AssisDent ei lukitse automaattisesti asiakirjoja, vaan käyttäjän tulee itse lukita potilasasiakirjat ja lähettää ne Kanta-palveluihin. Lukitsemalla asiakirjan kliininen käyttäjä todentaa (potilasasiakirja-asetuksen mukaisesti) potilasasiakirjan merkintöjen oikeellisuuden sekä valmistumisen. Asiakirjat ovat Keskeneräinen-tilassa, kunnes käyttäjä lukitsee tai mitätöi asiakirjan.
Ohjauspaneelin Keskeneräiset-toiminto näyttää menneisyydessä olevat Keskeneräinen-tilaan jääneet potilasasiakirjat ja palvelutapahtumat (PT). Tulevalle ajalle luodut suunnitellut käynnit eivät näy keskeneräisissä asiakirjoissa.
Huom! Jos suunnitelmakäyntejä ei toteuta, eli viedä hoitokäynniksi (Aloita hoito -toiminnon kautta) ja lukita, tulee suunnitellun käynnin alkuajankohtaa siirtää pidemmälle tulevaisuuteen tai mitätöidä suunniteltu käynti toteutumattomana. Muutoin suunniteltu käynti tulee näkyviin Keskeneräiset-osioon suunnitelman siirtyessä menneisyyteen (nykyhetkestä). Kts. tarvittaessa erikseen ohje Hoitosuunnitelma.
AssisDentin ohjauspaneelin Keskeneräiset-lisävalikko informoi kirjautunutta käyttäjää:
- Tallentamattomista tiedoista (näkymistä, joissa on unohdettu painaa Tallenna tai Tallenna muutokset esim. tallentamaton kutsu)
- Keskeneräiseksi jääneistä potilasasiakirjoista ja palvelutapahtumista (asiakirjaa ei ole lukittu tai potilaan palvelutapahtuma on edelleen kesken)
- Kanta-palveluihin lähtemättömistä potilasasiakirjoista ja palvelutapahtumista (asiakirjat eivät ole tallentuneet arkistoon esim. teknisestä virheestä johtuen)
Asiakirjoja on jaoteltu nyt myös aikajärjestykseen. Uusimmat asiakirjat näytetään Edelliset 5 päivää -otsikon alla, hieman vanhemmat Edelliset 30 päivää -otsikon alla ja vielä vanhemmat asiakirjat Yli 30 päivää vanhat -otsikon alla. Lisäksi otsikon perässä näkyy kuinka monta avointa asiakirjaa kyseiseltä aikaväliltä on keskeneräisenä.
Klikkaamalla keskeneräiseksi jäänyttä asiakirjaa päästään AssisDentin näkymään, jossa asiakirjaa voidaan muokata tarpeen vaatimalla tavalla. Esimerkiksi
- Tallenna tai Tallenna muutokset, tallentaa näkymässä tehdyt muutokset (esim. muutokset asetuksiin)
- Lukitse, lukitsee keskeneräiseksi jääneen potilasasiakirjan ja lähettää sen Kanta-palveluihin Potilastiedon arkiston ollessa käytössä
- Päätä palvelutapahtuma, asettaa virheellisesti avoimeksi jääneelle palvelutapahtumalle päättymisajan nykyhetkeen
- Lähetä Kantaan, yrittää lähettää lähtemättömän asiakirjan Kanta-palveluihin
Yleisimmät syyt ja korjaavat toimenpiteet Keskeneräiset -osiossa avoimina oleville asiakirjoille
Tallentamattomat tiedot
1. Tallentamattomat tiedoissa näkyy asetukset ja asiat, joiden luonti tai muokkaus on aloitettu, mutta asiaa ei ole lopuksi tallennettu. Esimerkiksi jos potilaan kutsun luonti on jäänyt kesken eikä kutsua ole muistettu tallentaa, keskeneräinen kutsu näkyy tallentamattomissa tiedoissa. Huom! Jos tallentamattomia tietoja ei tallenneta ennen AssisDentin sulkemista, tiedot häviävät suljettaessa AssisDent. Tallentamattomat tiedot kannattaa aina katsoa päivän päätteeksi, jotta tallentamattomissa tietojen mukana ei katoa tärkeitä tietoja.
- Avataan tallentamaton tieto ohjauspaneelista, tarkistetaan onko tarvittava tieto oikeellinen ja joko tallennetaan tiedot tai peruutetaan tehdyt muutokset.
Täytetään kutsun tiedot loppuun ja klikataan Tallenna muutokset, jolloin keskeneräinen asiakirja häviää listalta.
Palvelutapahtumat ja asiakirjat
Keskeneräisissä näkyy lukitsematon asiakirja (tässä tapauksessa käynti).
