Ostopalvelun valtuutuksen käyttöönotto

Huom! Ostopalvelun valtuutus ja AvoHilmo-tilastoinnin käyttöönotto on tällä hetkellä mahdollista Helsingin Kaupungin ja YTHS:n palveluntuottajille. Muiden järjestäjien (esim. hyvinvointialueiden) kanssa on sovittava erikseen valmiudesta ostopalvelu valtuutuksen käyttöön, näissä tilanteissa voit olla yhteydessä omaan asiakaspäällikköösi tai Entterin myyntiin. Käyttö muiden järjestästäjien kanssa on lähtökohtaisesti mahdollista, jos käyttöönoton esiehdot täyttyvät kaikkien osapuolten toimesta. 

Ostopalvelun valtuutus on AssisDentissa erikseen käyttöönotettava Kanta-palvelu, kuten Potilastietovaranto ja Sähköinen lääkemääräys.

Ostopalvelun valtuutuksen käyttöönoton esiehtona AssisDentissa ovat seuraavat asiat:

• Potilastietovaranto ja ostopalvelun valtuutus on käytössä AssisDent-asiakkaalla ja ostopalvelun järjestäjällä
  • Ostopalveluiden järjestäjä tekee palveluntuottajalle ostopalveluvaltuutuksia Kanta-palveluun, josta valtuutuksia tuottajan toimesta haetaan
  • Ostopalvelun valtuutuksen perusteella potilasasiakirjat saadaan suoraan tehtyä ja arkistoitua järjestäjän rekisteriin niin AssisDentissa kuin Potilastietovarannossa. Ostopalvelun valtuutuksella järjestäjä määrittelee myös palveluntuottajan käyttöoikeuksia hakea potilasasiakirjoja suoraan järjestäjän rekisteristä (normaalin luovutushaun lisäksi)
    • Järjestäjä voi antaa käyttöoikeuden kaikkiin asiakirjoihin, tietyn aikavälin asiakirjoihin tai tiettyjen palvelutapahtumien asiakirjoihin
    • Järjestäjän nimiin ostopalvelun valtuutuksen perusteella tehtävät potilasasiakirjat kuuluvat järjestäjän rekisteriin eivät palveluntuottajan (potilasasiakirjojen rekisterinpitäjänä on järjestäjä EI AssisDent-asiakas)
• AssisDentin sopimustenhallinta on otettu käyttöön ja sitä käytetään vakiintuneesti, suunnittelun käyttötarkoituksen mukaisesti
  • Erityisesti Ostopalvelu ja Palveluseteli sopimustyypit, joita käytetään ostopalveluvaltuutuksessa
    • Ostopalvelu = Voi olla sekä rekisteritasoista sekä potilaskohtaista ostopalvelua
    • Palveluseteli = Pääsääntöisesti aina potilaskohtainen ostopalvelu
  • Ostopalvelu- ja palvelusetelilaskutusta ei käsitellä tässä ohjeessa, kts. palvelusetelilaskutus
  • Ostopalvelu- ja palvelusetelisopimuksilla on erillinen asetus, jolla voidaan määritellä onko järjestäjällä ostopalveluvaltuutus käytössä vai ei JA onko kyseessä potilaskohtainen vai rekisteritasoinen valtuutus
  • Suun terveydenhuollossa ostopalvelun valtuutukset ovat pääsääntöisesti aina potilaskohtaisia (riippumatta olipa kyseessä ostopalvelu- tai palveluseteli) eli valtuutus on yksilöity (teknisesti asiakirjalla henkilötunnuksella) ja kohdistuu aina vain tiettyyn potilaaseen
• AssisDent-asiakas on perehtynyt Ostopalvelun valtuutuksen kansallisiin toimintamalleihin
  • Kanta.fissä on hyvät materiaalit toimintamalleista
    • Katso myös käyttöönotto
      • Seuraavat asiat on huomioitava, jotta valtuutuksen voi ottaa käyttöön:
        • Järjestäjällä ja tuottajalla on keskinäinen sopimus ostopalvelun tuottamisesta ja siihen liittyvistä järjestelyistä.
        • Järjestäjä ja tuottaja ovat kumpikin Potilastietovarannon käyttäjiä.
        • Järjestäjän potilastietojärjestelmä (tai erillisjärjestelmä, esim. palvelusetelijärjestelmä) kykenee tuottamaan ostopalvelun valtuutuksen ja siihen liittyvät toiminnot.
        • Tuottajan potilastietojärjestelmä kykenee toteuttamaan hakutoiminnot sekä potilastietojen tallennuksen järjestäjän rekisteriin.
        • Järjestäjä ja tuottaja hallitsevat ostopalvelun valtuutuksen toimintamallit
        • Käyttöönottokoe on tehty ennen käytön aloitusta.
    • AssisDentin ostopalveluvaltuutukseen liittyvät toiminnot heijastelevat suoraan näitä kansallisia toimintamalleja, joten on suositeltavaa perehtyä kansallisiin toimintamalleihin ennen käyttöönottoa
• AssisDent-asiakas on ostopalveluiden palveluntuottaja tai on hakeutumassa palveluntuottajaksi
  • Ostopalvelun valtuutuksen käyttöönotto edellyttää vähintään ensimmäisen käyttöönoton yhteydessä käyttöönottokoetta, joka suoritetaan yhteistyössä Entterin, AssisDent-asiakkaan sekä järjestäjän kanssa
    • Käyttöönottokokeiden/tuotantovalmiuden varmistukset ovat kuitenkin suositeltavia myös seuraavissa käyttöönotoissa, jotta voidaan varmistua teknisestä toimivuudesta ennen kuin tuotantokäyttö alkaa
    • Ostopalvelun valtuutuksen käyttöönotto, käyttö sekä käyttöönottokokeet ovat maksullisia, tarkemmat palvelukuvaukset ja hintatiedot ovat saatavilla Entterin asiakaspalvelun tai myynnin kautta sekä asiakkaille tarjotusta tiedostonjakopalvelusta
• Potilaiden pakolliset henkilötiedot ostopalvelun valtuutuksen käytön näkökulmasta
  • Nimi
  • Henkilötunnus (virallinen suomalainen henkilötunnus, ei väliaikainen)
  • Kunta

