Vastaanoton parhaat käytännöt

Ohjeeseen on koottu vastaanottotyöskentelyn kannalta keskeisimmät sijainnit ohjelmistosta ja oleellisia vinkkejä vastaanottotyöskentelyn näkökulmasta.

 

1. Oma AssisDent -asetukset

  a) Yleiset asetukset:

1. Hae oletuksena vain omilta toimipisteiltä -asetus on hyödyllinen varsinkin isoissa organisaatioissa, joissa hakukenttien hakutuloksia halutaan rajata koskemaan vain omaa toimipistettä.
2. Sulje potilas aina kun avaan uuden potilaan -asetuksen avulla, edellinen potilas suljetaan automaattisesti, kun uusi potilas avataan. Asetuksen ollessa pois päältä kerran avatut potilaat voidaan avata suoraan ohjauspaneelista ilman potilashakua.
3. Ohjauspaneelin hiiren oikea oletusasetusten asettaminen mieleisiksi
4. Tositteiden tulostuksen oletusasetus kannattaa asettaa asentoon Tulosta.

b) Kalenteri ja ajanvaraus

• Suosikit-asetusten luominen nopeuttaa kalenterin päivittäistä käyttöä. Suosikkien avulla voidaan kalenteriin luoda pikapainikkeita, joiden avulla saadaan esiin halutut kalenterinäkymät nopeasti:
  1. Toimipisteen kalenterinäkymä
  2. Työntekijän kalenterinäkymä
  3. Toimipisteen ja työntekijöiden kalenterinäkymä

c) Muut asetukset

1. Käytä avoinna olevaa potilasta oletuksena ajanvarauksella -asetus on hyödyllinen ja on hyvä tiedostaa sen päällä olo sekä vaikutukset. Ohjauspaneelin aktiivinen potilas tuodaan oletuksena uudelle ajanvaraukselle asetuksen ollessa käytössä.
2. Kalenterin oletusnäkymäksi kannattaa asettaa vaihtoehto Toimipisteen kalenteri.
3. Kalenterin oletusaikaväliksi kannattaa asettaa Päivänäkymä, mikäli toimipisteellä on yli viisi aktiivista hoitohuonetta

2. Kotisivun pikalinkit ja tärkeimmät kohdat

a) Seuraavat ajanvaraukset -tiilen yläosasta nähdään tulevat ajanvaraukset ja päästään siirtymään kalenteriin otsikkoa klikkaamalla. Potilaan kortille päästään siirtymään potilaan nimen päältä klikkaamalla.

b) Viestit ja kommentit & Ilmoitustaulu -tiilet helpottavat vastaanoton viestintää.

c) Työjono-tiilestä nähdään nopeasti työjonotehtävät ja päästään siirtymään työjonolle

d) Kotisivun pikapainikkeista päästään siirtymään nopeasti mm. vastaanottonäkymään, kalenteriin, kutsuihin ja potilashakuun.

e) Lisäpaneelin haku voidaan avata näppäimistön F9-painikkeella tai ohjauspaneelista klikkaamalla

3. Ohjauspaneelin pikalinkit ja tärkeimmät kohdat

a) Ohjauspaneelin lisäpaneeli avataan hiiren vasemmalla ja pikatoiminnot hiiren oikealla.

b) Ohjauspaneelista voidaan avata toinen näkymä aktiivisen näkymän rinnalle ctrl-painike pohjassa ja klikkaamalla haluttua toista näkymää.

• Tämä on hyödyllinen ominaisuus, mikäli halutaan tarkastella/muokata kahta näkymää samanaikaisesti.

c) Yleiset:

