Tässä ohjeessa käydään läpi erilaisia laskutuksen korjauksen esimerkkitapauksia ja mitä eri korjaustapoja
Sisällysluettelo:
2. Laskutettu väärällä maksutavalla tai maksutapa muuttui
3. Näppäilyvirheet maksupäätteeseen
4. Alkuperäinen maksaja maksaa osan, loppu laskutetaan potilaalta
5. Kirjattu toimenpiteet/tehty laskutus väärälle potilaalle + tehty Kelatilitys
6. Annettu aiheettomasti potilaalle suorakorvaus
7. Kela hylännyt korvaushakemuksen
8. Hyvitetään aiheeton palvelumaksu
9. Laskuttamattomien toimenpiteiden poistaminen
10. Reklamaation tms. syyn johdosta annetaan hyvitys/alennus potilaalle
11. Laskuttamattoman rivin hinnan korjaaminen
12. Toimenpiderivit suoritettu-tilassa vaikka eivät olisikaan maksettu
13. Hampaan numero puuttuu tai on virheellinen
14. Kelamaksukertoja ei muodostu – korvausluokan muutos toimenpiteille
1. Laskutettu väärää maksajaa
Mitä tehdä, kun on laskutettu potilasta, vaikka lasku olisi kuulunut toiselle taholle (esim. yritys tai vakuutusyhtiö)?
- Korjausvaihtoehdot: mitätöinti (vain saman vuorokauden aikana, kuin laskutus on tehty), muokkaa laskutustapahtumaa tai uudelleenlaskutus
- Kun maksajaksi halutaan esim. vaihtaa vakuutusyhtiö, voidaan se vaihtaa kassalla muokkaamalla laskutustapahtumaa.
- Kun kyse on sopimuslaskutuksesta (esim. työterveyspalvelusopimus), korjaus tulee tehdä uudelleenlaskutuksen kautta.
2. Laskutettu väärällä maksutavalla tai maksutapa muuttui
Mitä tehdä, jos kuitti otettu vanhingossa korttikuittina, vaikka asiakas on oikeasti maksanut käteisellä? Entä silloin, kun potilas tulee maksamaan laskun vastaanotolle kortilla?
- Korjausvaihtoehdot: mitätöinti (vain saman vuorokauden aikana, kuin laskutus on tehty), laskutustapahtuman muokkaus tai uudelleenlaskutus, jos alkuperäinen maksu on tehty maksupääteintegraation kautta sirukorttimaksuna.
- Uudelleenlaskutus tehdään oikealla maksutavalla ja hyvitys/kohdistus tehdään alkuperäiseen laskutustapahtumaan.
3. Näppäilyvirheet maksupäätteeseen
Mitä tehdä silloin, kun on tapahtunut näppäilyvirhe maksupäätteellä, eli liikevaihto erottaa.
- Jos mahdollista, korjataan tapahtuma maksupäätteen kautta tai palautetaan asiakkaalle erotus AssisDentin ulkopuolella. Liikevaihto AssisDentin osalta on oikein, eikä vaadi korjauksia AssisDenttiin.
- Maksupääteintegraation käyttäminen auttaa välttämään näitä tilanteita.
4. Alkuperäinen maksaja maksaa osan, loppu laskutetaan potilaalta
Mitä tehdä, kun toinen taho ilmoittaa maksavansa vain osan laskusta, ja jäljelle jäävä summa tuleekin laskuttaa potilaalta itseltään?
- Korjausvaihtoehdot: mitätöinti (vain saman vuorokauden aikana, kuin laskutus on tehty), laskutustapahtuman muokkaus tai uudelleenlaskutus.
Uudelleenlaskutus:
- Uutta laskua luotaessa yrityksen osuudeksi syötetään kassalla se osa laskusta, jonka yritys korvaa. Jäljelle jäävä summa lisätään kassalla potilaalle esim. lasku-maksutavalla (lasku lähetetään potilaalle).
- Esim. yritykselle lähetetty aiemmin lasku 75,00 EUR, johon ei ole vielä kirjattu suoritusta.
- Tehdään hyvitys alkuperäiseen yritykselle luotuun laskuun (-75 EUR).
- Kohdistetaan yrityksen suoritus uuteen yrityksen laskuun (50 EUR).
- Jos yritys on jo maksanut osan aiemmasta laskusta ja siinä on avoinna 25,00 EUR, tällöin tehdään osahyvitys 25,00 EUR alkuperäiseen laskuun ja hyvitetään uusi yrityksen lasku (50 EUR).