Ostopalvelun valtuutuksen käyttöönottokonfiguraatio

Tässä esitetyn käyttöönotton konfiguraation esiehtona on, että Entterin pääkäyttäjä on asettanut AssisDentissa päälle palveluntuottajan ostopalveluvaltuutus toiminnallisuudet, jotta tietyt asetukset voidaan saattaa loppuun ja varsinainen käyttöönottokoe suorittaa yhteistyössä Entterin ja järjestäjän kanssa. Käyttöönottokonfiguraation voi kuitenkin tehdä lähes loppuun asti jo ennen ostopalvelun valtuutuksen käyttöönottoa osana normaalia Palveluseteli- ja Ostopalvelusopimusten käyttöä (suositus).

1. Ostopalvelun järjestäjän mallintaminen Yritykset rekisteriin

Järjestäjälle on tehtävä oma Yritys Yritykset rekisteriin. Pakolliset tiedot ovat y-tunnus, yrityksen yhteystiedot sekä laskutusosoite. OID-tunnus on suositeltava, mutta ei-pakollinen. Jos järjestäjän tiedot löytyvät jo entuudestaan on lisättävä yritykselle mahdolliset puuttuvat tiedot (esimerkiksi OID-tunnus). Oikea OID-tunnus selviää parhaiten kysymyllä suoraan järjestäjältä ellei OID-tunnusta ole mainittu palveluntuottajan ja järjestäjän välisissä sopimuksissa tai niiden liitteissä. 

Kuva: Luodaan järjestäjä Yritykset rekisteriin ja täytetään vähintään pakolliset tiedot.

2. Yrityssopimusten luominen järjestäjälle ja liittäminen luotuun yritykseen

Edellä mainitun yrityksen luomisen jälkeen luodaan yritykselle tarvittavat yrityssopimukset. Yrityssopimusten sopimustyyppi (palveluseteli ja/tai ostopalvelu) sekä sisältö määrittyy palveluntuottajana toimivan AssisDent-asiakkaan ja järjestäjänä toimivan tahon keskinäisen sopimuksen perusteella. AssisDent-asiakkaalla ja järjestäjällä voi olla lukuisia keskinäisiä ostopalveluihin liittyviä sopimuksia.

