Tämän osion artikkelit

Näytä lisää

Hallinnon parhaat käytännöt

  • Päivitetty

Ohjeeseen on koottu hallinnon kannalta keskeisimmät sijainnit ohjelmistosta ja oleellisia vinkkejä työskentelyn näkökulmasta. 

 

1. Oma AssisDent -asetukset 

  1. Kalenteri ja ajanvaraus 
  2. Suosikit-asetusten luominen nopeuttaa kalenterin päivittäistä käyttöä ja hallinnossa suosikeista on hyötyä työsuunnittelussa. Suosikkien avulla voidaan kalenteriin luoda pikapainikkeita, joiden avulla saadaan esiin halutut kalenterinäkymät nopeasti: 
    • Toimipisteen kalenterinäkymä 
    • Työntekijän kalenterinäkymä 
    • Toimipisteen ja työntekijöiden kalenterinäkymä 

 

2. Kotisivun pikalinkit ja tärkeimmät kohdat 

  1. Viesti ja kommentit ja Ilmoitustaulu -tiilet  
  2. Työjono-tiilestä nähdään nopeasti työjonotehtävät ja päästään siirtymään työjonolle 
  3. Pikapainikkeet työsuunnitteluun, hinnastoihin, kelalaskutukseen ja yrityslaskutukseen.  

 

3. Ohjauspaneelin pikalinkit ja tärkeimmät kohdat 

  1. Ohjauspaneelin haku saadaan auki F9-painikkeella tai klikkaamalla Haku. 
  2. Ohjauspaneelin lisäpaneeli avataan hiiren vasemmalla ja pikatoiminnot hiiren oikealla.  
  3. Ohjauspaneelista voidaan avata toinen näkymä aktiivisen näkymän rinnalle Ctrl-painike pohjassa ja klikkaamalla haluttua toista näkymää. 
    1. Tämä on hyödyllinen ominaisuus, mikäli halutaan tarkastella/muokata kahta näkymää samanaikaisesti.  
  4. Yleiset: 
    1. Valikko  
      • Valikosta siirrytään eri ohjelman osa-alueille, esimerkiksi Talous tai Raportit osioihin. 
    2. Haku-kenttä 
      • Hakukentästä voidaan hakea potilasta, työntekijää tai ohjelmiston eri näkymää. Haun kautta voidaan helposti siirtyä esimerkiksi Maksutapahtumat-rekisteriin tai yrityksen laskutukseen. Haku tarjoaa osuvimmat hakutulokset AssisDentissa. Hakutulosta klikkaamalla päästään siirtymään tarkempaan näkymään. 
  5. Omat tiedot 
    1. Omat tiedot näkyvät ohjauspaneelissa. Oman nimen päältä klikkaamalla avautuvat lisäpaneeliin aktiiviset yksikkö-, palveluyksikkö- ja rooliasetukset. Tiedot tulee tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa päivän aluksi. Huom! Asetukset vaikuttavat mm. päivän kirjauksiin sekä laskutukseen. Omiin työntekijätietoihin pääsee klikkaamalla Muokkaa omia tietoja-painikkeesta. 
    2. Viestit ja kommentit-painikkeesta päästään luomaan uusia viestejä sekä kommentoimaan työjonotehtäviä. 
    3. Työjono-painikkeesta päästään luomaan uusia työjonotehtäviä sekä siirtymään halutulle työjonolle. 
      • Työjonon avulla työntekijä voi luoda, vastaanottaa ja hallinnoida omia tehtäviä ja osoittaa tehtäviä toisille työntekijöille tai itselleen. 
      • Vastaanotoilla työjonoja käytetään paljon esimerkiksi soittopyyntöjen ja lausuntopyyntöjen luomiseen ja hallinnoimiseen. Vastaanottojen on luontevaa laittaa hallinnolle tehtäviä tai pyyntöjä työjonon kautta, lisäksi tehtäviin liittyvät keskustelut hoituvat tehtävän sisäisellä kommentoinnilla. 

