Pääkäyttäjän parhaat käytännöt    

 Pääkäyttäjän parhaat käytännöt  

Pääkäyttäjän tulisi hahmottaa AssisDent-ohjelmisto kokonaisuudessaan. Ohjeeseen on pyritty kokoamaan keskeisimmät kokonaisuudet pääkäyttäjän päivittäisen ja viikoittaisen toiminnan näkökulmasta. 

1. AssisDent-ohjelmisto ja sähköiset oppaat 

a) Pääkäyttäjän on tärkeää osata ohjelmisto mahdollisimman laajasti, sillä pääkäyttäjä hallinnoi AssisDent-toimialuetta ja kaikkia sen asetuksia. Ohjelmistossa on kattavasti ominaisuuksia ja pääkäyttäjän tulisi miettiä juuri omalle tai työskentelemälleen yritykselle oleellisimmat ominaisuudet ohjelmistosta sekä kuinka niitä hyödynnetään. Lisäksi pääkäyttäjä vastaa uusien ominaisuuksien käyttöönottamisesta. Huomioittehan, että pääkäyttäjään liittyviä vastuita ja velvollisuuksia on voitu kuvata myös AssisDentin ja asiakasyrityksen välisiin sopimuksiin.  

b) Pääkäyttäjän tukena on AssisDentin sähköiset oppaat, jotka saadaan esille ohjelmiston ?-painikkeesta. AssisDentin asiakaspalvelusta voidaan tilata lisäkoulutuksia niin pääkäyttäjälle kuin vastaanoton muulle henkilökunnalle.  

2. AssisDent-ohjelmiston palaute ja tiedotteet 

a) Asiakas voi lähettää AssisDent tukipyynnön tai kehitysehdotuksen näppäimistön F1-painikkeesta klikkaamalla.  

b) Entteri tiedottaa asiakkaan Entterille ilmoittamia yhteyshenkilöitä sähköpostitse ja kaikkia käyttäjiä ohjelmiston sisäänkirjautumisnäkymässä.   

c) Asiakkaan pääkäyttäjä ilmoittaa organisaationsa yhteyshenkilöt AssisDentin Organisaation yhteystiedot -näkymään (siirtyminen: ohjauspaneelin Valikko → Organisaatio → Organisaation yhteystiedot). Yhteystietojen ajantasaisuus tulee tarkistaa aika ajoin. Jos organisaation yhteystietoja ei ole lisätty, AssisDent pyytää pääkäyttäjää täyttämään yhteystiedot siihen saakka, kunnes vähintään yksi yhteystieto on lisätty. Kontaktihenkilöiksi voidaan lisätä AssisDent-käyttäjä tai esimerkiksi muu hallinnollinen henkilö. Kontaktihenkilöllä ei tarvitse olla AssisDent-tunnuksia. 

3. Oma AssisDent -asetukset  

a) Oma AssisDent -asetukset ovat työntekijäkohtaisia asetuksia. Kukin henkilö voi täältä asettaa itselleen sopivimmat asetukset ja pikatoiminnot (pääkäyttäjä voi asettaa asetukset vain itselleen).  

b) Yleiset asetukset  

• Pääkäyttäjälle on hyödyllistä, että uusista viesteistä ja työjonon kommenteista tuodaan esille ponnahdusilmoitus, jotta viestiin voidaan reagoida nopeasti. Ponnahdusilmoituksiin liittyvät asetukset kannattaa olla käytössä.   

c) Kalenteri ja ajanvaraus 

• Suosikit-asetusten luominen nopeuttaa kalenterin päivittäistä käyttöä ja pääkäyttäjälle suosikeista on hyötyä työsuunnittelussa. Suosikkien avulla voidaan kalenteriin luoda pikapainikkeita, joiden avulla saadaan esiin halutut kalenterinäkymät nopeasti: 

1. Toimipisteen kalenterinäkymä 
2. Työntekijän kalenterinäkymä  
3. Toimipisteen ja työntekijöiden kalenterinäkymä  

d) Työjono 

• Suosikit-asetusten luominen nopeuttaa työjonon päivittäistä käyttöä. Suosikkien avulla voidaan työjonoon luoda pikapainikkeita, joiden avulla saadaan esiin halutun tyyppiset tehtävät nopeasti.  

