Luovutusluvan toimintamallit
Potilastiedon arkiston toimintamalleista löytyy kansalliset periaatteet informointien, luovutuslupien sekä kieltojen hallinnointiin. Jokaisen AssisDent-asiakkaan pitää omassa organisaatiossaan määritellä organisaatiokohtaiset toimintatavat kuinka näitä toimintamalleja sovelletaan käytännössä vastaanotoilla.
Potilastiedon arkistoon tallennetut potilastiedot ovat aina tiedot tallentaneen rekisterinpitäjän käytettävissä (haku omaan rekisteriin). Potilas ei voi estää tietojensa näkyvistä saman rekisterinpitäjän sisällä.
Asiakirjan luovutuksesta on kyse, kun Potilastiedon arkistosta haetaan asiakirjoja, jotka kuuluvat toisen terveydenhuollon toimintayksikön rekisteriin, tai kyse on saman palvelunantajan eri rekisteristä (esimerkiksi eri ammatinharjoittajien ylläpitämät potilastiedot yksityisessä terveydenhuollossa tai työterveyshuolto ovat erillisiä rekisterejä).
Potilaan tietojen luovuttaminen arkistosta edellyttää potilaan luovutuslupaa, jos tiedot ovat muun kuin samaan sairaanhoitopiiriin kuuluvan toisen kunnallisen toimintayksikön tai toisen yksityisen terveydenhuollon palveluantajan rekisterissä. Potilastiedon arkisto luovuttaa vain ne potilastiedot, joihin käyttäjällä luvan perusteella on oikeus. Saman sairaanhoitopiirin kunnallisessa terveydenhuollossa luovutus toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle edellyttää, että potilasta on informoitu sairaanhoitopiirin yhteisestä potilastietorekisteristä. Potilastietojen käyttö edellyttää myös hoitosuhdetta tai muuta asiallista yhteyttä potilaaseen.
Luovutusluvan voi antaa tai peruuttaa milloin tahansa. Lupa tietojen luovuttamiseen on voimassa toistaiseksi ja käsittää kaikki Potilastiedon arkistossa jo olevat ja myös siihen myöhemmin tallennettavat potilastiedot. Luovutuslupa annetaan terveydenhuollon toimintayksikössä tai kansalainen antaa luvan sähköisesti Omakannassa.
Luovutuslupa kirjataan asiakkaan pyynnöstä suoraan potilastietojärjestelmään, mistä lupa tallentuu Kanta-palveluiden tahdonilmaisupalveluun. Aiemmin käytössä ollut, asiakkaan allekirjoituksen vaatinut suostumuslomake poistuu käytöstä. Asiakkaalle on pyydettäessä tulostettava tallennettu luovutuslupa-asiakirja, tai asiakirja tulee tarvittaessa antaa hänelle muulla saavutettavalla tavalla.
Tärkeää on huomioida, että uudistettu laki määrittelee luovutuskohtaisen suostumuksen vaadittavaksi tietojen luovutuksessa Sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterien välillä. Ja että toistaiseksi Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta vain tiedon tallentaneen palvelunjärjestäjän ja sen lukuun toimivan palveluntuottajan ja toteuttajan käytettävissä. Suunnitelman mukaisesti asiakas- ja potilastietojen hyödyntäminen Kanta-palveluiden kautta on mahdollista 1/2024.
Suostumus tarvitaan edelleen myös ulkomaille toimitettavaan lääkemääräykseen sekä jatkossa hyvinvointitietojen siirtämiseen Omatietovarannosta terveydenhuollon ammattilaisten käyttöön.
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä säätää ainoastaan sähköisistä luovutuksista Kanta-palveluiden kautta. Potilas/asiakastietoja luovutetaan myös muuten kuin Kanta-palveluiden kautta. Asiakastietolain säädös luovuttamisesta koskee ainoastaan tietojen sähköistä käsittelyä ja Kannan kautta luovuttamista. Kannan ulkopuolisissa luovutuksissa (ns. paikalliset luovutukset), esim. paperilla tietojen luovuttamiseen toiselle toimijalle vaatii erillisen suostumuksen. Muut kuin Kanta- ja yhteisrekisteriluovutukset perustuvat potilaslakiin (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§), ja sen mukaisesti tarvitaan potilaan suostumus tietojen luovutukseen. Mikäli suostumus on allekirjoitettuna paperimuodossa tulee ko. lomakkeet arkistoida ja säilyttää potilasasiakirjojen säilytysajoista annetun lainsäädännön mukaisesti.
