Ostopalvelun valtuutus ja sen voimassaolo tarkistetaan yleisimmin potilaan ajanvarauksen teon yhteydessä, jolloin potilaalta tulee tiedustella onko kyseessä ostopalvelukäynti (tapauskohtaisesti palveluseteli- tai ostopalvelusopimus).
Mikäli potilas tulee ns. "sopimuskäynnille" lisätään ajanvaraukseen soveltuva ostopalvelu- tai palvelusetelisopimus. Sopimuksen liittämisen yhteydessä haetaan Kanta-palveluista soveltuvassa laajuudessa ostopalvelun valtuudet, jotka ovat hyödynnettävissä ja valitaan niistä ajanvaraajan toimesta käytettävä valtuutus. Ostopalvelun valtuutuksia voi löytyä useampi, jolloin ajanvaraajan on osattava valita kulloisessakin asiayhteydessä oikea valtuutus. Mikäli valtuutuksia ei löydy tai valtuutus ei ole enää voimassa tulee olla välittömästi yhteydessä järjestäjään, jotta valtuutus ja tätä kautta sopimuskäynti valtuutuksen perusteella voidaan tehdä. Ajanvaraus on mahdollista tehdä myös ilman ostopalvelun valtuutusta, mutta tällöin asiakirjat pitää toimittaa järjestäjälle muulle tietoturvallisella menettelyllä. Sopimuksen lisääminen ajanvaraukselle (ts. sopimuskäynnin varaaminen) epäonnistuu, jos ostopalveluvaltuutus ei ole voimassa tai sitä ei ole.
Huom! Ostopalvelun valtuutuksen löytyminen voi edellyttää palvelusetelin aktivointia setelijärjestelmässä tuottajan toimesta esimerkiksi palse.fi-portaalissa. Huomioithan, että pääsääntöisesti kirjautuminen on tehtävä setelijärjestelmään vahvasti esimerkiksi SOTE-toimikortilla, jotta setelin/valtuutuksen aktivointi onnistuu. Setelin aktivoinnista valtuutuksen löytymiseen Kanta-palveluista AssisDentin kautta liittyy myöskin viive, valtuutusta ei välttämättä välittömästi löydy setelin/päätöksen aktivoinnin jälkeen. Viive voi olla esimerkiksi palse.fi-portaalia käytettäessä 0-4 minuuttia. Valtuutuksen aktivointi tehdään tarvittaessa organisaation määrittämien käytänteiden ja käyttäjien toimesta.
Sopimuspotilaan ajanvaraus
Kuva: Ostopalvelupotilaat rinnastuvat normaaleihin sopimuspotilaisiin ajanvarauksen yhteydessä. Toisin sanoen potilaalta pitää tiedustella onko kyseessä yksityinen käynti vai ostopalvelu- tai palvelusetelikäynti. Ajanvaraus tehdään tässä vaiheessa normaalisti AssisDent-asiakkaan sisäisten käytänteiden mukaisesti.
Kuva: Kun ajanvaraus on luotu lisätään ajanvaraukseen (ja sen taustalla olevaan palvelutapahtumaan) sopimus, jos kyseessä on sopimuskäynti.
Kuva: Valitaan käytettävä sopimus. Esimerkkitapauksessa on kyseessä potilaskohtainen ostopalvelu eli palvelusetelikäynti, jo ajanvarausvaiheessa on hyvä lisätä palvelusetelin tunniste mikäli mahdollista. Tämän jälkeen valitaan "Hae ostopalvelun valtuutusasiasiakirja", jolla haetaan Kanta-palveluista ostopalveluvaltuutuksia joka oikeuttaa potilaan hoitamisen ja asiakirjojen arkistoinnin suoraan järjestäjän rekisteriin.
Kuva: Mikäli ostopalveluvaltuutuksia löytyy Kanta-palveluista valitaan ajanvaraajan toimesta kyseisen potilaan kohdalla käytettävä valtuutus, joka on perusteena hoidon antamiselle. Lopuksi klikataan Valitse, joka liittää valitun sopimuksen ajanvaraukseen. Taustalla olevalla palvelutapahtumalla, johon myöhemmässä vaiheessa potilasasiakirjat liittyvät, on ostopalveluvaltuutuksen perusteella jo tiedot julkisen puolen rekisterinpitäjästä, julkisesta rekisteristeristä sekä hoitovastuullisesta järjestäjän palveluyksiköstä, jonka alaisuuteen asiakirjat tullaan tekemään sekä arkistoimaan Kanta-palveluihin.