 

4. Työajat 

  1. Työaikojen suunnitteluun siirrytään kotisivun Työsuunnittelu-painikkeesta tai kalenterilta välilehdeltä Työajat. 
  2. Kalenterin yläosasta voidaan muokata kalenterinäkymää 
    • Hoitohenkilö haetaan Kalenterit-hakukentän kautta tai klikkaamalla Suosikit-painiketta. 
  3. Kalenterissa työajat näytetään Järjestelmäasetuksissa määritellyllä värillä. Työaikatyyppien värejä pääsee muokkaamaan Järjestelmäasetusten Työaika-asetukset välilehdellä (Huom! vaatii pääkäyttäjän käyttöoikeuden). 
  4. Työaikaa luodaan maalaamalla kalenterin haluttuun kohtaan hiiren vasenta painiketta pohjassa pitäen. Kun hiiren vasemmasta painikkeesta päästetään irti, työaika ilmestyy maalattuun kohtaan. Valitaan työajalle oikea tyyppi, toimipiste ja halutessa myös huone. Työaika tallennetaan tiedoilla. 
    • Luodut työajat voidaan kopioida tuleville viikoille Työaikojen kopiointi - painikkeella. 
  5. Työaikaa voidaan muokata työaikaa klikkaamalla, se voidaan siirtää hiiren vasen pohjassa raahaamalla tai poistaa hiiren oikealla.  

 

5. Yritysten koontilaskutus 

  1. Raporttien kautta nähdään laskutettavissa olevat yritykset ja Kela-toimistot. Siirrytään raportteihin hakukentän kautta kirjaamalla hakukenttään Raportit. Raporteista valitaan Laskuttamaton myynti. Suodatetaan raportti halutuilla hakuehdoilla (rajaukset esimerkiksi laskuttavan yksikön tai laskutusasetuksen kautta sekä kirjauspäivän mukaan). Raporttiin kannattaa suodattaa asiakastyypiksi Yritys ja Kela sekä ryhmitellä Asiakkaittain.  
  2. Seuraavaksi haetaan laskutettava yritys ohjauspaneelin hakukentän kautta yrityksen nimellä tai sisäisen tunnisteen numerosarjalla. Yrityksen kortilta päästään siirtymään laskutukseen klikkaamalla Laskutus. Valitaan laskutettavat rivit yrityksen laskutuksesta ja viedään ne kassalle painikkeella Vie kassalle.  

 

6. Maksutapahtumien hallinta 

  1. Maksutapahtumiin siirrytään haun kautta kirjoittamalla hakukenttään Maksutapahtumat.  
  2. Maksutapahtumarekisterissä voidaan tarkastella ja hallinnoida potilaiden ja yritysten maksutapahtumia. Rekisterin kautta voidaan esimerkiksi kirjata maksusuorituksia, tehdä laskutuksen korjauksia tai tulostaa laskuja uudelleen, kunkin maksutapahtuman lisävalinnat-painikkeesta. 
    • Maksutapahtumariviltä voidaan hallinnoida yksittäistä laskua. 
    • Valitse-painikkeen avulla voidaan valita käsiteltäväksi usea maksutapahtuma samanaikaisesti ja alaosan painikkeiden avulla määrittää toiminto kaikille valituille maksutapahtumille.   
  3. Maksutapahtumarekisterin tarkemmista hakuehdoista voidaan rekisteriä suodattaa esimerkiksi erääntyneiden tai perinnässä olevien laskujen, yksikön, asiakkaan tai päivämäärien perusteella. 
  4. Rekisterillä tilatieto kertoo kunkin maksutapahtuman tilan. Hallintoa kiinnostaa eniten oranssilla tilavärillä ilmaistut maksutapahtumat, jotka odottavat edelleen saatavia. Maksutapahtuman rivillä nähdään myös yksittäisen laskun myynti, suoritukset ja avoinna oleva summa.  
  5. Hakukentän kautta lasku voidaan hakea viitenumeron tai laskun numeron perusteella. 
  6. Maksutapahtumia voidaan tarvittaessa viedä myös CSV:ksi, jolloin niitä voidaan tarkastella Excelissä painikkeella Vie CSV:ksi. 
  7. Maksusuorituksen kirjaus 
    1. Automaattinen viitesuoritusten kirjaus 
      • Viitesuoritusten kirjaus -toiminnon avulla voidaan maksusuoritukset tuoda suoraan ohjelmaan pankista haetusta aineistosta. Tällöin maksusuorituksia ei tarvitse kirjata manuaalisesti laskuille. 
    2. Manuaalinen viitesuoritusten kirjaus  
      • Haetaan lasku esimerkiksi viitenumeron perusteella. Klikataan laskun kohdalta lisävalinnat-painikkeesta ja valitaan vaihtoehto Lisää suoritus tai palautus. Asetetaan suorituspäivä ja summa. Lopuksi kuitataan suoritus. 
  8. Maksumuistutukset 
    • Suodatetaan rekisteristä painikkeella Näytä tarkemmat hakuehdot ja Erääntynyt-hakuehdolla esiin erääntyneet laskut. Valitaan lasku manuaalisesti tai Valitse-toiminnolla useampi lasku kerralla. Klikataan lisävalinnat-painikkeesta Luo maksumuistutus. Tulostetaan maksumuistutuslaskut ja lähetetään ne asiakkaille. 
  9. Maksutapahtumarivin lisätoiminnot 
    • Maksutapahtumarivin oikean reunan Lisätoiminnot-painikkeeseen on koottu yleisimpiä toimintoja kuten laskun tulostus ja korjaus. Lisäksi tätä kautta voidaan tarkastella laskutuksessa olleita rivejä, viedä lasku perintään tai kirjata luottotappioksi.  