• Valikko
  • Potilaat-painike avaa potilasrekisterin, josta voidaan hakea niin aktiivisia kuin arkistoitujakin potilaita. Potilaita voidaan suodattaa esiin rekisteristä erilaisten hakuehtojen avulla.
  • Painikkeesta Luo uusi potilas klikkaamalla päästään luomaan uusi potilaskortti potilasrekisteriin, jolloin potilas löytyy jatkossa haun avulla.
• Haku
  • Haun kautta voidaan hakea nopeasti potilaita ja rekistereitä ohjelmassa hakukenttään kirjoittamalla. Haku tarjoaa osuvimmat hakutulokset AssisDentissa. Hakutulosta klikkaamalla päästään siirtymään tarkempaan näkymään.
• Omat tiedot
  • Omat tiedot näkyvät ohjauspaneelissa. Oman nimen päältä klikkaamalla avautuvat lisäpaneeliin aktiiviset yksikkö-, palveluyksikkö- ja rooliasetukset. Tiedot tulee tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa päivän aluksi. Huom! Asetukset vaikuttavat mm. päivän kirjauksiin sekä laskutukseen. Omiin työntekijätietoihin pääsee klikkaamalla Muokkaa omia tietoja-painikkeesta.
  • Ohjauspaneelin Tänään-painike avaa kalenterinäkymän hiiren oikealla. Lisäpaneeli avautuu klikkaamalla hiiren vasemmalla.
  • Viestit ja kommentit-painikkeesta päästään luomaan uusia viestejä sekä kommentoimaan työjonotehtäviä.
  • Työjono-painikkeesta päästään luomaan uusia työjonotehtäviä sekä siirtymään halutulle työjonolle
  • Ohjauspaneelin Toimipiste-painike mahdollistaa:
    • hiiren oikealla kalenteriin tai vastaanottonäkymään siirtymisen
    • hiiren vasemmalla lisäpaneelin avaamisen ja vastaanottonäkymään tai toimipisteen kalenteriin siirtymisen.

4. Ohjauspaneelin valittu potilas ja potilaan etusivu

a) Kun potilas avataan, aukeaa potilaan tiedot kokoava potilaan etusivu ja ohjauspaneeliin tulee potilaaseen liittyvä osio, johon kootaan potilaaseen liittyvät painikkeet ja tiedot.

b) Ohjauspaneeli – Potilas valittuna

• Potilaan nimen päältä klikkaamalla hiiren vasemmalla voidaan:
  • Siirtyä muokkaamaan potilaan tietoja painikkeella Muokkaa tietoja.
  • Lähettää potilaalle vapaamuotoisia tekstiviestejä (vapaamuotoisiin tekstiviesteihin voidaan luoda fraaseja nopeuttamaan viestin kirjaamista)
• Muistiinpanot:
  • Voidaan muokata potilaaseen liittyviä muistiinpanoja
• Terveystiedot:
  • Terveystiedot näytetään automaattisen hoitosuhteen päättelyn tai manuaalisesti kirjatun syyn jälkeen, ilman tätä tietoja ei voida näyttää.
  • Potilaskertomus avataan klikkaamalla Terveystiedot-painiketta hiiren oikealla. Potilaskertomuksella:
    • Potilaan hoitohistoria näytetään potilaskertomuksella Historia-osion alla. Potilashistoriaa voi tarvittaessa suodattaa ja tulostaa.
    • Potilaalle voidaan kirjata esimerkiksi kommunikaatio Hoidon +-painikkeesta.
• Kuvantaminen
  • Röntgenkuvien avaaminen tapahtuu klikkaamalla Kuvantamiset-painiketta hiiren vasemmalla ja klikkaamalla haluttua kuvantamisohjelmistoa lisäpaneelissa.
•  
• Kutsut ja ajanvaraukset
  • Tulevien aikojen ja kutsujen tarkastelu sekä uusien luominen
  • Menneiden ajanvarausten tarkastelu (tämän avulla nähdään esimerkiksi, kenellä hoitohenkilöllä potilas on käynyt hoidossa).
•  
• Laskutus
  • Avaa laskutus laskutukseen siirtyminen
  • Avaa maksutapahtumat aiempien maksutapahtumien tarkastaminen ja esimerkiksi laskun tulostaminen jälkikäteen.
•  
• Potilaan etusivu
  • Potilaan etusivu on jaettu välilehdille Terveystiedot ja Asiakastiedot
    • Välilehdistä nähdään potilaaseen liittyvät tiedot, kuten potilaaseen liitetyt sopimukset, varoitukset maksuhäiriömerkinnöistä tai potilaaseen liittyvät muistiinpanot. Oranssilla ja punaisella huomiovärillä korostetaan huomioitavia asioita.
• Potilaan etusivulta päästään siirtymään potilaan tiedostoihin klikkaamalla Tietostokansio-tiilen päältä tai ohjauspaneelissa klikkaamalla Terveystiedot hiiren vasemmalla.
• Tiilistä päästään siirtymään tarkempiin näkymiin klikkaamalla tiilen otsikkoa tai tiilen alareunan linkkiä.