Palveluseteli- tai ostopalvelulaskutukseen liittyviä sopimusasetuksia ja yrityslaskutusta ei käsitellä tässä ohjeessa. AssisDentissa palvelusetelimuotoisten ostopalvelujen sopimustyyppi on Palveluseteli ja rekisteritasoisten (ei yksittäiseen potilaaseen sidottu vaan esimerkiksi tietty kunta tai postinumeroalue) pääsääntöisesti Ostopalvelu. Huom! Kaikki potilaskohtainen ostopalvelu ei kuitenkaan ole aina palveluseteleillä tapahtuvaa, jonka vuoksi Ostopalvelu tyyppisellä sopimuksellakin on valittavissa valtuutuksen tyypiksi Potilaskohtainen ostopalvelu - Näin on esimerkiksi YTHS:n yrityssopimuksilla, joiden tyyppi on Ostopalvelu ja valtuutuksen tyyppi Potilaskohtainen.

Kun Entterin pääkäyttäjä on asettanut AssisDent-asiakkaalle käyttöön ostopalvelun valtuutuksen tulee palveluseteli- ja ostopalvelusopimuksille näkyviin asetus Järjestäjällä käytössä ostopalveluvaltuutus. Asetuksella voidaan määritellä sopimuskohtaisesti millä järjestäjän sopimuksilla voidaan käyttää ostopalvelun valtuutusta ja millä ei. Asetuksen päälle asettamisen jälkeen on valittava minkälainen ostopalvelun valtuutus on kyseessä, joko potilaskohtainen tai rekisteritasoinen. Suun terveydenhuollossa pääsääntöisesti lähes kaikki ostopalvelutoiminta on em. potilaskohtaista ostopalvelua (esimerkiksi palvelusetelitoiminta). 

Kuva: Luodaan yritykselle tarvittavat ostopalvelusopimukset. Riippuen ostopalvelusopimuksen luonteesta valitaan sopimukselle oikea tyyppi, joko Palveluseteli tai Ostopalvelusopimus. Kun ostopalveluvaltuutus halutaan ottaa kyseisellä sopimuksella käyttöön asetetaan asetus Järjestäjällä käytössä ostopalveluvaltuutus päälle. Tämän jälkeen on valittava vielä erikseen Valtuutuksen tyyppi ja Avohilmo-tilastoinnin ollessa käytössä Palvelumuoto. Jos kyseessä on ennestään olemassaolevan sopimuksen osalta vain ostopalveluvaltuutuksen käyttöönotto, riittää että yrityssopimuksen tiedot tarkastetaan ja asetaan asetukset päälle käyttöönottokokeen suorittamista ja käyttöönottoa varten. 

Huom! Toiminnallisuudet on suositeltavaa laittaa päälle ennen työpäivän aloitusta tai työpäivän jälkeen, koska asetus vaikuttaa AssisDentin käyttöliittymään ja voi aiheuttaa Oho-virheitä ko. yrityssopimusten potilaiden yhteydessä (erityisesti liitettäessä yrityssopimusta ajanvarauksen tai hoitokäynnin yhteydessä), jos AssisDentia ei ole käynnistetty uudestaan.

Jos sopimuksella ei ole käytössä kyseistä asetusta toimii AssisDent kyseisen sopimuksen ja sen alaisten sopimuskäyntien osalta, kuten ennen ostopalvelun valtuutuksen käyttöönottoa (kyseiset sopimuskäynnit, joissa ostopalveluvaltuutusta ei ole käytetty eivät siis arkistoidu Potilastiedon arkistoon).

3. Käyttöönottokokeen suorittaminen (tuotantovalmiuden varmistaminen) ja raportointi

Huom! Ennen käyttöönottokoetta ja tuotantokäyttöä on erittäin suositeltavaa, että kaikki AssisDent-asiakkaan loppukäyttäjät, jotka tulevat työskentelemään ostopalvelun valtuutuksien parissa ja tekemään ostopalvelu- tai palvelusetelisopimusten alaisia potilasasiakirjoja ovat perehtyneet kansallisiin toimintamalleihin ja ohjeisiin ennen toiminnallisuuksien käyttöä AssisDentissa. Toimintamallit konkretisoituvat ostopalveluvaltuutuksen toiminnallisuuksien kautta osaksi normaalia AssisDentin käyttöä, mutta toiminnallisuuksien tausta selittyy ainoastaan perehtymällä kansallisiin toimintamalleihin ja ohjeistuksiin.