- Klikataan käynti auki ohjauspaneelista. Tarkistetaan, että käynnille on kirjattu kaikki tarpeelliset asiat ja lukitaan käynti. Tämä poistaa niin asiakirjan kuin siihen liittyvän palvelutapahtuman keskeneräisistä, jos palvelutapahtumaan ei liity muita keskeneräisiä asiakirjoja (esimerkiksi lähetteitä)
Keskeneräisissä näkyy avoin palvelutapahtuma (PT), mutta sen alapuolella ei näy yhtään palvelutapahtumaan liittyvää asiakirjaa. Tyhjä palvelutapahtuma voi jäädä keskeneräisiin tapauksissa, joissa potilas jättää saapumatta vastaanotolle, potilaan ajanvarausta ei peruta, potilasta ei merkitä Perumaton poisjäänti -tilaan (esim. ajanvarauksen kautta) eikä palvelutapahtumaan liittyen tehdä kirjauksia potilaan potilaskertomukselle (esim. laskuteta potilasta peruuttamattomasta poisjäännistä).
Virheen juurisyy
Tyhjä palvelutapahtuma voi syntyä jos potilaan ajanvaraus on luotu eri rekisterinpitäjälle, jolle käynti avataan. Väärän potilasrekisterin alle muodostunut palvelutapahtuma voi aiheutua mm. tilanteessa, jossa yrityksen yhtiömuoto vaihtuu (esim. itsenäisen ammatinharjoittaja aloittaa toiminnan osakeyhtiönä) potilaan ajanvarauksen luonnin jälkeen. Tällöin uusi palvelutapahtuma on luotava uudestaan ajantasaisilla rekisterinpitäjä-tiedoilla, ja vanha palvelutapahtuma on mitätöitävä. Tarkempia ohjeita korjaukseen löydät täältä.
- Tyhjä keskeneräinen palvelutapahtuma on helpoin korjata klikkaamalla palvelutapahtuman kortilta Päätä palvelutapahtuma. Toiminto asettaa potilaan palvelutapahtumalle päättymisajan ja palvelutapahtuma poistuu keskeneräisistä asiakirjoista. Huom! Voit asettaa päättymisajan palvelutapahtuman kortilla halutessasi myös käsin Loppupäivä-kohtaan.
- Jos palvelutapahtuma on virheellinen, palvelutapahtuma on myös mahdollista mitätöidä klikkamalla palvelutapahtuman kortilta Mitätöi-painiketta.
Keskeneräisissä näkyy avoin palvelutapahtuma, joka sisältää pelkästään lukittuja tai mitätöityjä asiakirjoja. Asiakirjoja sisältävä keskeneräinen palvelutapahtuma jää yleensä keskeneräiseksi joko käyttäjän toiminnasta tai AssisDentin virhetilanteesta johtuen. Esimerkiksi mitätöitäessä asiakirjoja niihin liittyvä virheellinen palvelutapahtuma tulee normaalisti aina mitätöidä, ellei samaan palvelutapahtumaan olla lisäämässä uusia asiakirjoja.
- Mikäli palvelutapahtuma on jäänyt virheellisesti avoimeksi ja siihen liittyy esim. lukittuja käyntejä, tulee palvelutapahtuma päättää palvelutapahtuman kortilta klikkaamalla Päätä palvelutapahtuma. Päättäminen poistaa palvelutapahtuman keskeneräisistä.
- Huom! Voit asettaa päättymisajan palvelutapahtuman kortilla halutessasi myös käsin Loppupäivä-kohtaan
Ei lähetetty Kantaan
Ei lähetetty Kantaan -osio sisältää asiakirjoja ja palvelutapahtumia, joiden lähetys Kantaan ei ole onnistunut. Yleisin syy Kantaan lähetyksen epäonistumiseen on se, että potilasasiakirjoja on tehty ilman, että ohjelmaan on kirjauduttu toimikortilla tai vahvalla Kanta-salasanalla.
- Käyttäjän on oltava tunnistautunut vahvasti toimikortilla tai Kanta-tyyppisellä salasanalla, jotta potilasasiakirjat voidaan lähettää Potilastiedon arkistoon tai sähköiset lääkemääräykset Reseptikeskukseen.
- AssisDentin tausta-ajoprosessi pyrkii joka yö lähettämään virheettömiä, toimikorttikirjautumisen aikana luotuja potilasasiakirjoja Kanta-palveluihin ilman käyttäjän toimia. (Huom! Tämä ei kosketa sähköisiä lääkemääräyksiä, jotka vaativat aina kliinikon sähköisen allekirjoituksen).
- Jos asiakirjalla on puuttuvia tietoja tai virheitä, jotka estävän asiakirjan Kantaan lähetyksen, käyttäjän on korjattava virheelliset tiedot, jonka jälkeen asiakirjat tulee lähettää käsin Kanta-palveluihin. Lähetys onnistuu asiakirjan lisävalikon kautta valitsemalla Lähetä Kantaan.