Potilastiedon arkiston luovutuskiellon toimintamallit
Potilastiedon arkiston toimintamalleista löytyy kansalliset periaatteet informointien, luovutuslupien sekä kieltojen hallinnointiin. Jokaisen AssisDent-asiakkaan pitää omassa organisaatiossaan määritellä organisaatiokohtaiset toimintatavat kuinka näitä toimintamalleja sovelletaan käytännössä vastaanotoilla.
Kieltojen asettaminen
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas voi rajata tietojensa käytön laajuutta kieltämällä niiden luovutuksen. Kielto voi olla julkisessa terveydenhuollossa palvelunantaja-, rekisteri- tai palvelutapahtumakohtainen. Yksityisessä terveydenhuollossa kielto voidaan tehdä vain palvelutapahtumakohtaisesti (eli käynti- tai osastojaksokohtaisesti). Julkisessa ja yksityisessä terveydenhuollossa voi asettaa myös laajan kiellon ( kaikkien potilastietojen luovutuskielto) sekä kieltää koko työterveyshuollon rekisterin luovuttamisen. Tulee huomioida, että kirjauksen tehneessä organisaatiossa (rekisterissä) tiedot näkyvät kuten ennenkin, asetetusta luovutuskiellosta huolimatta.
Kiellon voi tehdä ja peruuttaa milloin tahansa. Kiellot kirjataan asiakkaan pyynnöstä suoraan potilastietojärjestelmään, mistä ne tallentuvat Kanta-palveluiden Tahdonilmaisupalveluun. Aiemmin käytössä ollut, asiakkaan allekirjoituksen vaatinut kieltolomake on poistunut käytöstä. Asiakkaalle on pyydettäessä tulostettava yhteenveto asiakkaan asettamista kielloista, tai asiakirja tulee tarvittaessa antaa hänelle muulla saavutettavalla tavalla.
Kiellon kohdistamisessa on eroa julkisessa ja yksityisessä terveydenhuollossa:
- Julkisessa terveydenhuollossa kiellon voi kohdistaa rekisterinpitäjä- tai käyntikohtaisesti. Esim. jos julkisella rekisterinpitäjällä on useita potilasrekistereitä kuten erillinen työterveydenhuollon rekisteri, voit kohdistaa luovutuskiellon ainoastaan ko. rekisteriin, jolloin muiden rekistereiden tiedot ovat luovutettavissa.
- Yksityisessä terveydenhuollossa voi tehdä ainoastaan käyntikohtaisia kieltoja.
- Yksityisessä terveydenhuollossa voi kieltää työterveyshuollon rekisterin potilastietojen luovuttamisen 1.1.2024 alkaen.
- Laajan kiellon voi kohdistaa kaikkeen jo olemassa olevaan ja tulevaan terveydenhuollon potilastietoon (julkinen ja yksityinen), jolloin mitään potilastietoja ei luovuteta muille terveydenhuollon palvelunantajille kenenkään toimijan rekisteristä 1.1.2024 alkaen.
- Julkisessa terveydenhuollossa tulee olla mahdollisuus vastaanottaa kielto yhteydenottoon Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä 55§ mukaisesti. Tieteelliseen tutkimukseen saa salassapitovelvoitteiden estämättä antaa yksittäistapauksessa tietoluvan asiakastietoihin. Potilaalla on oikeus kieltää kliinisesti merkittävän löydöksen perusteella tehtävät yhteydenotot 1.1.2024 alkaen.
Potilastietojärjestelmillä tulee voida tehdä kielto julkisessa terveydenhuollossa vähintään oman hyvinvointialueen julkisen terveydenhuollon palvelunantajiin, kun kyse on palvelunantaja- tai rekisterikohtaisesta kiellosta tai palvelutapahtumakohtaisesti rekisterinpitäjän omiin palvelutapahtumiin. Muihin palvelunantajiin ja palvelutapahtumiin kieltoja voi tehdä OmaKannan kautta tai asioimalla ko. palvelunantajan luona.
Asiakasta tulee informoida kiellon merkityksestä. Potilasta on informoitava, että kielto koskee myös tilanteita, joissa potilas on äkillisen henkeä uhkaavan sairauden tai loukkaantumisen vuoksi tajuton ja sen vuoksi kykenemätön peruuttamaan tekemänsä kiellon.
Huomioitavaa on, että asetetut kiellot kohdistuvat terveydenhuollon toimialan välisiin luovutuksiin. Kiellot eivät vaikuta terveydenhuollon tietojen luovutukseen sosiaalihuollon palvelunantajalle, jos asiakas on antanut tähän erillisen luovutusluvan.