5. Kirjattu toimenpiteet/tehty laskutus väärälle potilaalle + tehty Kelatilitys
Mitä tehdä, kun väärälle potilaalle on kirjattu toimenpiteitä ja laskutettu nämä, sekä tilitetty myös Kelalle aiheettomana?
- Korjausvaihtoehdot: mitätöinti (vain saman vuorokauden aikana, kuin laskutus on tehty) tai uudelleenlaskutus
- Otetaan tiedot ylös väärältä potilaskertomukselta, jotta ne voidaan kirjata oikealle potilaalle.
Uudelleenlaskutus:
- Valitaan rivit uudelleenlaskutettavaksi, jotta ne saadaan poistettua väärältä potilaskertomukselta.
- Lisätään toimenpiteet ja tehdään muut terveysmerkintäkirjaukset oikealle potilaskertomukselle ja laskutetaan oikeaa potilasta alun perin valitulla maksutavalla.
- Hyvitetään väärän potilaan lasku.
- Jos kelamaksukerrat on jo tilitetty, niitä ei voi enää arkistoida. Sovitaan menettelystä Kelan kanssa ja tehdään tarvittaessa osahyvitys alkuperäisellä kelatilityksellä olevaan virheelliseen maksukertaan.
6. Annettu aiheettomasti potilaalle suorakorvaus
Mitä tehdä kun potilaalle on annettu vahingossa suorakorvaus, vaikka se ei kuuluisi potilaalle?
- Korjausvaihtoehdot: mitätöinti tai uudelleenlaskutus
- Muutetaan mitätöinnin/rivien uudelleenlaskutuksen jälkeen toimenpiteiden kelakorvaustieto oikeaksi.
- Esim. potilas saanut kelakorvauksen ja maksanut Debit-kortilla 65,00 EUR. Muutetaan Suorakorvaus-valinta -> Ei kelakorvausta.
- Uutta laskua luotaessa syötetään kassalla alkuperäinen summa 65,00 EUR alkuperäisellä maksutavalla Debit ja kelakorvauksen osuus 17,00 EUR esim. lasku-maksutavalla (jolloin lisälasku voidaan postittaa asiakkaalle).
- Tehdään hyvitys alkuperäiseen laskuun (-65 EUR)
- Tilittämätön Kelamaksukerta arkistoituu mitätöinnin / uudelleenlaskutuksen yhteydessä. Jos maksukerta oli jo tilitetty, yhteys Kelaan ja tarvittaessa osahyvitys tilitykseen.
7. Kela hylännyt korvaushakemuksen
Mitä tehdä, kun Kela on hylännyt korvaushakemuksen? Miten Kelan hylkäämä summa voidaan periä potilaalta?
- Hyvitetään kelatilitykseltä ko. Kelan maksukerta ja kohdistetaan hyvitys Kelan laskuun.
- Kelakorvauksen potilaslaskutusta varten kannattaa perustaa hinnastoon omat hinnastorivit kullekin tarvittavalle kirjanpitotilille, jotta on helppo valita oikea rivi.
- Kirjanpitotilin ja rivin nimen voi tarvittaessa vaihtaa hinnastoriville myös laskutusta tehtäessä koodin laskutuskortilta.
- Laskutetaan erillisellä tuotekoodilla kelakorvauksen osuus potilaalta.
- Lisätään riville potilaalta laskutettava kelakorvauksen hinta, viedään kassalle ja laskutetaan.
8. Hyvitetään aiheeton palvelumaksu
Mitä tehdä, jos palvelumaksu on ollut lisätty yritykselle, jolle se ei kuulu?
- Tehdään osahyvitys laskuun ja valitaan hyvitettäväksi vain Palvelumaksu-rivi. Kohdistetaan hyvitys alkuperäiseen laskuun.
- Jos yritys haluaa uuden laskun, tehdään korjaus muokkaa laskutustapahumaa ominaisuuden kautta.
9. Laskuttamattomien toimenpiteiden poistaminen
Miten laskuttamattomien toimenpiteiden poistaminen onnistuu?
- Kun käynti ei ole lukittu, laskuttamattomat rivit voi arkistoida laskutusnäkymästä tai ostoskorista valitsemalla rivin oikeassa reunassa ”Arkistoi”. Toimenpide poistuu samalla myös potilaskertomuksen käynniltä.
- Kun käynti on lukittu, tarvitaan kliinikon oikeudet toimenpiteen arkistoimiseen/poistamiseen.