4. Kotisivun pikalinkit ja tärkeimmät kohdat 

a) AssisDent-ohjelmiston sähköinen opas, joka saadaan esille ohjelmiston ?-painikkeista 

b) Viesti ja kommentit ja Ilmoitustaulu -tiilet helpottavat organisaation ja toimipisteen sisäistä viestintää.  

c) Työjono-tiilestä nähdään nopeasti työjonotehtävät ja päästään siirtymään työjonolle. 

d) Kotisivun pikapainikkeista päästään siirtymään nopeasti mm. hinnastoihin, kutsuihin, potilashakuun. 

5. Ohjauspaneelin pikalinkit ja tärkeimmät kohdat 

a) Ohjauspaneelin haku saadaan auki F9-painikkeella tai klikkaamalla Haku. 

b) Ohjauspaneelin lisäpaneeli avataan hiiren vasemmalla ja pikatoiminnot hiiren oikealla.  

c) Ohjauspaneelista voidaan avata toinen näkymä aktiivisen näkymän rinnalle Ctrl-painike pohjassa ja klikkaamalla haluttua toista näkymää.  

• Tämä on hyödyllinen ominaisuus, mikäli halutaan tarkastella/muokata kahta näkymää samanaikaisesti.  

d) Yleiset: 

• Valikko  
  • Valikosta siirrytään eri ohjelman osa-alueille ja niiden asetuksiin sekä tietoihin, esimerkiksi Organisaatio, Potilaat ja Talous.  
• Haku-kenttä 
  • Hakukentästä voidaan hakea nopeasti työntekijää, organisaatioasetuksia ja rekistereitä ohjelmassa hakukenttään kirjoittamalla. Haku tarjoaa osuvimmat hakutulokset AssisDentissa. Hakutulosta klikkaamalla päästään siirtymään tarkempaan näkymään.  

e) Omat tiedot 

• Omat tiedot näkyvät ohjauspaneelissa. Oman nimen päältä klikkaamalla avautuvat lisäpaneeliin aktiiviset yksikkö-, palveluyksikkö- ja rooliasetukset. Tiedot tulee tarkastaa ja tarvittaessa muuttaa päivän aluksi. Huom! Asetukset vaikuttavat hoitohenkilöillä mm. päivän kirjauksiin sekä laskutukseen. Omiin työntekijätietoihin pääsee klikkaamalla Muokkaa omia tietoja-painikkeesta. Lisäpaneelista voidaan ottaa käyttöön Poikkeustila, jonka avulla pääkäyttäjällä on korotetut käyttöoikeudet mm. tarkastella terveystietoja ja muokata tai poistaa toisen työntekijän tekemiä terveysmerkintöjä.  
• Viestit ja kommentit -painikkeesta päästään luomaan uusia viestejä, osallistumaan keskusteluihin sekä kommentoimaan työjonotehtäviä.  
• Työjono-painikkeesta päästään luomaan uusia työjonotehtäviä sekä siirtymään halutulle työjonolle. 
• Ohjauspaneelin Toimipiste-painikkeesta saadaan avattua Ilmoitustaulu-näkymä, jossa voidaan tarkastella organisaation, AssisDentin ja toimipisteiden ilmoitustauluja. Lisäksi voidaan luoda uusi ilmoitus tai muokata aiempia ilmoituksia.    

f) Järjestelmäasetukset 

• Järjestelmäasetuksiin siirrytään ohjauspaneelin Järjestelmäasetukset-painikkeen kautta. Järjestelmäasetukset on jaoteltu asetuksittain eri välilehdille, lisäksi alareunan painikkeissa on esim. ajanvaraus- ja kutsuviestien viestipohja-asetukset. Järjestelmäasetuksien kautta voidaan ottaa käyttöön uusia ominaisuuksia tai muokata jo aiemmin käyttöönotettuja kokonaisuuksia. Alle on lueteltu välilehdet ja välilehden oleellisimmat asetukset: 
  • Viestintäasetukset – ajanvarausviestit & ajanvarausviestipohjat, kutsut & kutsuviestipohjat 
  • Ajanvarausasetukset – hoitoontulosyyt & internet-ajanvaraus 
  • Työaika-asetukset – työaikatyypit & työaika-asetukset 
  • Tietoturva-asetukset – salasana- ja muut tietoturva-asetukset 
  • Muut asetukset – palkkiolaskenta, palvelumaksut, käyntipohjat, AssisDent-mobile & verkkolaskutus  
  • Paikalliset asetukset – tietokonekohtaiset röntgen- ja maksupääteintegraatiot sekä käyttöliittymän kieli 
  • Tiedostokansio – potilaskohtaisen tiedostokansion käyttöönotto ja asetukset 

