelsen av en preliminär tid är aktiverat:
  • [bekrafta_kod] = Bekräftelsenyckelord (dvs. vad patienten behöver svara,
    för att tiden bekräftas)
  • [bekrafta_datum] = Datum som är den sista dagen att bekräfta
    Tidsbokning (dvs. datum för tidsbokningen, minus
    karenstid)

• Om avbokning är aktiverad:
  • [avbryt_kod] = Avbokningsnyckelord (dvs. vad patienten måste svara på att tiden avbokas
  • [avbryt_datumkl] = Datum och tid, då tidsbokningen kan avbokas via SMS senast.

Ändringar som gjorts i meddelandemallar sparas automatiskt och dialogrutan kan stängas. 

 

Testning

Att skicka och svara på textmeddelanden kan testas med hjälp av SMS-simulatorn. Meddelanden som skickas till simulatorn debiteras inte. Mer om SMS-simulatorn kan läsas här.

 

Övervakning

Vid behov kan SMS-rapporten användas för att spåra antalet textmeddelanden som skickas från AssisDentist. Mer om SMS-rapporten kan läsas här.