Uusi potilas voidaan luoda ohjauspaneelin kautta tai ajanvarauksen yhteydessä seuraavilla tavoilla:
- Ohjauspaneelin kautta: Haku → haetaan potilas hakukentän kautta → klikataan Luo uusi potilas-painikkeesta.
- Ohjauspaneelin kautta: Valikko → Potilaat → Luo uusi potilas.
- Ajanvarauksen yhteydessä: Maalataan varattava aika kalenteriin → kirjoitetaan potilaan nimi kohtaan Potilas → klikataan Luo uusi.
Avautuneeseen tyhjään potilaskorttiin täytetään potilaan perustiedot. Pakollisia tietoja ovat etunimi, kutsumanimi ja sukunimi. Heittomerkit ovat sallittuja potilaiden nimissä. Henkilötunnus tulee täyttää, jotta potilalle voidaan myöntää kelakorvaus. Potilaalle tulee kirjata myös osoite, jos potilasta halutaan laskuttaa laskulla.
Asiakastiedoista voidaan määrittää potilaalle oma lääkäri ja oma suuhygienisti. Lisäksi voidaan asettaa kutsulupa, eli onko potilas sallinut tai kieltänyt kutsumisen tai eikö kutsulupaa ole tiedossa.
Internet-ajanvaraus on oletuksena sallittu potilaalle.
Toivotut hoitoajankohdat-kohtaan voidaan määrittää, mitkä ovat potilaalle sopivimmat käyntiajankohdat tai jos potilaalle sopii vain päivän viimeinen aika. Potilaalle merkityt hoitoajankohtatoiveet vaikuttavat käytettäessä kutsurekisterissä ajanvarausten massaluontitoimintoa.
Potilaalle voidaan kirjata ylös toivotut yhteydenottotavat ja haluaako potilas ajanvarauksesta muistutustekstiviestejä (Ajanvarausten muistutustekstiviestit -asetus).
Näytä järjestelmässä uutena potilaana -asetus on oletuksena valittuna. Kun asetus on päällä, potilaan etusivun yläreunassa, vastaanottonäkymässä ja potilasrekisterissä näkyy tähtimerkki * potilaan nimen kohdalla. Tähtimerkki näkyy myös kuluvan päivän aikana ajanvarauskalenterissa potilaan ajanvarauksella. Tähtimerkki häviää potilaalta automaattisesti, kun potilaan kertomukselta lukitaan jokin asiakirja.
Laskutustiedoista voidaan määrittää potilaan kelakorvausasetukset ja potilaalle voidaan lisätä esimerkiksi työterveyssopimus.
Huom! 2.1.2025 alkaen potilaan tietoihin merkityllä suorakorvattavuustiedolla ei ole enää vaikutusta potilaan suorakorvattavuuteen. Potilaan suorakorvattavuustieto tulisi tarkistaa ottamalla käyttöön Kelan PALSO-palvelu, jolloin potilaan kelakorvattavuustieto haetaan automaattisesti laskutettaville toimenpiteille. Suorakorvausasetus tulee poistumaan potilaan tiedoista kokonaan myöhemmin.
Uuden potilaan luonnin yhteydessä voidaan myös merkitä potilaan markkinointiluvat ja suostumuksen henkilötietojen tallentamiseen.
Potilaan terveystiedot voidaan rajata näkyville vain rekisterinpitäjän työntekijöille. Jos asetus Jaa terveystiedot vain rekisterinpitäjän työntekijöille on päällä, vain saman rekisterinpitäjän (eli palavelunantajan) alla työskentelevät henkilöt voivat nähdä potilaskäynnit AssisDentin potilaskertomuksella. Kaikki työntekijät voivat kuitenkin nähdä viimeisimmät käynnit listattuna potilaan etusivulla. Tietojen rajausasetusta tulee muuttaa vain potilaan pyynnöstä.
Potilaalle voidaan lisätä myös muita tekstikenttiä kuin oletuksena olevat kentät, esim. toisen puhelinnumeron. Nämä lisätään klikkaamalla asiakastietojen alaosassa olevaa Lisää kenttä-painiketta ja valitaan haluttu vaihtoehto avatuvasta listasta.
Uusi potilas tallennetaan klikkaamalla alareunasta Tallenna-painikkeesta.
Kun uusi potilas on luotu, AssisDent avaa potilaan etusivun.