Kts. myös Kutsuihin liittyvien ajanvarausten peruminen massana.
Esiehdot ajanvarausten massaluonnin käyttöönotolle
Jotta ajanvarausten massaluonti kutsuille on mahdollista on ensin tarkistettava AssisDentista muutama asia:
- Tarkista, että kalenterilta löytyy kutsutyöaikaa kuluvalta kutsukuukaudelta jolle kutsuajanvarauksia halutaan tarjota. Avoimia aikoja tarjotaan kuluvan kuukauden avoimien työaikojen perusteella.
-
- Toiminnon käyttöönotto vaatii sen, että käytössä oleville työaikatyypeille on valittu asetus Salli ajanvaraus kutsuille.
- Halutessa asetuksia voidaan muuttaa järjestelmäasetusten työaika-asetukset välilehdeltä.
- Ohjeet työaika-asetusten muokkaamiseen löytyvät täältä.
-
- Tarkista kuinka monta kutsuajanvarausta haluat työntekijälle päivittäin - oletusarvona työntekijän kortilla on määritelty 4 kutsuajanvarausta, jota pystyy muokkaamaan.
- Luo AssisDentiin alustavan ajanvarauksen viestipohja, johon on liitetty ainakin [vahvista_avain] ja [aika_pvmklo] ja [vahvista_pvm] tunnisteet, jotta ajanvarausten vahvistus on mahdollista halutulla vahvistusavaimella, ja jotta alustavan kutsuajanvarauksen kellon aika ja päivä näkyy viestissä. Tarkista myös, että ajanvarauksen vahvistuksesta lähetettävä viestipohja on halutun näköinen. Eri kielisille potilaille voidaan luoda viestipohja klikkaamalla lipun kuvaa vaikutusalue-kentän alla.
Varmista, että potilailta löytyy toivotuista yhteydenottotavoista SMS, jotta kutsuviestien lähetys onnistuu. Tietojen päivitys onnistuu joko suoraan kutsurekisteriltä tai Potilaat-rekisterin kautta. Helpoin tapa muuttaa yksittäisen potilaan yhteydenottotapaa on avata potilaan kutsu kutsurekisteristä, ja valita Näytä potilaan tiedot.
Tietojen päivitys onnistuu myös potilaskortin kautta. Voit pyytää potilailta tietoa myös toivotuista hoitoajoista, jotka otetaan huomioon ajanvarauksia massana luodessa. Tiedot voidaan lisätä potilaan kortille Lisää uusi napilla.
- Ajanvarausten peruminen ja vahvistaminen ovat kummatkin erillisiä palveluita, jotka voidaan ottaa käyttöön erikseen tai yhdessä.
- Kutsurekisteristä voidaan halutessa varata useampia alustavia ajanvarauksia kerralla. Sopivia aikoja haetaan tällöin automaattisesti kutsulle asetettujen tietojen mukaan (hoitohenkilö, toimipiste, ajankohta ja ajan pituus).
Oma AssisDent-asetuksista voidaan valita, etsitäänkö vapaat ajat satunnaisjärjestyksessä vai järjestyksessä ensimmäisen vapaan ajan mukaan. Kutsurekisteristä voidaan myös vaihtaa kumpaa asetusta halutaan käyttää. Ohjeet Oma AssisDent-asetuksiin löytyvät täältä.
Huom! Mikäli ajanvaraukset luodaan kutsuille massana Etsi vapaita aikoja satunnaisesti- tai Etsi ensimmäiset vapaat ajat-toiminnolla ei kutsuille luotavista ajanvarauksista lähetetä potilaalle vahvistusviestejä.
Ajanvarausten luonti massana
Haetaan kutsurekisteristä esille käsiteltävät kutsut käyttämällä hakusuodattimia.
Valitaan käsiteltävät kutsut.
Klikataan alareunasta Etsi ensimmäiset vapaat ajat- tai Etsi vapaita aikoja satunnaisesti-painiketta, riippuen siitä kumpi asetus on oletuksena valittuna Oma AssisDent-asetuksiin. Mikäli ikkuna on pienennettynä, valinta löytyy Lisätoiminnot-painikkeen takaa.