6. AssisDent-ohjelmiston asetukset 

a) AssisDent tukee erikokoisia ja tyyppisiä organisaatioita, ohjelmiston eri asetusten avulla voidaan ohjelma konfiguroida vastaamaan organisaation tarpeita. Asetukset määritellään ohjelmistoon pääsääntöisesti kertaalleen. Ajan saatossa voi herätä tarve muokata asetuksia tai ottaa käyttöön uusi ominaisuuksia sekä määritellään niiden asetukset. Tässä pääkäyttäjän ohjeessa ei pureuduta laajemmin ohjelmiston asetuksiin, mutta alle on kuvattu pääosion mistä asetuksiin päästään siirtymään:  

• Ohjauspaneelin Valikko-painikkeen lisäpaneelista päästään siirtymään ohjelmiston eri osa-alueille ja niiden asetuksiin sekä tietoihin (asetuksien osalta oleellisimmat kokonaisuudet tässä ovat Talous ja Organisaatio) 

b) Ohjauspaneelin alaosan Järjestelmäasetukset-painike 

c) Asetuksiin tehdyt muutokset vaikuttavat pääsääntöisesti aina koko toimialueeseen ja sen kaikkiin käyttäjiin (pois lukien Paikalliset asetukset -välilehti. Tänne tehdyt asetukset ovat tietokonekohtaisia, nämä asetukset tehdään jokaiselle tietokoneelle erikseen).  

d) Joissakin asetuksissa on neljä eri tasoa sekä eri kieliasetuksia. Tasot ovat: potilaskohtainen, työntekijäkohtainen, toimipistekohtainen tai organisaatiokohtainen. Kielet näytetään maan lipun perusteella.  

• Tasot: Oletuksena käytetään organisaatiotason asetusta. Jos on luotu toimipistetason asetus, niin toimipisteen asetus yliajaa organisaatiotason asetuksen (vastaavasti työntekijäkohtainen asetus yliajaa sekä toimipisteen että organisaatiotason asetukset ja potilaskohtainen yliajaa kaikki aiemmat asetustasot).  
• Kieli: Viestit ja tulosteet muodostetaan ensi sijassa potilaan kielen mukaan. Mikäli potilaan kielelle ei ole esimerkiksi viestipohjaa luotuna, käytetään joko työntekijä-, toimipiste- tai organisaatiotasoon asetettua kielipohjaa.   