5. Potilashaku ja uuden potilaan luominen

a) Potilashaku saadaan auki näppäimistön F9-painikeella tai klikkaamalla painiketta Haku

b) Potilashaku löytyy myös kalenterilta uuden ajanvarauksen luonnin yhteydessä. Potilas voidaan siis hakea ajanvaraukselle tarvittaessa.

c) Uusi potilas voidaan luoda potilashaun yhteydessä, mikäli potilasta ei löydy potilasrekisteristä potilashaun kautta.

 

6. Ajanvaraaminen ja ajanvarauskalenteri

a) Kalenteri saadaan auki ohjauspaneeli Tänään-painikkeesta klikkaamalla hiiren oikealla

b) Kalenterin yläosasta muokataan kalenterinäkymää

• Haluttu hoitohenkilö haetaan Kalenterit-hakukentän kautta tai avataan suosikki-painikkeista

c) Kalenterissa työaikoja pääsee luomaan välilehdeltä “Työajat”. Työajat näytetään kalenterissa väreinä. Työaikojen värejä pääsee muuttamaan järjestelmäasetuksista välilehdeltä Työaika-asetukset.

d) Ajanvaraus tehdään maalaamalla kalenteriin ajanvaraus haluttuun kohtaan hiiren vasenpainike pohjassa. Tämän jälkeen haetaan ajanvaraukselle potilas. Tarkistetaan potilaan yhteystiedot, hoitoontulosyy ja tarvittaessa määritetään lisätiedot. Valitaan, lähetetäänkö potilaalle tekstiviestejä ajanvarauksesta. Lopuksi hyväksytään ajanvaraus.

• Huom! Ohjauspaneelissa aktiivinen potilas tulee oletuksena ajanvaraukselle.
• Ajanvaraus-dialogissa näytetään potilaan mahdolliset perumattomat poisjäännit ja maksuhäiriömerkinnät.
• Ajanvaraus voidaan tehdä Vapaiden aikojen haku- toiminnon kautta. Hakuun pääsee siirtymään kalenterin vasemmasta alareunasta.

e) Ajanvarauksen muokkaaminen tai peruminen onnistuu klikkaamalla ajanvarausta hiiren oikealla.

f) Kalenterin ikonit:

• Maapallo = internet-ajanvaraus
• Lukko auki = alustava ajanvaraus
• Tähti = uusi potilas
• Neliö = potilaan tila väri (tilavärit kuvattu täällä)

g) Päivän potilaslistan tulostus (suodatetaan esille haluttu hoitohenkilö ja päivä, lopuksi klikataan kalenterin alaosassa Tulostuksen esikatselu -painiketta

h) Potilaskortin avaaminen kalenterista onnistuu klikkaamalla hiiren oikealla ajanvarauksen päällä ja valitsemalla Avaa potilaan etusivu.

7. Potilaan saapuminen vastaanotolle

a) Potilaan tilaa kuvataan AssisDentissa tietyillä väreillä, vastaanoton kannalta oleellisimmat värit

• Keltainen = Potilas myöhästyy
• Tumma vihreä = Saapunut
• Vaaleansininen = Voidaan laskuttaa
• Punainen = Perumaton poisjäänti

b) Potilaan tilan muuttaminen saapuneeksi

• Klikkaamalla kalenterilla ajanvarauksen päältä hiiren oikealla ja vaihtoehdolla Vaihda potilaan tila.
• Vastaanottonäkymässä klikkaamalla potilaan ajanvarauksen lisätoimintopainiketta.
• Mikäli potilas jättää saapumatta, merkitään potilaan tilaksi Perumaton poisjäänti.

c) Potilaan yhteystietojen tarkistaminen

• Ajanvarauskalenterilta klikkaamalla ajanvarausta hiiren oikealla ja avaamalla potilaan etusivu.
• Vastaanottonäkymältä klikkaamalla potilaan ajanvarausta.
• Potilaan tiedoista voidaan päivittää muun muassa osoite ja puhelintiedot, liittää potilaaseen yrityssopimuksia sekä määrittää kutsuasetuksia ja toivottuja yhteydenottotapoja sekä ajankohtia.

d) Uuden potilaan huomioiminen

• Uusi potilas näytetään kalenterilla ja vastaanottonäkymässä tähti-ikonilla
• Uuden potilaan tiedoista on tärkeää tarkastaa:
  • Potilaan henkilötunnus, yhteystiedot, laskutustiedot (myös sopimukset & kelakorvausasetukset) sekä luvat ja suostumukset (järjestelmän sisäinen ja Kanta).
• Uudelle potilaalle annetaan täydennettäväksi myös esitietolomake, joka voidaan tarvittaessa liittää potilaan tiedostokansioon.

e) Lääkärin hoitohuoneeseen ohjaaminen

• Viemällä hiiren ajanvarauksen päälle kalenterilla näytetään ajanvarauksen hoitohuone, jos työajalle on määritetty hoitohuone.