Nuolipainikkeesta voidaan halutessa vaihtaa kumpaa asetusta käytetään.
Huom! AssisDent tulee olla suurennettuna näytölle, jotta molemmat vaihtoehdot tulevat näkyville.
Avautuvassa dialogissa näkyy käsiteltävät kutsut. Oikeassa reunassa näkyy vihreä merkki, mikäli ajanvaraukselle on löytynyt vapaa aika kutsun hoitohenkilön kalenterista ja työajan toimipiste vastaa kutsun toimipistettä. Lisäksi aika vastaa potilaan toivomaa ajankohtaa. Potilaan toivoma ajankohta merkitään potilaan kortin kautta.
Huom! Kun kyseistä toimintoa käytetään, näytetään käyttäjälle seuraava huomautus: "HUOM! Kutsuille luotavista ajanvarauksista ei lähetetä vahvistusviestejä." Eli ajanvarauksista ei lähetetä vahvistusviestejä potilaille, vaan viesti lähtee kutsujen käsittelyn yhteydessä ja potilaalle lähtee kutsuviesti tekstiviestillä (mikäli kutsutapa on tekstiviesti).
Oikeassa reunassa näkyy oranssi merkki, mikäli ajanvaraukselle on löytynyt vapaa aika kutsun hoitohenkilön kalenterista ja työajan toimipiste vastaa kutsun toimipistettä. Kyseinen aika ei kuitenkaan vastaa potilaan toivomaa ajankohtaa. Näitä ajanvarauksia ei valita lähetettäväksi automaattisesti, mutta halutessa ajat voidaan valita esim. klikkaamalla Valitse kaikki.
Mikäli kutsuille ei löydy sopivaa aikaa kutsun hoitohenkilön kalenterista, kutsut siirtyvät erillisen otsikon alle. Listaus näistä kutsuista nähdään klikkaamalla otsikkoa. Jotta kutsuille löytyy sopiva aika, tulee kutsulle merkityllä hoitohenkilöllä olla kutsun toimipisteelle vapaata työaikaa.
Aikojen varaus hyväksytään klikkaamalla Luo ajanvaraukset -painiketta.
Avautuvassa dialogissa nähdään vielä luodut ajanvaraukset. Suljetaan dialogi klikkaamalla Ok-painiketta.
Aikojen haun toimintalogiikka
Vapaat ajat haetaan kutsujen ajanvarauksille seuraavassa prioriteettijärjestyksessä:
- Potilaalle on asetettu Vain päivän viimeinen aika -asetus
- Potilaan toivomat hoitoajat: Mitä tiukemmat toiveet, sitä korkeampi prioriteetti.
- Ajanvarauksen pituus: Mitä pidempi ajanvaraus, sitä korkeampi prioriteetti.
Vapaa aika haetaan kutsun määräämältä kuukaudelta.
Menneiden kuukausien kutsuille ei voida hakea vapaata aikaa massaluonnin avulla. Mikäli kutsulle löytyy useampi vapaa aika, käyttäjälle ehdotetaan satunnaista sopivaa aikaa. Kuitenkin ensisijaisesti ehdotetaan potilaan toivomaa aikaa.
Varattavien aikojen määrän ja päivän rajoittaminen
Työntekijäkortilta löytyy asetus Kutsuajanvarausten enimmäislukumäärä saman päivän aikana. Tällä asetuksella voidaan määrittää, kuinka monta kutsuajanvarausta on enintään mahdollista varata yhdelle työpäivälle, vaikka sopivaa työaikaa olisi avoinna enemmänkin. Asetus on työntekijäkohtainen.
Järjestelmäasetuksista on mahdollista erikseen sallia tai kieltää kutsuajanvarausten automaattinen luonti lauantaille ja sunnuntaille. Lisäksi voidaan estää kutsuajanvarausten automaattinen luonti yksittäisille itse määritetyille päiville. Poissuljetulle päivämäärälle voidaan halutessa kirjata myös kuvaus.