7. Organisaation viikoittainen ja päivittäinen hallinnointi 

a) Sisäinen viestintä 

• Sisään kirjauduttaessa nähdään ohjelmiston kotisivulta silmäyksellä uudet viestit ja ilmoitukset sekä työjonotehtävät. Nämä nähdään myös ohjauspaneelin osioissa Viestit ja kommentit, Työjono ja Toimipiste.   
• Viestit ja kommentit 
  • Viestit ovat kahden tai useamman käyttäjän välisiä keskusteluja, joita on käyty AssisDent ohjelmiston sisällä. Työjonokommentit ovat keskusteluja, joita käydään Työjonon tehtävien korteilla. Työjonosta ja sen sisäisestä viestinnästä kerrotaan lisää myöhemmin ohjeessa.  
  • Viestien kautta pääkäyttäjä voi keskustella koko organisaation, toimipisteiden, ryhmien tai yksittäisten henkilöiden kanssa tietoturvallisesti. 
  • Ohjelmistoon voidaan luoda valmiiksi työntekijäryhmiä, joita käytetään työjonoissa ja viestien lähettämisessä useammalle henkilölle yhdellä kertaa. Työntekijäryhmiä hallinnoidaan ja luodaan Työntekijät-rekisterin kautta, jonne siirrytään ohjauspaneelista Valikosta → Organisaatio → Työntekijäryhmät. Ryhmiä voidaan luoda rooli, toimipiste tai työntekijäperusteisesti.  
  • Viestit ja kommentit -näkymä sisältää käyttäjään liittyvät viestit. Klikkaamalla näkymän yläreunassa olevia välilehtiä, voidaan siirtyä viestien ja työjonokommenttien välillä. Näkymässä voidaan etsiä tiettyjä viestiketjuja, luoda uusia viestiketjuja tai arkistoida vanhoja ketjuja. Viesteille voidaan lisätä tunnisteita ja merkitä suosikeiksi. Viestit-näkymässä voidaan luoda uusi viestiketju klikkaamalla alhaalta Luo uusi -painikkeesta. Huom! Uusia työjonokommentteja luodaan Työjono-näkymästä suoraan tehtävälle.  
• Ilmoitustaulut 
  • Ilmoitustaulujen avulla voidaan tiedottaa koko organisaatiota tai yksittäisiä toimipisteitä. Organisaation ilmoitukset näkyvät kaikille organisaation työntekijöille. Toimipisteen ilmoitukset näkyvät niille työntekijöille, jotka on merkitty työskentelemään kyseistä toimipistettä vastaavassa yksikössä. Ilmoitustauluille voidaan tuoda myös Entterin toimesta ohjelmistoon liittyviä ilmoituksia, tämän tyyppiset ilmoitukset näytetään kaikille käyttäjille.  
  • Ilmoitustaulu-näkymän saa avattua klikkaamalla Ilmoitustaulu-painiketta. Ilmoitustaulu-näkymän yläosasta voidaan valita, mitä ilmoitustaulua tarkastellaan. Organisaation ja toimipisteiden ilmoitustauluilla on pysyvä Tiedot-osio, johon voidaan lisätä esimerkiksi toimipisteen yleisiä tietoja. Organisaation ilmoitustaulun Tiedot-osioon kannattaa lisätä organisaation tärkeimmät yhteystiedot kuten: AssisDent-pääkäyttäjät, AssisDent-tuen ja tukiportaalin sekä IT-tuen yhteystiedot. Ilmoitustaululle voidaan luoda ilmoitus klikkaamalla alhaalta Luo ilmoitus -painikkeesta. 

b) Tehtävien hallinta 

• Työjono 
  • Työjonon avulla työntekijä voi luoda, vastaanottaa ja hallinnoida omia tehtäviä ja osoittaa tehtäviä toisille työntekijöille tai itselleen. 
  • Vastaanotoilla työjonoja käytetään paljon esimerkiksi manuaalisesti kirjattavien soittopyyntöjen ja ”automaattisesti luotavien” lausuntopyyntöjen luomiseen ja hallinnoimiseen.  
  • Työjono on työkaluna erinomainen myös laajempaan prosessiohjaukseen, se mahdollistaa reaaliaikaisen tehtävien lähettämisen ja vastaanottamisen läpi organisaation -> vastaanotoilta voidaan helposti luoda tehtäviä pääkäyttäjille ja toisinpäin. Työjonon avulla tehtävät pysyvät varmassa tallessa ja Työjono-näkymästä nähdään silmäyksellä saapuneet ja keskeneräiset tehtävät. Tehtävistä nähdään nopeasti tärkeys, määräaika ja tehtävän kuvaus. Tehtävään liittyvät keskustelut hoidetaan tehtävän kautta tehtävän lähettäjän ja sen seuraajien kesken, tehtävän keskustelu tallentuu sille loogiseen sijaintiin. Vastaanottajaryhmille tulleita tehtäviä ja itse luotuja tehtäviä voidaan seurata, lisäksi Työjono-näkymästä saadaan esille lähetyt ja palautuneet tehtävät. Historian kautta voidaan tarvittaessa siirtyä myös valmiisiin tehtäviin.  
• Asetukset 
  • Työntekijäryhmät-näkymään kannattaa pääkäyttäjän luoda valmiiksi toimipisteiden ja organisaation tarvitsemia työntekijäryhmiä työjonon näkökulmasta. Työntekijäryhmistä lisätietoja Työntekijöiden hallinnointi -osiossa.  
  • Järjestelmäasetukset-osion Muut asetukset -välilehdeltä asetetaan radiologian työjonon oletusasetukset. Täältä asetetaan esimerkiksi millaiselle vastaanottajaryhmälle lausuttavat röntgenkuvat oletuksena ohjautuvat.  
  • Oma AssisDent -asetuksien avulla voidaan luoda työntekijäkohtaisia suosikkeja työjonoon (pääkäyttäjä voi asettaa asetukset vain itselleen). 
• Työjono-näkymä lyhyesti 
  • Työjonon saa auki klikkaamalla Ohjauspaneelista Työjono-painiketta. Ohjauspaneelissa oranssilla näkyvä luku kertoo uusien, lukemattomien työjonotehtävien määrän. 
  • Työjono-näkymästä nähdään nopeasti uudet saapuneet tehtävät, tekeillä olevat ja omat henkilökohtaiset tehtävät. Näkymän oikeasta yläkulmasta voidaan siirtyä myös seurattaviin ja valmistuneisiin tehtäviin (historia).   
  • Työjono-näkymää voi suodattaa Näytä tarkemmat hakuehdot -painikkeen avulla tai työntekijäkohtaisilla Suosikit-valinnoilla.   
  • Uusi työtehtävä luodaan klikkaamalla Luo uusi -painiketta. Valitaan tehtävän tyyppi, vastaanottaja tai vastaanottajaryhmä, tärkeys ja määräaika sekä muut tehtävän tiedot. Työjono tehtäviä voi luoda itselle ja toiselle luotuja tehtäviä voi myös seurata.  
  • Tehtävän sisäinen keskustelu hoidetaan tehtävän Kommentit-välilehden kautta. Kommentit-osion kirjattu viesti lähetetään tehtävään liitetyille henkilöille. Työntekijä saa ilmoituksen saapuneesta viestistä ponnahdusilmoituksella ja viesti näkyy myös esimerkiksi ohjauspaneelissa. 