Luovutusluvan esiehtona on Informointi Kanta-palveluista. Luovutuslupaa ei voida kirjata ennen kuin potilas tietää mihin on lupaa tai suostumustaan antamassa. Kts. tarvittaessa informointiohje täältä.
Huom! Puuttuva informointi tai Luovutuslupa ei vaikuta tietojen tallentamiseen Potilastiedon arkistoon eikä potilas voi ikinä kieltää tietojen tallentumista arkistoon. Rekisterinpitäjällä on myös aina oikeus hakea oman rekisterinsä tietoja Potilastiedon arkistosta vaikka potilas ei olisi Luovutuslupaa antanut.
Lisätietoja suostumuksista: Potilastiedon arkiston toimintamallit
Luovutusluvan tai sen perumisen kirjaaminen AssisDentissa
Luovutusluvan tekeminen edellyttää, että käyttäjä on kirjautunut AssisDentiin SOTE-toimikortilla, omaa käyttöoikeuksien puolesta pääsyn potilastietoihin sekä organisaatio on liittynyt onnistuneesti Potilastiedon arkistoon.
Käyttöoikeudet joilla on pääsy potilastietoihin: Potilashallinto, Kliinikko ja Kliinikko-opiskelija.
Esimerkki: Mikäli vastaanotolla on sovittu, että vastaanottotiskillä hammashoitaja suorittaa potilaiden informoinnin Kanta-palveluista sekä Luovutusluvan tarkistamisen ja kirjaamisen ennen potilaan siirtymistä hoitohuoneeseen → Tulee hammashoitajalla olla SOTE-toimikortti, jolla hän kirjautuu AssisDentiin sekä riittävät käyttöoikeudet.
Tietoja hallinnoidaan Kanta-palvelut-tiilen kautta. Tieto potilaan informoinnin sekä luovutusluvan tilasta (olemassaolosta) haetaan Kanta-palveluiden Tahdonilmaisupalvelusta välittömästi käyttäjän nähtäville, kun potilaan potilaskortin Terveystiedot välilehdelle siirrytään. Mikäli tietoja ei pystytä hakemaan (esim. hoitohenkilö ei ole kirjautunut toimikortilla), näytetään tästä ilmoitus potilaan etusivun Terveystiedot-välilehdellä.
Huom! Vuoden 2024 alusta tuotantoon tulleen Kanta-tiilen toteutus ei enää aiheuta potilaan Omakannan luovutuslokiin luovutusmerkintöjä, koska tiedot haetaan järjestelmähaulla. Lisäksi Kanta-tiilen tiedot haetaan jatkossa todennäköisemmin onnistuneesti, koska palvelutapahtumaperustetta ei enää edellytetä Kanta-tiilen tietojen päivittämiseen Tahdonilmaisupalvelusta.
Potilastiedon arkistoon liittymisen jälkeen potilaskortin Kanta-palvelut-tiilen sisältö päivittyy.
Luovutusluvan kortille navigoidaan klikkaamalla Kanta-tiilen Luovutuslupaa ei annettu-tekstiä. Tekstikentän edessä näkyy punainen huutomerkki, jos luovutuslupaa ei ole vielä saatu potilaalta tai potilas on perunut aiemmin annetun luovutusluvan.
Kuva: Luovutusluvan kirjaaminen aloitetaan navigoimalla luovutusvan kortille klikkaamalla Kanta-tiilen Luovutuslupaa ei annettu-tekstiä.
Kuva: AssisDent alustaa suoraan käyttäjälle tyhjän luovutuslupa-asiakirjan, jolle käyttäjä valitsee Luovutuslupa: Annettu. Huom! Vaikka asiakirjan ensimmäisellä versiolla onkin valittavissa Peruttu, johtaa tämä virheeseen koska olematonta lupaa ei voida peruuttaa.
Kuva: Jos kyseessä on täysivaltaisen ja täysi-ikäisen potilaan antama Luovutuslupa voidaan lupa tallentaa Tallenna muutokset-toiminnolla välittömästi Tahdonilmaisupalveluun, kun Luovutuslupa = Annettu.