8. Potilaskäynti & kutsu

a) Hoitohenkilö kirjaa potilaan toimenpiteet käyntiasiakirjalle. Kun toimenpiteet ovat kirjattu, hyväksytään ne laskutukseen.

b) Hoitohenkilö luo potilaalle kutsun ja tekee potilaskohtaiset kutsuasetukset.

9. Laskutus ja uuden ajan varaaminen

a) Laskutettavat potilaat nähdään Vastaanottonäkymän Laskutuksessa-osiosta. Kalenterilla potilaan tilaväri muuttuu vaaleansiniseksi.

• Hoitohenkilön hyväksyttyä toimenpiteet laskutukseen, nähdään vastaanotossa, että toimenpiteet voidaan laskuttaa. Toimenpiteiden hyväksymisen yhteydessä potilaan tila ohjelmassa muuttuu tilaan Odottaa laskutusta.

b) Ennen laskutukseen siirtymistä voidaan tarvittaessa varata potilaalle uusi aika tai lisätä asiakaslaskutusrekisteriin potilaalle myytäviä tuotteita.

c) Hoitohenkilö hyväksyttyä toimenpiteet laskutukseen:

• Siirrytään asiakaslaskutusrekisteriin vastaanottonäkymältä klikkaamalla potilaan ajanvarausta, potilaan etusivulta tarkistetaan laskutukseen liittyvät tiedot (kuten onko kyseessä sopimusasiakas, onko potilaalla erääntyneitä laskuja, maksuhäiriömerkintöjä tai laskutuksen muistiinpanoja), laskutusnäkymä avataan ohjauspaneelista klikkaamalla potilaan Laskutus-painiketta hiiren oikealla
• Tarkistetaan laskutusrivien tiedot (kelakorvaus, alennus, sopimus jne.)
• Lisätään tarvittaessa myytävät tuotteet.
• Valitaan laskutettavat rivit ja klikataan Vie kassalle.
• Kassalla valitaan maksutapa ja laskutus tehdään klikkaamalla Hyväksy ja tulosta.
• Mikäli laskutuksessa huomataan virhe, voidaan laskutus mitätöidä laskutuksen jälkeen avautuvan näkymän Korjaa laskutustapahtumaa –painikkeesta.

10. Potilaan sulkeminen

a) Potilas vaihtuu ohjauspaneeliin aina viimeisimpänä avatun potilaan mukaan, potilasta ei ole pakko erikseen sulkea.

• Huom! Ellei henkilöllä ole käytössä Oma AssisDent asetusta Sulje potilas aina kun avaan uuden potilaan.

b) Potilas voidaan sulkea ohjauspaneelista valitun potilaan nimen yhteydessä olevasta raksista klikkaamalla.

11. Päivän päätteeksi

a) Perumattomat poisjäännit nähdään vastaanottonäkymässä Saapuvat osiossa. Tarvittaessa:

• Avataan potilaan kortti ja siirrytään laskutukseen luomaan potilaalle perumattomasta käynnistä laskutusrivi ja muodostetaan lasku.
• Luodaan perumattomasta poisjäännistä hoitohenkilölle työjonotehtävä laskutuksen myöhempää muodostusta varten.

b) Avataan valikon kautta Raportit ja otetaan Päiväraportti. Täsmäytetään kassan ja maksupäätteen myynti.

12. Muita hyödyllisiä osioita

a) Työjonon kautta voidaan potilaan soittopyynnöt ohjata lääkärin työjonolle käsiteltäväksi.

b) Kalenteriin voidaan luoda myös potilaaton ajanvaraus (muistilappu) hoitohenkilölle. Tämän osalta kannattaa sopia vastaanoton yhteiset toimintamallit.

c) Viestien ja kommenttien kautta on hoitohenkilön mahdollista kommunikoida vastaanoton kanssa tietoturvallisesti.

d) AssisDentin ohjeet saadaan esille AssisDentin ?-painikkeesta klikkaamalla.

e) AssisDent-tukipyyntö tai kehitysehdotus voidaan lähettää näppäimistön F1-painikkeesta klikkaamalla.

f) Uloskirjautuminen tehdään ohjelmiston oikean yläkulman ruksista tai ohjauspaneelin Sulje Assisdent-painikkeesta.