8. Työntekijöiden hallinnointi 

a) Työntekijärekisteriin siirrytään ohjauspaneelista klikkaamalla Valikko → Organisaatio → Työntekijät.  

b) Työntekijät-rekisteristä nähdään ohjelmiston aktiiviset työntekijät. Näkymän kautta hallinnoidaan työntekijöiden tietoja ja työntekijään liittyviä asetuksia. Työntekijää voi hakea rekisterinäkymän hakukentän avulla tai rekisteriä voi suodattaa Näytä tarkemmat hakuehdot -painikkeen suodattimien kautta. Uusi työntekijä luodaan Luo uusi -painikkeesta, lopettanut työntekijä valitaan rekisteristä ja klikataan Arkistoi (arkistoinnin yhteydessä työntekijä poistuu hakukentistä ja samalla työntekijän sisäänkirjautuminen estetään).  

c) Työntekijöiden käyttäjätunnuksia ja salasanoja hallinnoidaan työntekijärekisteristä. Työntekijän tiedot saadaan esille klikkaamalla rekisterissä työntekijän nimeä (työntekijä voidaan hakea myös ohjauspaneelin hakukentän kautta). Työntekijän kortilta nähdään käyttäjätunnus ja käyttäjälle voidaan luoda uusi salasana, mikäli salasana on unohtunut (Palauta salasana -painike). Käyttäjätunnus lukkiutuu useamman virheellisen sisäänkirjautumisyrityksen yhteydessä, tällöin pääkäyttäjä voi purkaa lukituksen työtekijäkortilta ja sisäänkirjautuminen on mahdollista oikealla käyttäjätunnuksella ja salasanalla (Pura käyttäjätunnuksen lukitus -painike).  