Tärkeää huomioida kieltojen käsittelystä:
Terveydenhuollossa asiakkaan kieltotietoja saa tarkastella, jos asiakas haluaa muuttaa kieltojensa tietoja. Samoin on lupa katsoa asiakkaan kieltoasiakirjan tiedot silloin, kun potilastietoja luovutetaan paikallisesti Kannan ulkopuolella, koska tällöin tulee tarkistaa mahdolliset luovutukseen vaikuttavat kiellot. Kieltoja saa tarkastella myös silloin kun kyseessä on luovutukseen liittyvän ongelmatilanteen selvitys. Kieltotietojen katselusta ja muokkaamisesta syntyy automaattisesti käyttölokiin merkintä ja tieto siitä minkä takia kieltoasiakirjaa on tarkasteltu.
Myöskään potilasasiakirjoihin ei saa tehdä merkintää potilaan asettamista luovutuskielloista. Toimintamallin ohjeistus perustuu lainsäädäntöön henkilön perusoikeuksista. Henkilön itsemääräämisoikeus on kiistaton ja esim. Perustuslain 6 §:n 1 momentti ilmaisee vaatimuksen oikeudellisesta, muodollisesta yhdenvertaisuudesta sekä ajatuksen tosiasiallisesta tasa-arvosta ja yhdenvertaisuudesta. Ajatus on siten, että terveydenhuollossa ei saa olla vaaraa, että henkilö joutuu eriarvoiseen asemaan ammattilaisten silmissä, jos käy ilmi että on asettanut kieltoja potilastietojensa näkyvyyteen eli ’piilottanut tietojaan’.
Potilastietojen käyttö hätätilanteissa
Jos potilas kieltää joidenkin itseään koskevien potilastietojen luovutuksen, tämä tarkoittaa, että näitä tietoja ei saa luovuttaa toiselle terveydenhuollon palvelunantajalle missään tilanteessa. Ei edes siinä tapauksessa, että tietojen luovutus olisi tarpeen tajuttoman potilaan hoitamiseksi. Vaikka tietojen luovutus olisi muutoin kielletty, potilas voi sallia tietojen luovutuksen hätätilanteissa. Tiedot ovat tällöin saatavissa ns. hätähaun avulla. Myös hätähaun perusteena on voimassaoleva hoitosuhde tai muu asiallinen yhteys potilaaseen. Hätähaun yhteydessä näytetään tietojärjestelmässä ensimmäisenä potilaalle mahdollisesti kirjatut riskitiedot. Näin esim. tahdonilmaisupalveluun kirjattua hoitotahtoa on mahdollista hyödyntää ennen aktiivisen hoidon aloittamista.
Kansalaiselle näytetään, jos hänen tietojaan on haettu terveydenhuollossa hätätilanteessa. Hätähaku voi antaa terveydenhuoltoon enemmän tietoja kuin normaali haku, siksi sen käyttämisestä informoidaan OmaKannassa.
Suostumus- ja kieltoasiakirjojen säilytys
Asiakastietolain (784/2021) mukaisesti ei terveydenhuoltoon ole kertynyt enää arkistoitavia luovutuslupa-, suostumus- eikä kieltolomakkeita.
Aiemman lain perusteella arkistoituihin lomakkeisiin pätevät edelleen aiemmat arkistoinnin vaatimukset. Allekirjoitettu suostumus- ja kieltolomake on säilytettävä 12 vuotta suostumuksen antaneen potilaan kuolemasta (tai 120 vuotta syntymästä). Kela on ko. asiakirjojen rekisterinpitäjä, joten arkistointi tapahtuu Kelan lukuun. Terveydenhuollon toimintayksikön tulee päättää, millä tavalla lomakkeet yksikössä arkistoidaan. Lomakkeet tulee arkistoida järjestelmällisesti siten, että tietyn henkilön lomake on löydettävissä, ja että lomakkeet voidaan säilytysajan jälkeen hävittää.
Lomakkeet arkistoidaan keskitetysti, eikä niitä arkistoida potilaskertomuksen väliin. Olennaista on, että lomakkeet säilytetään huolellisesti siten, ettei asiattomilla henkilöillä ole niihin pääsyä. Lomakkeiden tulee myös löytyä tarvittaessa helposti. Lomakkeet tulee tuhota asianmukaisella tavalla arkistointivelvoitteen päätyttyä. Allekirjoitetut lomakkeet on säilytettävä, jotta tarvittaessa voidaan osoittaa potilaan todella tehneen suostumuksen tai kiellon. Säilyttämisellä pyritään siis varmistamaan terveydenhuollon toimijoiden oikeusturva mahdollisissa ongelmatilanteissa.
