Huom! Verkkolaskutus on erikseen tilattava ja käyttöönotettava lisäpalvelu AssisDentissa. Tilataksesi palvelun jätä yhteydenottopyyntö sähköpostitse: asiakaspalvelu@entteri.fi.
Huomiothan, että ottamalla käyttöön Maventan verkkolaskun sitoudut noudattamaan Entterin sopimus- ja käyttöehtojen lisäksi Maventan asiakassopimuksen sopimus- ja käyttöehtoja. Lisätietoja löydät Maventan kotisivuilta. Maventan tarjoaman verkkolaskuratkaisun tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä löydät lisätietoja täältä.
AssisDentistä on mahdollista lähettää verkkolaskuja vain yritysasiakkaille. Verkkolaskutusmahdollisuuden käyttöönottamiseksi on suoritettava neljä valmistelevaa toimenpidettä:
- Maventa-tilin avaaminen
- Maventan lisäpalvelusopimuksen allekirjoitus Entterin kanssa Assently-palvelun kautta. Sopimuksen saa tilattua sähköpostitse asiakaspalvelu@entteri.fi
-
- Kun sopimus on allekirjoitettu, Entteriltä kytketään palvelu käyttövalmiiksi
-
- Maventan API-avainten tallentaminen AssisDentiin
- Maventa-tilin ja AssisDentin asetusten määrittäminen sekä verkkolaskuosoitteiden määritys yrityksille
Maventa-tilin avaaminen
AssisDent käyttää verkkolaskujen lähettämiseen verkkolaskuoperaattori Maventaa. Sen vuoksi verkkolaskuja AssisDentistä lähettävän yrityksen on avattava Maventa-tili, mikäli sellaista ei ole jo ennestään. Avaaminen tapahtuu osoitteessa https://secure.maventa.com/registrations
Avaamisen yhteydessä yrityksestä kysytään joitakin perustietoja ja muutamia Maventan palveluun liittyviä asetuskysymyksiä. Kaikkia asetuksia ja yhteystietoja voi muokata Maventa-tilin luomisen jälkeen ja ne kannattaakin käydä luonnin jälkeen kerran huolellisesti läpi. Tärkeimmät huomioitavat asetukset kuvataan tämän ohjeen kohdassa Maventa-tilin ja AssisDentin asetusten määrittäminen. Maventa-tilin avaamisen yhteydessä suoritetaan myös yrityksen valtuutus, joka tapahtuu pankkitunnuksilla sellaisen henkilön toimesta, jolla on nimenkirjoitusoikeus yrityksessä. Maventa-tilin avaaja voi olla eri henkilö kuin valtuutuksen tekijä. Valtuutuksen tekijän sähköpostiosoite annetaan tilin avausvaiheessa, minkä jälkeen Maventa lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen tarkemmat ohjeet valtuutuksen tekemisestä. Valtuutuksella varmistetaan, ettei kukaan voi avata Maventa-tiliä toisen yrityksen nimissä.
Maventan API-avainten tallentaminen AssisDentiin
AssisDentin verkkolaskujen lähetysominaisuutta käyttöönotettaessa AssisDentiin tulee tallentaa Maventa-tililtä kaksi avainkoodia: API-avain ja Yrityksen UUID. Ne löytyvät Maventa-tililtä kohdasta Asetukset. API-avaimen ja Yrityksen UUID:n avulla verkkolaskut lähettänyt yritys voidaan tunnistaa.
Maventa-tilillä voi olla useita käyttäjätunnuksia (Maventa-tilin kohta Asetukset → Käyttäjät). Jokaisella niistä on eri API-avain, mutta sama Yrityksen UUID. Sillä ei ole merkitystä, minkä käyttäjätunnuksen API-avain AssisDentiin tallennetaan, kunhan kyseinen käyttäjä on olemassa Maventa-tilillä. Tämä tarkoittaa sitä, että jos AssisDentiin tallennetun API-avaimen käyttäjä poistetaan Maventa-tililtä, lakkaa AssisDentin verkkolaskujen lähetys silloin toimimasta. Käyttäjän voi poistaa Maventa-tililtä, mutta siinä tapauksessa ennen poistamista kannattaa vaihtaa AssisDentiin tallennettu API-avain jonkin toisen Maventa-tilille jäävän käyttäjän API-avaimeksi.
API-avain ja Yrityksen UUID sijoitetaan AssisDentin järjestelmäasetuksiin Muut asetukset -välilehdelle. Verkkolaskutus-otsikon alla on kentät API-avain (Maventa-tililtä) ja Yrityksen UUID (Maventa-tililtä), jotka tulevat näkyviin Salli verkkolaskun lähettäminen -valinnan valitsemisen jälkeen.
Kun järjestelmäasetukset tallennetaan verkkolaskutuksen käyttöönoton jälkeen, tulee hyväksyä sopimusehtojen noudattaminen.