d) Työntekijäkortin asetukset tiiviisti 

• Työntekijäkortille asetetaan vähintään pakolliset. Lisäksi työntekijäkortille määritetään työntekijään liittyviä asetuksia, tällaisia ovat muun muassa: 
  • Yksiköt – määritellään työntekijän käyttämät laskutusasetukset kuten tilinumero, maksuajat, laskutuslisät ja kelatilitysasetukset sekä toimipiste. 
  • Palveluyksiköt - määritellään työntekijän luomien potilasasiakirjojen rekisterinpitäjyys ja toimipiste. 
  • Roolit ja Käyttöoikeudet - määritellään työntekijän rooli ja millaiset käyttöoikeudet työntekijällä on ohjelmistossa. 
    • Rooleihin määritetään työntekijän kelaluokitus, jota käytetään kelalaskennassa (laskentaan vaikuttaa myös työntekijän yksilöintitunnus ja rekisteröintinumero). 
  • Käyttöoikeuksia voidaan rajata toimipisteen, yksikön ja laskutusasetuksen perusteella. Lisäksi työntekijälle voidaan asettaa käyttöön asetus, jonka avulla terveystietojen katselun syy tulee määrittää aina manuaalisesti käyttäjän toimesta (asetus: Vaadi aina syy terveystietojen katseluun), ominaisuutta käytetään varsinkin vastaanottohenkilöillä.  
  • Käyttöoikeuksien kautta määritellään organisaation tietosuojavastaavat, joilla on pääsy henkilötietojen käyttölokiin (käyttöoikeus: Tietosuojavastaava). 
• Kutsut ja ajanvaraus – osiosta voidaan asettaa muun muassa: 
  • Millaisia työntekijälle luotavat kutsut ovat (asetus: Uuden kutsun oletustiedot). 
  • Paljonko kutsuajanvarauksia saa yhdelle päivälle luoda (asetus: Kutsuajanvarausten enimmäislukumäärä saman päivän aikana). 
  • Lisätiedot ajanvarausta varten -asetuksen tiedot näytetään ajanvarauskalenterilla. 
  • Hoitoontulosyyt -osiosta määritellään millaisia hoitoontulosyitä työntekijä tekee. Hoitoontulosyyt -osiosta hoitoontulosyyt voidaan määritellä työntekijäkohtaisesti. Asetuksien avulla voidaan muun muassa määrittää käytetäänkö hoitoontulosyitä sisäisesti tai internet-ajanvarauksessa, luodaanko hoitoontulosyyn kautta suunnitelmakäynti potilaskertomukseen, poikkeaako ajanvarauksen kesto hoitoontulosyyn oletuskestosta tai poissulkea jokin hoitoontulosyy työntekijältä.  
  • Työntekijäkortilta voidaan määrittää työntekijään liittyvät internet-ajanvarausasetukset kuten mitkä hoitoontulosyyt on varattavissa internet-ajanvarauksessa, työntekijän kuva ja kuvaus internet-ajanvarauksessa.  
• Oma AssisDent -asetukset 
  • Oma AssisDent -asetukset ovat työntekijäkohtaisia asetuksia. Työntekijöille tulisi perehdyttää Oma AssisDent -asetukset ja parhaat vinkit asetuksiin kunkin roolin pohjalta, koska näitä pääkäyttäjä ei voi työntekijän puolesta työntekijälle luoda.  
• Työaikojen hallinnointi 
  • Työaikojen suunnitteluun siirrytään kotisivun Työsuunnittelu-painikkeesta tai kalenterilta välilehdeltä Työajat. 
  • Kalenterin yläosasta voidaan muokata kalenterinäkymää 
    • Hoitohenkilö haetaan Kalenterit-hakukentän kautta tai klikkaamalla Suosikit-painiketta. 
• Kalenterissa työajat näytetään Järjestelmäasetuksissa määritellyllä värillä. Työaikatyyppien värejä pääsee muokkaamaan Järjestelmäasetusten Työaika-asetukset välilehdellä (Huom! vaatii pääkäyttäjän käyttöoikeuden). 
• Työaikaa luodaan maalaamalla kalenterin haluttuun kohtaan hiiren vasenta painiketta pohjassa pitäen. Kun hiiren vasemmasta painikkeesta päästetään irti, työaika ilmestyy maalattuun kohtaan. Valitaan työajalle oikea tyyppi, toimipiste ja halutessa myös huone. Työaika tallennetaan tiedoilla. 
  • Luodut työajat voidaan kopioida tuleville viikoille Työaikojen kopiointi - painikkeella. 
• Työaikaa voidaan muokata työaikaa klikkaamalla, se voidaan siirtää hiiren vasen pohjassa raahaamalla tai poistaa hiiren oikealla.  