Potilastiedon arkiston luovutuskiellon esiehtona on Informointi Kanta-palveluista. Luovutuslupaa ei voida kirjata ennen kuin potilas tietää mihin on lupaa tai suostumustaan antamassa. Kts. tarvittaessa informointiohje täältä.
Lisätietoja kielloista: Potilastiedon arkiston toimintamallit
Potilastiedon arkiston luovutuskiellon hallinnointi AssisDentissa
Luovutuskiellon kirjaaminen
Luovutuskiellon tekeminen edellyttää, että käyttäjä on kirjautunut AssisDentiin SOTE-toimikortilla, omaa käyttöoikeuksien puolesta pääsyn potilastietoihin sekä organisaatio on liittynyt onnistuneesti Potilastiedon arkistoon.
Käyttöoikeudet joilla on pääsy potilastietoihin: Potilashallinto, Kliinikko ja Kliinikko-opiskelija.
Esimerkki: Mikäli vastaanotolla on sovittu, että vastaanottotiskillä hammashoitaja suorittaa potilaiden informoinnin Kanta-palveluista sekä Luovutusluvan tarkistamisen ja kirjaamisen ennen potilaan siirtymistä hoitohuoneeseen → Tulee hammashoitajalla olla SOTE-toimikortti, jolla hän kirjautuu AssisDentiin sekä riittävät käyttöoikeudet.
Tietoja hallinnoidaan Kanta-palvelut-tiilen kautta. Tieto potilaan informoinnin sekä luovutusluvan tilasta (olemassaolosta) haetaan Kanta-palveluiden Tahdonilmaisupalvelusta välittömästi käyttäjän nähtäville, kun potilaan potilaskortin Terveystiedot välilehdelle siirrytään. Mikäli tietoja ei pystytä hakemaan (esim. hoitohenkilö ei ole kirjautunut toimikortilla), näytetään tästä ilmoitus potilaan etusivun Terveystiedot-välilehdellä.
Huom! Vuoden 2024 alusta tuotantoon tulleen Kanta-tiilen toteutus ei enää aiheuta potilaan Omakannan luovutuslokiin luovutusmerkintöjä, koska tiedot haetaan järjestelmähaulla. Lisäksi Kanta-tiilen tiedot haetaan jatkossa todennäköisemmin onnistuneesti, koska palvelutapahtumaperustetta ei enää edellytetä Kanta-tiilen tietojen päivittämiseen Tahdonilmaisupalvelusta.
Potilastiedon arkistoon liittymisen jälkeen potilaskortin Kanta-palvelut-tiilen sisältö päivittyy.
Kuten kansallisissa toimintamalleissa on kerrottu, kieltoja saa tarkastella ja hallinnoida vain tietyissä käyttötilanteissa, useimmiten vain potilaan herätteestä. Tästä syystä Potilastiedon arkiston sekä Sähköisen lääkemääräysten luovutuskiellot haetaan Tahdonilmaisupalvelusta ainoastaan AssisDentin loppukäyttäjän herätteestä eikä tietoja kieltojen olemassaolosta esitetä esimerkiksi Kanta-tiilen tiedoissa.
Kuva: Potilastiedon arkistoon arkistoitaviin tietoihin liittyviä kieltoja hallinnoidaan Potilastietojen luovutuskielto-tekstin kautta Kanta-tiilellä.
Kuva: Luovutuskiellon kortilla käyttäjällä on kaksi vaihtoehtoa, joko a) ottaa luovutuskielto muokattavaksi Muokkaa-toiminnolla tai b) ainoastaan tarkastaa (muokkaamatta) potilaan luovutuskieltoja Hae kaikki versiot Kannasta-toiminnolla. Tässä käyttötapauksessa edetään Muokkaa-toiminnolla.
Kuva: Kun luovutuskiellon muokkaaminen aloitetaan on ensimmäiseksi valittava Kiellon asettaja, eli kuka potilaan kieltoja on muokkaamassa potilas itse vai laillinen edustaja (esimerkiksi huoltaja). Potilastiedon arkiston luovutuskielto huomioi siis jatkossa puolesta-asioinnin vaatimukset.