10. Reklamaation tms. syyn johdosta annetaan hyvitys/alennus potilaalle
Miten voidaan hyvittää jotain potilaalle reklamaation seurauksena tai antaa potilaalle takautuvasti alennus?
- Tehdään osahyvitys
- joko tekemällä hyvitys alkuperäisellä laskulla oleviin toimenpiteisiin
- tai käytetään erikseen näitä tilanteita varten perustettua koodia.
- Luodaan laskutuksen kautta miinusmerkkinen lasku (=hyvityslasku), joka kohdistetaan tarvittaessa avoimeen laskuun.
- Voidaan myös sopia, että summa hyvitetään seuraavan käynnin laskusta.
- Jos asiakas haluaa kokonaan uuden laskun, tehdään korjaus uudelleenlaskutuksen kautta.
11. Laskuttamattoman rivin hinnan korjaaminen
Miten toimenpiteen summaa voidaan korjata jälkikäteen ennen kuin toimenpiteet ovat laskutettu? Voiko summaa korjata helposti eri päivänä kuin kirjaus on tehty?
- Laskuttamattomien rivien hintaa voi muuttaa helposti aina ennen laskutusta. Ostoskorissa ja laskutusnäkymässä voidaan muuttaa myyntihinta tai lisätään alennus. Terveystietojen korjaus, esim. tekijä/tekopäivä, jälkikäteen vaatii kliinikon oikeudet.
- Hintaa ym. tietoja voi muuttaa myös avaamalla ostoskorissa toimenpiteen laskutuskortin klikkaamalla toimenpiteen nimeä.
12. Lasku näkyy suoritettu-tilassa, vaikka sitä ei ole maksettu
Miten voi korjata laskun, joka näkyy maksettuna, jos sen toimenpiteitä ei olekaan oikeasti maksettu?
- Jotta lasku näkyy maksettuna, on sille ensin kirjattava suoritus/palautus tai tehtävä hyvityksen kohdistus.
- Lasku näkyy suorituksen kirjaamisen jälkeen Suoritettu-tilassa. Avoinna-kohdassa 0,00 EUR.
- Jos esim. laskulle on kirjattu virheellisesti suoritus, se voidaan mitätöidä lisäämällä laskulle vastaava miinusmerkkinen suoritus.
- Jos lasku on hyvitetty virheellisesti, hyvitys tai hyvityksen kohdistus voidaan aina mitätöidä.
13. Hampaan numero puuttuu tai on virheellinen
Miten voi korjata väärän hampaan numeron toimenpiteelle, esim. puudutuskoodille?
- Jos toimenpiteelle on kirjattu väärä hammas ja koodi on jo laskutettu, tällöin korjaus tehdään laskun mitätöinnin tai uudelleenlaskutuksen kautta.
- Hampaan numero voi vaikuttaa kelakorvaukseen ja tätä kautta myös laskun loppusummaan. Hampaan numero näkyy myös potilaalle tulostetussa tositteessa.
14. Kelamaksukertoja ei muodostu – korvausluokan muutos toimenpiteille
Miten korvausluokan saa muutettua esim. jos suorakorvausta ei ole tullut laskutetulle toimenpiteelle, vaikka olisi pitänyt?
- Korjausvaihtoehdot: mitätöinti (vain saman vuorokauden aikana, kun laskutus on tehty) tai uudelleenlaskutus
- Muutetaan mitätöinnin tai rivien uudelleenlaskutuksen jälkeen toimenpiteiden kelakorvaustieto oikeaksi.
- Esim. potilas ei ole saanut kelakorvausta ja maksanut Debit-kortilla 85,00 EUR. Muutetaan riveille Ei kelakorvausta -> Suorakorvaus.
- Uusi maksu luodaan alkuperäisellä maksutavalla, 75,00 EUR. Kelamaksukerta muodostuu.
- Tehdään hyvitys äsken luotuun pienempään laskuun samalla maksutavalla.
- Hyväksytään hyvityslasku.
- Lopuksi luodaan alkuperäiselle laskulle kelakorvauksen suuruinen osahyvitys esim. lasku-maksutavalla (rahat voidaan maksaa asiakkaan tilille) tai jos asiakas on paikalla, voidaan tehdä käteishyvitys.
- Voidaan myös vaihtoehtoisesti hyödyntää tähän tarkoitukseen perustettua tuotekoodia ja luoda laskutuksen kautta miinusmerkkinen lasku (=hyvityslasku) rahojen palauttamiseksi tai voidaan sopia, että summa hyvitetään seuraavan käynnin laskusta.