Potilaan tiedostokansio on kansio, johon voidaan tallentaa potilaaseen liittyviä dokumentteja. Tiedostokansioon tallennetut tiedot eivät tallennu AssisDentiin, vaan itse määritettyyn tiedostosijaintiin. Tiedostokansioiden tallennussijainti määritetään AssisDentin järjestelmäasetuksiin. Tiedostokansion päälle kytkemiseen tarvitaan pääkäyttäjän käyttöoikeus.
Virhetilanteiden selvitys
Jos tiedostokansio-kuvake näkyy harmaana, tarkista että Windowsiin kirjautuneella käyttäjällä on täydet käyttöoikeudet (luku -ja kirjoitusoikeus kansioon) käyttää potilaskansiota ja tarkista, että Järjestelmäasetuksiin määritelty potilastiedostokansio (esim C:\potilaat) on luotu kyseiselle koneelle tai verkkolevylle. Katso tarkemmat ohjeet asetusten luontiin täältä.
Huom! Kansioiden käyttöönotossa tulee huomioida se, että kyseessä on AssisDentin ulkopuolinen data. Tiedostokansioon tallennetut tiedot tallentuvat AssisDent-palvelun ulkopuolelle käyttäjän omalle koneelle, ja näiden tietojen käsittely ei kuulu AssisDent-palvelusopimuksen piiriin. Huolehdithan siis tiedostokansion tietoturvasta, varmuuskopioinnista ja lokituksista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Ohjeen alkuosasta löytyy ohjeet potilaan tiedostokansion käyttöön ja loppuosassa on kuvattu tiedostokansion käyttöönotto.
Tiedostokansion käyttö
Potilaan tiedostokansio avataan potilaan etusivulta klikkaamalla keltaista Tiedostokansio-tiiltä potilaan etusivulla. Jotta tiedostokansio voidaan avata ja sinne voidaan tallentaa tietoja, käyttäjällä tulee olla oikeus tarkastella potilastietoja (esim. kliinikko-käyttöoikeus).
AssisDentiin avautuu tiedostokansionäkymä, jonka kautta voidaan lisätä tiedostokansioon uusia tiedostoja, joko raahaamalla tiedoston AssisDent-ikkunan päälle tai klikkaamalla alareunasta Lisää tiedosto -painiketta. Tämän jälkeen valitaan haluttu tiedosto resurssienhallinnan kautta ja klikataan OK, jolloin tiedosto siirtyy tiedostokansioon.
Tiedostokansioon lisätyt tiedostot saadaan auki klikkaamalla tiedoston nimeä.
Tarvittaessa tiedosto voidaan esim. poistaa tai nimetä uudelleen klikkaamalla rivin perässä olevaa Lisätoiminnot-painiketta ja valitsemalla haluttu toiminto.
Huom! Tiedostoa käsitellessä tiedoston tiedostopäätettä (esim .doc, .pdf, .jpg) ei pidä koskaan muuttaa, jotta tiedostojen avaaminen onnistuu jatkossakin.
Tiedostokansion käyttöönotto
Jotta tiedostokansiota voidaan käyttää, tulee ensin määrittää sijainti, johon tiedostokansion asiakirjat tallennetaan. Potilaan tiedostokansion sijainti pystytään määrittämään järjestelmäasetuksien kautta. Klikataan ohjauspaneelista järjestelmäasetukset-kuvaketta.
Siirrytään järjestelmäasetuksissa Tiedostokansio-välilehdelle. Klikataan Käytössä oleva tiedostokansio kenttää ja valitaan alasvetovalikosta Paikallinen tiedostokansio.
Ruksataan Ota paikallinen tiedostokansio käyttöön.
Avautuu ikkuna, jossa varoitetaan, että tiedostokansioon tallennetut tiedot eivät tallennu AssisDentiin, joten tiedostokansion tietojen tietoturvasta, varmuuskopioinnista ja lokituksesta tulee huolehtia itse lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Kun varoitus on luettu, hyväksytään tämä laittamalla ruksi ruutuun Ymmärrän potilaan paikalliseen tiedostokansion käyttöön liittyvät kysymykset. ja tämän jälkeen klikataan Ota käyttöön -painiketta.
Klikataan Tiedostokansion sijainti kenttää. Ruudulle aukeaa Windowsin Browse for folder (Selaa kansioita/Etsi kansio) toiminto, jonka avulla potilastiedostokansiolle voidaan luoda sopiva kansio joko koneen verkkolevylle tai paikalliselle asemalle. Jos tiedostokansio sijaitsee verkkolevyllä, on kaikille käyttäjille, jotka tarvitsevat tiedostokansiota, annettava luku -ja kirjoitusoikeudet verkkolevyn kansioon.
Uuden kansion luonti onnistuu Make new folder (Luo uusi kansio) -napilla.
Kun sopiva kansio on luotu, klikataan Ok.
Hyväksytään kansion käyttöönotto Tallenna muutokset -nappia painamalla.
Potilastiedostokansion määrittäminen
Määritetään, millä nimellä potilaskohtaiset kansiot tallennetaan. Suosittelemme käyttämään potilaan sisäistä tunnistetta, koska potilaan sisäinen tunniste pysyy varmemmin samana. Jos kansiot tallennetaan potilaan nimellä ja henkilötunnuksella, linkitys vanhaan tiedostokansioon häviää jos potilaan nimi tai henkilötunnus muuttuu. Tiedostokansion sijainti kenttään määritetään, mihin kansioon potilastietoja tallennetaan, ja mistä niitä avataan. Jos määriteltyä kansiota ei löydy koneelta potilaan tiedostokansiota avatessa, tiedostokansion avaaminen ja käyttö estyvät ja tällöin Tiedostokansio-tiili näkyy harmaana potilaan etusivulla. Tiedostokansio tulee olla luotuna koneelle, jotta tietojen tallennus onnistuu.
Huom! Mikäli potilaskansioita on jo aikaisemmin luotu toisella asetuksella ja asetusta muutetaan, linkitys aikaisemmin luotuihin kansioihin ei enää toimi.
Tarvittaessa tiedostokansion asetuksiin voidaan määrittää käyttäjätunnus ja salasana, joilla päästään käyttämään verkkolevyä, jolle tiedostokansiot on tallennettu.
Huom! Suosittelemme, että tätä asetusta ei käytetä, ellei sen käyttäminen ole pakollista. Asetuksen toiminta riippuu käytössä olevista verkkoasetuksista. Mikäli käyttäjätunnusta ja salasanaa ei määritetä, verkkolevyä käytetään kuten aikaisemminkin eli Windowsiin kirjautuneen käyttäjän käyttöoikeudella.
Hyväksytään tehdyt muutokset Tallenna muutokset napilla.