Kuva: Mikäli kyseessä on alaikäinen tai vajaavaltainen täysi-ikäinen potilas, antaa luovutusluvan yleensä puolesta-asioiva henkilö (esimerkiksi alaikäisen huoltaja). Tällöin rastitaan valinta Luovutusluvan antanut potilaan laillinen edustaja ja täytetään puolesta-asioivan henkilötiedot ja tallennetaan luovutuslupa Tahdonilmaisupalveluun painalla Tallenna muutokset.
Kuva: Onnistuneen tallennuksen jälkeen luovutusluvan tiedot näytetään Vain luku-tilassa. Luovutuslupa-asiakirjalla näkyy myös tieto siitä milloin luovutuslupa on annettu tai peruttu (jos kyseessä peruutus). Tarvittaessa luovutusluvan voi ottaa uudelleen muokattavaksi Muokkaa-toiminnolla (esimerkiksi peruuttamista varten) tai mikäli luovutuslupa tehtiin virheellisesti on asiakirja mahdollista mitätöidä Mitätöinti-toiminnolla. Mikäli potilas haluaa tulosteen antamastaan luovutusluvasta on tämä mahdollista Tulostuksen esikatselu/Tulosta-toiminnolla (esimerkkituloste ohjeen liitteenä).
Luovutusluvan peruminen
Luovutuslupa on toistaiseksi voimassaoleva ja sen voi perua milloin tahansa Omakanta-palvelussa tai sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikössä asioinnin yhteydessä Potilastiedon arkistoon liittymisen jälkeen. Perumisen prosessi on pääsääntöisesti täysin sama kuin edellisessä luvussa, luovutusluvan tiedoksi muutetaan ainoastaan Peruttu.
Kuva: Luovutusluvan peruminen aloitetaan Kanta-tiilen kautta navigoimalla luovutusluvan kortille klikkaamalla Luovutuslupa annettu tekstiä.
Kuva: Voimassaoleva luovutuslupa otetaan muokattavaksi Muokkaa-toiminnolla, jonka jälkeen Luovutuslupa-kentän arvoksi asetaan Peruttu. Mikäli kyseessä on alaikäinen tai vajaavaltainen täysi-ikäinen potilas täytetään lisäksi tarvittaessa laillisen edustajan henkilötiedot rastittamalla Luovutusluvan antanut potilaan laillinen edustaja valinta. Lopuksi muutokset tallennetaan Tahdonilmaisupalveluun Tallenna muutokset-toiminnolla.
Kuva: Onnistuneen tallennuksen jälkeen perutun luovutusluvan tiedot näytetään Vain luku-tilassa. Luovutuslupa-asiakirjalla näkyy myös tieto siitä milloin luovutuslupa peruttu. Tarvittaessa peruutetun luovutusluvan voi ottaa uudelleen muokattavaksi Muokkaa-toiminnolla (esimerkiksi luovutusluvan antamista varten) tai mikäli luovutuslupa tehtiin virheellisesti on asiakirja mahdollista mitätöidä Mitätöinti-toiminnolla. Mikäli potilas haluaa tulosteen perumastaan luovutusluvasta on tämä mahdollista Tulostuksen esikatselu/Tulosta-toiminnolla (esimerkkituloste perumisesta ohjeen liitteenä).
Luovutusluvan tulostamista ja allekirjoittamista potilaalla ei enää edellytetä
Huom! 1.11.2021 voimaan tulleen uuden asiakastietolain myötä luovutusluvan (ent. Kanta-suostumus) tulostaminen, allekirjoituttaminen sekä arkistoiminen Kelan lukuun vastaanotoilla ei ole enää tarpeellista! Ennen 1.11.2021 tulostetut ja allekirjoitetut sekä vastaanotolla Kelan lukuun arkistoidut asiakirjat on kuitenkin edelleen säilytettävä lainsäädännön mukaisesti (vanhan lainsäädännön alaiset asiakirjat).
Huom! Jos AssisDentissa on käytössä aktiivisena palveluyksikkönä itsenäisen ammatinharjoittajan yksikkö eikä asiakasyrityksen toimipisteeseen liitetty palveluyksikkö, haetaan myös Luovutusluvan tulosteelle Asiakirjojen tallentaja kenttään itsenäisen ammatinharjoittajan nimi, eikä asiakasyrityksen nimi.
Ohje: Näin tarkistat aktiivisen palveluyksikkösi.