Ohjeesta löytyy tiedot Internet-ajanvarauksen asetuksien tekoon sekä Internetistä varattavien palveluiden luontiin. Ensin tarkastellaan Internet-ajanvarauksen asetuksia ja tämän jälkeen siirrytään Internet-ajanvarauksen palveluiden luontiin.
Internet-ajanvarauksen asetukset
Siirrytään Internet-ajanvarauksen asetuksiin ohjauspaneelista klikkaamalla Järjestelmäasetukset-painikkeesta.
Seuraavaksi klikataan Ajanvarausasetukset.
Internet-ajanvaraus asetetaan käyttöön seuraavasta kohdasta.
Seuraavaan kohtaan voidaan määrittää haluttu ajanvarauksen takaraja joko valmiista vaihtoehdoista tai sitten merkitään muu aika minuutteina.
Kysy potilaan yhteystiedot Internet-ajanvarauksessa uuden ajanvarauksen yhteydessä -asetuksella voidaan valita, kysytäänkö aikaa varaavalta potilaalta yhteystiedot aina ajan varaamisen yhteydessä, ei milloinkaan vai kysytäänkö yhteystiedot vain uusilta potilailta.
Halutessa voidaan ottaa käyttöön sähköinen esitietolomake valitsemalla Näytä sähköinen esiteitolomake Internet-ajanvarauksessa uuden ajanvarauksen luonnin jälkeen. Lisää tietoa sähköisen esitietolomakkeen käyttöönotosta löytyy täältä.
Valitsemalla Näytä Alennuskoodi-kenttä Internet-ajanvaruksessa saadaan nettiajanvaraukseen halutessa alennuskoodin kenttä näkyville.
Internet-ajanvarauksessa näkyvät kielet -kohtaan valitaan, mitkä kielivaihtoehdot nettiajanvaraussivulle tulee valittavaksi. Vaihtoehdot ovat suomi, ruotsi, englanti ja venäjä. Kieliä voidaan lisätä klikkaamalla Lisää uusi ja poistaa klikkaamalla rivin perästä olevasta ruksista. Laitetaan valinta oletus-kohtaan sen kielen kohdalle, jonka halutaan avautuvan näkyville ensimmäisenä, kun Internet-ajanvaraussivulle siirrytään.
Internet-ajanvaraussivuilla näkyvä organisaation nimi voidaan tarvittaessa kirjoittaa eri kielillä. Lisäksi voidaan lisätä viesti, joka näkyy Internet-ajanvarauksessa potilaille, jotka on merkitty varauskieltoon. Tietosuojaselosteen URL -kohtaan voidaan kirjoittaa nettiosoite, josta tietosuojaseloste löytyy. Mikäli tietosuojaselosteen linkki on laitettuna kenttään, Internet-ajanvaraussivun yläreunaan tulee näkyvillle Tietosuojaseloste-kohta.
Internet-ajanvarauksen etusivulle voidaan halutessa lisätä näkyville lisätieto-kenttä, jota voidaan käyttää mm. asiakastiedotukseen. Lisätiedot näytetään Internet-ajanvarauksen käyttäjille ennen ajan varaamista ajanvaraussivun yläreunassa sinisellä taustalla. Eri kielten sivuille on asetettava teksti erikseen. Tätä kenttää voidaan käyttää mm. asiakastiedotukseen, tai sivuilla voidaan antaa tietoja nettiajanvaraussivun käyttäjälle esimerkiksi: "Jos et löydä sopivaa aikaa, ole yhteydessä puhelimitse vastaanottoomme".
Halutessa voidaan ottaa käyttöön ominaisuus, joka sallii potilaille ajanvarauksen siirtämisen ja perumisen Internet-ajanvaraussivun kautta.
Kirjataan ajanvarauksen karenssiaika tunteina. Karenssiaika tarkoittaa sitä, kuinka kauan ennen ajanvarausta ajanvaraus voidaan perua ilman sakkomaksun veloitusta potilaalta. Jos ajanvaraus perutaan karenssiajan sisällä, tulee ajanvarauksen perumisesta työjonotehtävä ajanvarauksen hoitohenkilön työjonoon.
Ajanvarauksen perumiseen ja varaamiseen voidaan lisätä myös ehtoteksti. Ehtoon voidaan kirjata potilaalle näkyviin perumisen ehdot, esim. liian myöhään perutusta ajasta veloitetaan.
Asetuksista voidaan myös valita, että potilaan on hyväksyttävä ajanvarauksen ehdot erikseen.