Kuva: Luovutuskiellon tietosisältö on kasvanut merkittävästi puolesta-asioinnin toiminnallisuuksien lisäksi. AssisDentissa voidaan asettaa palvelutapahtumakohtaisia kieltoja oman potilasrekisterin (rekisterinpitäjän) palvelutapahtumiin (kuten aiemminkin) sekä kokonaan uutena laaja luovutuskielto, joka koskettaa kaikkia potilaan terveystietoja. Laaja luovutuskielto yliajaa yksityiskohtaisemmat kiellot (esim. palvelutapahtumakohtaiset), jos sellainen on asetettu (koska kaikki tietojen luovutukset on kielletty). Julkisen terveydenhuollon sekä työterveyshuollon kieltoja ei voida AssisDentissa asettaa, mutta jos niitä on asetettu muualla on ko. kieltoja mahdollista poistaa/perua potilaan tahdon mukaisesti.
Huom! AssisDent ei ole suunnittellun käyttötarkoituksensa perusteella työterveyshuollon eikä julkisen terveydenhuollon (suun) potilastietojärjestelmä, mistä johtuen kyseisiä kieltoja ei AssisDentissa voi asettaa.
Kuva: Palvelutapahtumakohtaisen kiellon asettaminen voidaan aloittaa esimerkiksi kirjoittamalla potilaan hoitokäynnin (palvelutapahtuman) ajankohta Palvelutapahtuma-tietokenttään. Vaihtoehtoisesti palvelutapahtuma voidaan valita Palvelutapahtuma-rekisteristä suurennuslasia klikkaammalla
Kuva: Kiellettävän palvelutapahtuman voi valita vaihtoehtoisesti myös Palvelutapahtuma-rekisteristä.
Kuva: Kun palvelutapahtumakohtaiset kiellot, laaja luovutuskielto sekä kiellettyjen tietojen luovuttaminen hätätilanteessa on merkitty potilaan tahdon mukaisesti tallennetaan luovutuskielto Tahdonilmaisupalveluun Tallenna muutokset-toiminnolla.
Kuva: Onnistuneen tallennuksen jälkeen luovutuskiellon tiedot näytetään Vain luku-tilassa. Tarvittaessa luovutuskiellon voi ottaa uudelleen muokattavaksi Muokkaa-toiminnolla (esimerkiksi kiellon peruuttamista varten) tai mikäli luovutuskielto tehtiin virheellisesti on asiakirja mahdollista mitätöidä Mitätöinti-toiminnolla (vain 1. version mitätöinti on mahdollinen). Mikäli potilas haluaa tulosteen tekemästään luovutuskiellosta on tämä mahdollista Tulostuksen esikatselu/Tulosta-toiminnolla (esimerkkituloste ohjeen liitteenä). Mikäli potilas haluaa yhteenvedon tekemistään kiellosta on se mahdollista hakea Tulosta yhteenveto potilaalle tai alaikäisen potilaan tapauksessa Tulosta yhteenveto huoltajalle.
Kuva: Alaikäisen potilaan tapauksessa kielto on mahdollista tulostaa potilaalle itselleen tai huoltajalle. Huoltajalle tulostaminen huomioi suoraan kliinikon päätöskykyiseksi toteaman alaikäisen potilaan tekemät kiellot huoltajalle tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta, jolloin yhteenvedolle eivät nouse huoltajille kielletyt palvelutapahtumat.
Esimerkkitulosteet luovutuskiellosta sekä kieltoyhteenvedoista potilaalle ja huoltajalle tämän ohjeen liitteenä.
Luovutuskiellon peruuttaminen
Luovutuskiellon peruminen on olemassaolevan luovutuskiellon muokkaamista eikä eroa periaatteiltaan edeltävän luvun Luovutuskiellon kirjaaminen periaatteista millään tavalla. Olemassaoleva luovutuskielto otetaan muokattavaksi ja kieltoasiakirjalta poistetaan ne kiellot, jotka potilas haluaa peruuttaa. Tämän jälkeen luovutuskielto-asiakirjan uusi versio tallennetaan Tahdonilmaisupalveluun normaalisti Tallenna muutokset-toiminnolla.
Kuva: Kun luovutuskielto on otettu muokattavaksi poistetaan potilaan tahdon mukaisesti hänen aiemmin asettamansa kiellot. Poistaminen tehdään, joko a) rastista poistamalla (palvelutapahtuma sekä rekisterikiellot) tai b) poistamalla aiemmin tehty valinta (laaja luovutuskielto, luovuttaminen hätätilanteessa). Tämän jälkeen muutokset tallennetaan Tallenna muutokset-toiminnolla, kuten luvussa Luovutuskiellon kirjaaminen on kuvattu.
Esimerkkituloste kieltoasiakirjasta, jolla ei ole kieltoja tämän ohjeen liitteenä.