g) Työntekijäryhmät   

• Työntekijäryhmät-näkymään kannattaa luoda valmiiksi erilaisia työntekijäryhmiä toimipisteiden ja organisaation käyttöön, joko keskusteluviesteille tai työjono-tehtävien vastaanottajaryhmiksi. Työntekijäryhmiä voidaan käyttää työjonotehtävien lähettämisessä useammalle henkilölle yhdellä kertaa tai useamman henkilön ryhmäkeskusteluissa.  
• Työntekijäryhmiä voidaan hallinnoida ja luoda ohjauspaneelista seuraavasti Valikko → Organisaatio → Työntekijäryhmät. Uusi työntekijäryhmä luodaan klikkaamalla Luo uusi -painiketta. Ryhmiä voidaan luoda rooli, toimipiste tai työntekijäperusteisesti. Pääkäyttäjän kannattaa luoda tarpeelliset ryhmät etukäteen toimipisteiden ja organisaation käyttöön esimerkiksi ryhmät pääkäyttäjille, hallinnolle, toimipisteille, lääkäreille, radiologeille jne. 

9. Muuta: 

a) Potilasrekisterin hallinnointi 

• Potilasrekisteriin siirrytään ohjauspaneelista: Valikko → Potilaat→ Potilaat. 
• Potilasrekisteristä nähdään ohjelmiston aktiiviset potilaat. Näkymän kautta hallinnoidaan potilaita ja potilaan nimeä klikkaamalla yksittäisen potilaan tietoja. Potilasta voi hakea rekisterinäkymän hakukentän avulla tai rekisteriä voi suodattaa Näytä tarkemmat hakuehdot -painikkeen suodattimien kautta. Uusi potilas luodaan Luo uusi -painikkeesta. Potilas poistetaan (esim. menehtynyt potilas) valitsemalla potilas rekisteristä ja klikkaamalla Arkistoi (arkistoinnin yhteydessä potilas poistuu rekisteristä ja hakukentistä).  
• Potilasrekisterin kautta usealle potilaalle voidaan yhtäaikaisesti lähettää tekstiviesti, muokata tunnisteita tai arkistoida, lisäksi voidaan hakea potilaat, joilla ei ole kutsua tietyllä aikavälillä. Potilasrekisteri voidaan tarvittaessa myös tulostaa.  

b) Tunnisteet 

• Tunnisteita annetaan tietyille käyttökohteille kuten potilas, työntekijä, toimipiste tai hinnastorivi. Tunnisteiden avulla voidaan jaotella esimerkiksi potilaita ja työntekijöitä eri ryhmiin. 
• Tunnisteita hallinnoidaan Tunnisteet-rekisterissä, jonne päästään ohjauspaneelista Valikko → Organisaatio → Tunnisteet. Esimerkiksi voitaisiin luoda tunniste ”Pelkopotilaiden hoito”, jota käytettäisiin Työntekijät-rekisterissä luokittelemaan pelkopotilaiden hoitoon erikoistuneita työntekijöitä. Työntekijään liittyvää tunnistetta voidaan käyttää kalenterin Vapaiden aikojen haku -toiminnallisuudessa ja Suosikit-painikkeissa sekä Työntekijät-rekisteriä voidaan suodattaa tunnisteiden perusteella. Tunnisteita voi lisätä käyttökohteille rekistereissä valitsemalla yksi tai useampi rivi ja klikkaamalla rekisterin alareunasta Muokkaa tunnisteita. 
• Tunnisteita kannattaa lisätä aina organisaation tarpeiden mukaan, kun uusi käyttökohde on havaittu.  

c) Hinnastojen hallinta 

• Hinnastoihin siirrytään ohjauspaneelista klikkaamalla Valikko → Talous → Hinnastot.  
• Hinnasto tulostetaan valitsemalla hinnasto ja klikkaamalla alhaalta Vie kaikki CSV:ksi -painiketta. Hinnastoa muokataan klikkaamalla hinnaston nimestä, hinnaston kortilta voidaan muokata hinnaston yleisiä tietoja kuten rajoittaa sen näkyvyyttä yksikön tai roolin perusteella. Hinnastossa olevia hinnastorivejä ja niiden hintoja muokataan valitsemalla Näytä rivit. Hinnastoon voidaan luoda uusi hinnastorivi Hinnastorivit-rekisterin Luo uusi -painikkeesta ja olemassa olevia hinnastorivejä voidaan muokata klikkaamalla yksittäistä riviä tai valitsemalla useamman rivin ja klikkaamalla alaosan painikkeita kuten Korota hintoja.  
• Uloskirjautuminen tehdään ohjelmiston oikean yläkulman ruksista tai ohjauspaneelin Sulje Assisdent-painikkeesta.