Internet-ajanvarauksessa kysyttäviä lupia (markkinointilupa, kutsulupa ja lupa potilastietojen jako onorganisaation sisällä) voidaan hallinnoida Viestintäasetukset-välilehden kautta kohdasta Sähköinen esitietolomake ja Internet-ajanvaraus
Internet-ajanvarauksen palveluryhmät ja hoitoontulosyyt
Internet-ajanvaraukseen tulee luoda vähintään yksi palveluryhmä. Palveluryhmä lisätään klikkaamalla Luo uusi palveluryhmä.
Täytetään pakolliset kentät ja klikataan Tallenna-painiketta.
Huom! Palveluryhmän nimi ja kuvaus-kenttiin kirjoitut tiedot tulevat näkyviin Internet-ajanvaraukseen. Lisätiedot-kenttä on sisäinen lisätieto.
Palveluryhmän nimi ja kuvaus tulevat näkyviin internet-ajanvaraukseen, kun palveluryhmiä on kaksi tai useampia.
Internet-ajanvarauksen hoitoontulosyyt
Seuraavaksi luodaan Internet-ajanvarauksen kautta varattavissa olevat palvelut eli hoitoontulosyyt.
Uusi hoitoontulosyy lisätään klikkaamalla Luo uusi hoitoontulosyy.
Täytetään hoitoontulosyyn tiedot. Pakollisia kenttiä ovat nimi ja ajanvarauksen kesto. Hoitoontulosyylle voidaan haluttaessa asettaa vaadittava rooli klikkaamalla roolihakukenttää ja valitsemalla yksi tai useampi haluttu rooli. Lisätään valinta kohtaan Näytä myös Internet-ajanvarauksessa, jonka jälkeen päästään määrittelemään loput asetukset.
Hoitoontulosyykohtaisesti voidaan määrittää, mitätöidäänkö kyseisellä hoitoontulosyyllä varattuun aikaan liittyvä käyntipohja automaattisesti, jos ajanvaraus perutaan. Asetusta kannattaa käyttää lähtökohtaisesti, sillä se vähentää keskeneräisiin asiakirjoihin turhaan avoimeksi jääviä asiakirjoja.
Hoitoontulosyy liitetään palveluryhmään.
Hoitoontulosyylle voidaan hakea hinnastorivi kirjoittamalla hinnastorivin nimi tai osa nimestä ja valitsemalla alle tulleista vaihtoehdoista haluttu rivi. Mikäli hinnastorivin hinta on enemmän kuin 0 €, tulee hinta näkyviin myös Internettiin varattavalle palvelulle.
Hoitoontulosyyn Oletuksena käytössä -valinta tarkoittaa sitä, että kaikilla rooliltaan sopivilla ja oikeanlaista työaikaa omaavilla työntekijöillä on kyseinen hoitoontulosyy automaattisesti valittavissa Internet-ajanvarauksesta. Mikäli Oletuksena käytössä -valinta on hoitoontulosyyllä päällä, yksittäinen työntekijä voidaan kuitenkin rajata pois Internetissä varattavan palvelun tekijöistä. Rajausten ja poikkeuksien tekeminen onnistuu työntekijän tietojen kautta.
Lisäinformaatio-kenttään voidaan kirjoittaa lisätietoja hoitoontulosyylle. Lisäinformaatio ei näy asiakkaalle Internet-ajanvarauksessa.
Hoitoontulosyy tallennetaan klikkaamalla Tallenna-painiketta.
Hoitoontulosyyt ja palveluryhmät voidaan lopuksi vielä järjestää käyttäjän haluamaan järjestykseen klikkaamalla hoitoontulosyyn tai palveluryhmän edessä näkyvää nuolta ylös -ja alaspäin. Palveluryhmät -ja hoitoontulosyyt näytetään vastaavassa järjestyksessä internet-ajanvaraussivulla (kts. mallikuva alla).
Internet-ajanvarausivuston personalisointi
Internet-ajanvaraussivulle voidaan halutessa asettaa näkyviin kuva, esim. organisaation oma logo. Kuva voidaan lisätä AssisDentin järjestelmäasetusten Viestintäasetukset-välilehdeltä klikkaamalla kuvan osoittamaa Lisätoiminnot-painiketta ja valitsemalla Vaihda.
Painike avaa Windowsin tiedostoselaimen. Siirry sijaintiin johon organisaation kuva on tallennettu. Kun kuva on löytynyt, lisätään se klikkaamalla kuvaa hiiren tuplapainalluksella tai klikkaamalla kuvaa ja tämän jälkeen Avaa-painiketta.
Työntekijöiden kuvat saa näkyville nettiajanvaraukseen lisäämällä kuvan työntekijän omien tietojen kautta. Lisätietoja täällä.