 

7. Palkkioiden käsittely ja palkkioraportit  

  1. Palkkioihin siirrytään haun kautta kirjoittamalla hakukenttään Palkkiotapahtumat.  
  2. Palkkioiden käsittely ja hyväksyntä 
    • Palkkioiden käsittely ja hyväksyntä tehdään palkkiotapahtumien palkkiotapahtumarivit välilehdellä.  
    • Ennen palkkioiden käsittelyä kannattaa valita tarvittavat hakuehdot esille yläreunasta. Mikäli rivejä halutaan tarkastella etukäteen, voidaan myös tulostaa CSV-taulukko palkkioriveistä painikkeella Vie kaikki CSV:ksi. 
    • Suodatetaan halutun työntekijän rivit oikealla palkkiokauden päättymispäivällä. Tarkistetaan palkkiorivit ja tarvittaessa mitätöidään tai lisätään manuaalisesti rivejä. Rivien ollessa oikein ja palkkiot halutaan hyväksyä, klikataan Hyväksy kaikki palkkiot. Muodostuu yhteenveto, josta nähdään kooste palkkioista. Tehdään vielä lopullinen hyväksyminen klikkaamalla Hyväksy palkkiot. 
  3. Palkkiolaskelmat  
    • Hyväksytyt palkkiot ja niistä muodostuneet palkkiolaskelmat muodostuvat Palkkiolaskelmat-välilehdelle. Työntekijät pääsevät näkemään täältä omat laskelmansa. Näkymästä palkkiolaskelmaraportti voidaan myös tulostaa valitsemalla haluttu raportti ja klikkaamalla Tulosta raportti- painiketta. 

 

8. Raportit 

  1. AssisDent kokoaa ohjelmiston sisäisistä tiedoista erilaisia raportteja. Raportteja voidaan esikatsella ja tarvittaessa tulostaa Raportit -näkymässä. Raportteihin siirrytään hakukentän kautta kirjoittamalla hakukenttään Raportit. 
  2. Raportteja voidaan jaotella tyypeittäin. Raportille tulevia tietoja voidaan rajata ja ryhmitellä suodattimien avulla. Suodattimet vaihtelevat raporteittain, paljon käytettyjä suodattimia ovat Yksikkö tai Laskutusasetus ja Aikaväli- suodattimet. 
  3. Tulostettaessa raportteja tulee ensin valita tulostettava raportti tai raportit. Seuraavaksi klikataan Tulostus-painikkeesta.  
  4. Käytetyimpiä raportteja ovat muun muassa: Päiväraportti, Laskuttamaton myynti, Laskuttajakohtainen myynti, Nimikekohtainen laskutus, Avoimet myyntisaamiset, Laskurivit ja Laskupäiväkirja. 
  5. Kirjanpitovientiin käytetään raporttia Kirjanpitovienti. Kirjanpitäjä voi haluta myös palkkiolaskelmat ja Laskuttamattoman myynnin- raportin.  

 

9. Muut hyödylliset ominaisuudet

  1. Työjonon ja sen tehtävien kommentoinnin sekä yleisten viestien avulla hallinnon työntekijän on mahdollista kommunikoida vastaanoton, hoitohenkilöiden ja pääkäyttäjien kanssa tietoturvallisesti. 
  2. AssisDentin ohjeet saadaan esille AssisDentin ?-painikkeesta klikkaamalla. 
  3. AssisDent tukipyyntö tai kehitysehdotus voidaan lähettää näppäimistön F1-painikkeesta klikkaamalla. 
  4. Uloskirjautuminen tehdään ohjelmiston oikean yläkulman ruksista tai ohjauspaneelin Sulje Assisdent-painikkeesta.