Video ohje uudelleenlaskutuksesta löytyy täältä.
Uudelleenlaskutus on vahva työkalu ja sen kanssa on oltava tarkkana, jotta merkinnät jäävät reskontraan, palkkiolaskentaan ja raportointiin oikein. Mikäli mitätöinti on vielä mahdollista tai muutokset voidaan tehdä laskutustapahtuman muokkauksen avulla, kannattaa korjaus tehdä mielummin näillä tavoilla uudelleenlaskutuksen sijaan.
Uudelleenlaskutukseen voidaan kopioida joko virheellinen laskurivi, tai kaikki laskutustapahtuman rivit. Kaikkia laskutettuja rivejä ei kuitenkaan tarvitse käsitellä, jos osa on oikein. Nyrkkisääntönä on, että aina uudelleenlaskutusta käytettäessä pitäisi tehdä myös hyvitys. Muutoin myyntiä ja palkkioita saatetaan kirjata liikaa.
Esimerkkejä käyttötapauksista:
- Huomataan jälkikäteen, että potilaalta laskutetuista toimenpiteistä ei ole vähennetty suorakorvausta, koska potilaalla on ollut väärä kelakorvausasetus. Korjataan potilaan tiedoista kelakorvausasetus, kopioidaan maksutapahtuman toimenpiteet uudelleenlaskutukseen, muutetaan toimenpiteille suorakorvaus ja laskutetaan toimenpiteet. Lopuksi hyvitetään potilaan alkuperäinen lasku, josta ei ollut vähennetty suorakorvausta.
- Huomataan jälkikäteen, että potilaalle on kirjattu väärä toimenpidekoodi. Virheellinen toimenpidekoodi kopioidaan uudelleenlaskutukseen, poistetaan virheellinen koodi ja laskutetaan potilaalta uusi koodi. Koska hinta vanhalla ja uudella toimenpiteellä on sama, ja potilas on jo maksanut laskun, potilaalle ei haluta lähettää uutta laskua. Hyvitetään uudelleenlaskutuksessa syntynyt uusi lasku.
Uudelleenlaskutus
Siirrytään aluksi maksutapahtumarekisteriin esimerkiksi potilaan kortin kautta. Avataan potilaan kortti. Klikataan ohjauspaneelin Laskutus-kohtaa ja valitaan Avaa Maksutapahtumat.
Klikataan korjattavan maksutapahtumarivin lopussa olevaa Lisätoiminont-painiketta ja valitaan Korjaa laskutustapahtumaa.
Seuraavaksi valitaan uudelleenlaskutus.
Valitaan uudelleenlaskutettavat toimenpiteet ja maksut. Lopuksi klikataan alhaalta Laskuta uudelleen-painikkeesta.
Luetaan avautuvat dialogit huolellisesti ja tehdään tarvittavat muutokset vielä manuaalisesti uudelleenlaskutuksen jälkeen.
Nyt ohjelma palaa potilaan ostoskoriin. Ennen uudelleenlaskutusta voidaan tehdä tarvittavat muutokset esim. vaihtaa toimenpiteen tekijää, kelakorvattavuutta tai koodia.
Korjausten jälkeen laskutetaan rivit normaalisti.
Uudelleenlaskutuksen jälkeen tulee luoda hyvitys, jotta uudelleenlaskutus menee kirjanpidollisesti oikein.
Valitaan sopiva hyvitystapa:
- Mikäli laskun summa muuttui ja asiakkaalle lähetetään uusi lasku, valitaan Tee hyvitys alkuperäiseen laskutustapahtumaan
- Mikäli toimenpidetietoja muokattiin niin, ettei alkuperäinen summa muutu, eikä asiakkaalle tarvitse lähettää uutta laskua, valitaan Tee hyvitys uudelleenlaskutuksen myötä syntyneeseen laskutustapahtumaan
Hyvitys voidaan tehdä yhdelle toimenpiteelle, tai koko laskutustapahtumalle riippuen tapauksesta. Hyvitettävä summa kirjataan toimenpiteiden lukujen kohdalle ja lopuksi klikataan Hyvitä-painikkeesta.
Valitaan hyvityksen maksutapa. Hyvitystä tehtäessä suositellaan käytettäväksi alkuperäisen maksun maksutapaa.
Tarkistetaan tiedot ja hyväksytään miinusmerkkinen hyvityslasku.
Jos luotu hyvitys oli tehty laskulla, ohjelma ehdottaa seuraavaksi hyvityslaskun kuittaamista palautetuksi tai kohdistamista avoimeen laskuun. Alkuperäisestä maksutavasta riippuen, kuitataan summa palautetuksi, tai kohdistetaan hyvitys avoimeen maksutapahtumaan.
AssisDent kohdistaa hyvitetyn summan automaattisesti laskutustapahtumaan, joka hyvitettiin sekä asettaa kohdennuspäiväksi kuluvan päivän. Tarkistetaan, että nämä ovat oikein ja lopuksi klikataan Kuittaa-painikkeesta.
Nyt maksutapahtumarekisterissä pitäisi näkyä alkuperäinen lasku, uusi maksutapahtuma sekä hyvityslasku. Kun hyvityslasku kohdistetaan avoimeen laskuun, kuittaantuvat maksutapahtumat suoritetuiksi, jos niissä ei ole enää saatavia/palautettavaa.