Kuva: Sopimuksen liittämisen jälkeen ajanvaraus ei eroa muista potilasajanvarauksista millään tavalla, ottaen huomioon AssisDent-asiakkaan sisäiset ajanvarauskäytänteet.
Ostopalveluvaltuutusta ei löydy?
Ostopalvelu- tai palvelusetelisopimuksen liittämisen yhteydessä tehtävän ostopalvelun valtuutuksen haun yhteydessä voi tulla tilanne, että ostopalveluvaltuutusta ei löydy. Tämä tilanne voi tulla vastaan sopimuksen liittämisen yhteydessä niin ajanvarauksella kuin potilaskertomuksella, koska sopimuksia voidaan liittää potilaalle molemmissa tilanteissa. Syynä ostopalveluvaltuutuksen puuttumiselle voivat olla seuraavat asiat:
- Palvelusetelin aktivointi on tehty palse.fi -portaalissa juuri ennen ostopalveluvaltuutuksen hakua eikä valtuutusta ole ehtinyt vielä muodostumaan Kanta-palveluihin
- Aktivoinnista valtuutuksen löytymiseen voi liittyä 0-4 minuutin viive, joten valtuutuksen hakua kannattaa yrittää hetken päästä uudelleen
- Organisaation on huomioitava ajanvarauksen toimintamalleissa palse.fi ja vastaaviin portaaleihin omaavien henkilöiden käyttöoikeudet (käyttäjät joilla on oikeudet tehdä palvelusetelin aktivointi) - Esimerkiksi, jos organisaatiolla on käytössä keskitetty callcenter
- Ostopalveluvaltuutukseen liittyvät tausta-asetukset on tehty väärin tai ostopalveluvaltuutuksen haku tehdään vääriin asetuksiin pohjautuen
- Ostopalveluvaltuutuksen voimassaoloaika on päättynyt ts. ostopalveluvaltuutus ei ole enää voimassa
- Potilaan sopimuskäynti voidaan tarvittaessa edelleen hoitaa ilman valtuutusta "Jatka ilman Kannan ostovaltuutusta" toiminnon kautta (vaatii ensin valtuutuksen hakemista Kanta-palveluista)
- Järjestäjään on oltava välittömästi yhteydessä, jotta vanhentunutta ostopalveluvaltuutuksen voimassaoloaikaa pidennetään tai tehdään uusi valtuutus jota käytetään jatkossa
- Jos järjestäjän kanssa solmittu sopimus ei ole enää voimassa on kyseiseltä yrityssopimukselta suositeltavaa ottaa pois käytöstä asetus Järjestäjällä käytössä ostopalveluvaltuutus ja arkistoitava kyseinen ostopalvelu- tai palvelusetelisopimus, kun liittyvä yrityslaskutus on onnistuneesti saatettu loppuun. Tämän jälkeen kyseistä vanhentunutta sopimusta ei voi enää sopimusdialogissa käyttää
- Ostopalveluvaltuutusta ei ole järjestäjän toimesta tehty
- Järjestäjään on oltava välittömästi yhteydessä, jotta puuttuva ostopalveluvaltuutus tehdään ja sitä voidaan hyödyntää. Potilaan sopimuskäynti voidaan tarvittaessa edelleen hoitaa ilman valtuutusta "Jatka ilman Kannan ostovaltuutusta" toiminnon kautta vaikka valtuusta ei löytyisikään
- Käytettävällä ostopalvelu- tai palvelusetelisopimuksella on virheellisesti päällä asetus Järjestäjällä käytössä ostopalveluvaltuutus
- Asetus on poistettava käytöstä sopimukselta AssisDent-asiakkaan pääkäyttäjän tai muun riittävät käyttöoikeudet omaavan henkilön toimesta, jotta sopimus voidaan onnistuneesti liittää
- Kanta-palvelut eivät ole käytössä AssisDentin tai Kelan Kanta-palveluiden häiriötilanteen vuoksi
Kuva: Vaikka ostopalvelun valtuutusta ei löytyisikään on mahdollista jatkaa myös ilman valtuutusta. Näin sopimus saadaan liitettyä, tarvittavat potilasasiakirjat luotua sekä ostopalvelun laskutus hoidettua normaalisti poikkeustilanteesta huolimatta. Ilman valtuutusta tehdyt järjestäjän rekisteriin kuuluvat potilasasiakirjat on toimitettava järjestäjälle tietoturvallisesti heidän ohjeitaan noudattaen.