Käyttöönottokokeessa suoritetaan tietoturvallisen etäyhteyden tai vastaavan teknisen ratkaisun yli (esim. Teams) Entterin ohjaamana Kelan Entterille määrittämälle testipotilaalle testitapaus, joka on suunniteltu yhteistyössä Kelan ja Entterin kanssa. Vaihtoehtoisesti suoritetaan järjestäjän kanssa sovittu testitapaus. 

Käyttöönottokokeen osapuolina ovat Entteri, AssisDent-asiakas sekä järjestäjä (ja mahdollisesti järjestäjän tietojärjestelmätoimittaja). Käyttöönottokokeelle on osapuolten kesken sovittava yhteinen ajankohta. Käyttöönottokoe on suositeltavaa tehdä joko ennen potilastöiden aloittamista päivän aluksi tai potilastöiden päättämisen jälkeen, ei keskellä normaalia työpäivää. Huom! Käyttöönottokoe vaikuttaa vain hetkellisesti kyseisen yrityssopimuksen alaisten potilaiden hoitoon eli koko vastaanoton tai asiakkaan toimintaa ei tarvitse uudelleenjärjestellä käyttöönottokokeen johdosta. Sopimuksen alaiset potilaat voidaan hoitaa käyttöönottokokeen aikanakin normaalisti valitsemalla "Jatka ilman Kannan ostopalvelun valtuutusta".

9/2025 alkaen Potilastietovarannon tai ostopalvelun valtuutuksen käyttöönottokokeita ei ole tarvinnut enää raportoida Kelaan, mutta käyttöönottokoe on suositeltavaa tehdä osana "tuotantovalmiuden varmistamista" ennen kuin toiminnallisuuksia otetaan käyttöön oikeiden potilaiden hoidossa. Onnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen tuotantokäyttö voi alkaa välittömästi tai myöhempänä ajankohtana - tuotantokäytön aloituksesta sovitaan yhteistyössä järjestäjän kanssa. Epäonnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen epäonnistumiseen johtuneet syyt korjataan ja käyttöönottokoe suoritetaan uudestaan, kunnes se on suoritettu onnistuneesti.

Huom! Vähintään ensimmäisen ostopalvelun valtuutuksen käyttöönoton yhteydessä on pakollista tehdä käyttöönottokoe tuotantovalmiuden varmistuksena. Tämän jälkeenkin on suositeltavaa tehdä aina tuotantovalmiuden varmistus, joko itsenäisesti tai yhteistyössä Entterin kanssa ennen ostopalvelun valtuutuksen tuotantokäytön aloittamista.

4. Tuotantokäyttö ja myöhemmät ostopalvelun valtuutuksen käyttöönotot

Ostopalveluvaltuutuksen ollessa tuotantokäytössä AssisDent-asiakkaan pääkäyttäjät ja muut riittävät käyttöoikeudet omaavat henkilöt voivat palveluseteli- ja ostopalvelusopimuksilla määrittää onko järjestäjällä käytössä ostopalvelun valtuutus vai ei. Käyttöönottokoe ei ole ensimmäisen käyttöönoton jälkeen enää välttämätön AssisDent-asiakkaille, mutta on suositeltavaa tehdä Kelan määrittämällä testipotilaalla vähintään tuotantovalmiuden varmistaminen ennen käytön laajentamista (ts. tehdä käyttöönottokokeen testitapaus). Entteri voi tarvittaessa avustaa tuotantovarmistuksien tekemisessä, avustaminen on erikseen sovittavaa ja laskutettavaa konsultaatiotyötä, josta laskutetaan Entterin voimassaolevan hinnaston mukaisesti.

Huom! Mikäli haluat ottaa ostopalvelun valtuutuksen käyttöön muun järjestäjän kuin YTHS:n tai Helsingin kaupungin kanssa olethan yhteydessä omaan asiakaspäällikköösi tai Entterin myyntiin. Käyttöönotto edellyttää erillistä pilotointia kyseisen järjestäjän kanssa eikä käyttöönotto ole välttämättä välittömästi mahdollista. 

Entterin asiakaspalvelu palvelee myös ostopalveluvaltuutukseen liittyvissä tuki- ja häiriöpyynnöissä sekä kehitysehdotuksissa normaaliin tapaan.

Lue seuraavaksi: Ostopalvelupotilaan ajanvaraus