Maventa-tilin ja AssisDentin asetusten määrittäminen
Virhetilanteiden käsittelijöiden valitseminen
Verkkolasku voi päätyä joskus virhetilaan matkallaan lähettäjältä vastaanottajalle. Syynä voi olla esimerkiksi se, että vastaanottajaa ei tavoiteta tai laskulla on jotain muuta sen toimittamisen kannalta virheellistä tai puutteellista tietoa. AssisDentiin on suositeltavaa asettaa lista käyttäjistä, joille tieto virheeseen päätyneistä verkkolaskuista toimitetaan. Halutut AssisDent-käyttäjät asetetaan AssisDentin järjestelmäasetuksiin Muut asetukset -välilehdelle. Verkkolaskutus-otsikon alla on kohta Virhetilanteiden käsittelijät, johon voi valita yhden tai useamman käyttäjän. Myös työntekijäryhmiä on mahdollista käyttää.
Mikäli verkkolasku päätyy virheeseen, siitä tulee ilmoitus edellä olevassa kohdassa listatuille käyttäjille AssisDentin työjonoon.
Pankkiverkkoyhteyden avaus
Verkkolaskupalveluita tarjoavat siihen erikoistuneet verkkolaskuoperaattorit ja kaikki suomalaiset pankit. Pankkien muodostamaa verkkolaskuverkkoa kutsutaan yleisesti pankkiverkoksi. Jokaisella verkkolaskuja vastaanottavalla taholla on operaattori, jonka kautta verkkolaskut vastaanotetaan. Jos operaattori on pankki, silloin lasku toimitetaan edellä mainittuun pankkien väliseen pankkiverkkoon. Jotta verkkolaskut menisivät perille kaikille vastaanottajille, tulee Maventa-tililtä varmistaa, että yhteys pankkiverkkoon on avattu kohdasta Asetukset → Pankkiverkkoasetukset. Pankkiverkkoyhteyden pitäisi aueta automaattisesti Maventa-tiliä luodessa muutamien päivien viiveellä, joten tämän kohdan ei pitäisi aiheuttaa erillisiä toimenpiteitä.
Kirjetoimituksen salliminen
AssisDentistä verkkolaskuna eteenpäin lähetettävä lasku voidaan tarvittaessa toimittaa vastaanottajalle myös kirjeenä. Tulostamisesta ja postittamisesta vastaa Maventa. Lasku voidaan toimittaa kirjeenä silloin, kun verkkolaskuna toimittaminen ei jostain syystä onnistunut eli vastaanottajaa ei tavoitettu tai verkkolaskuna toimittamista ei ole sallittu ollenkaan AssisDentissä kyseisen vastaanottajayrityksen tiedoissa.
Mikäli kirjettä halutaan käyttää toimitusvaihtoehtona, Maventa-tililtä tulee sallia kirjeiden lähettäminen halutulla laajuudella (Suomi, EU-maat tai koko maailma). Kirjelähetyksen asetukset löytyvät Maventa-tililtä kohdasta Asetukset → Laskujen lähettäminen. Samassa yhteydessä tulee valita myös Suomea koskeva kirjeiden toimitusluokka (Priority tai Economy) ja tulostetaanko kirjeet mustavalkoisina vai värillisinä. Väritulostuksella on merkitystä vain silloin, jos olette lisänneet laskuille oman värillisen logon tämän ohjeen kohdassa Logon ja viivakoodin lisääminen laskuille osoitetulla tavalla. Kirjelähetyksen valinnoista kannattaa huomioida, että kaikille vaihtoehdoille on Entterin ilmoittamassa hinnastossa erisuuruiset hinnat.
Maventa-tilille asetettu kirjetoimituksen salliminen tai estäminen tulee merkitä myös AssisDentin järjestelmäasetuksiin Muut asetukset -välilehdelle. Verkkolaskutus-otsikon alla on valinta Salli laskun toimittaminen vastaanottajalle kirjeenä, jos laskua ei voida toimittaa perille verkkolaskuna. Jos kirjetoimitus on estetty Maventa-tilillä, mutta sallittu AssisDentin järjestelmäasetuksissa, kirjetoimitusta ei silloin käytetä.
Logon ja viivakoodin lisääminen laskuille
Kirjetulostuksessa ja Maventa-tilillä tapahtuvassa laskun visualisoinnissa pdf-muotoon on mahdollista käyttää omaa logoa, joka sijoittuu laskun yläreunaan. Logon lisääminen tapahtuu Maventa-tilin kohdasta Asetukset → Ulkoasuasetukset. Samassa asetusnäkymässä laskulle voi määrittää tulostumaan myös viivakoodin.
Omien pdf-kuvien käyttämistä tulosteissa ei tueta AssisDentin verkkolaskulähetyksessä, joten siihen viittaavaa asetusta ei tule valita.
Maventan sähköposti-ilmoitusten estäminen
Maventa lähettää oletuksena sähköpostilla ilmoituksia laskujen etenemisestä palvelussaan. Verkkolaskujen lähetys on rakennettu AssisDentiin siten, ettei käyttäjän tai yrityksen tarvitse olla Maventan sähköpostilla lähettämien infoviestien varassa. Esimerkiksi tieto virheeseen päätyneestä verkkolaskusta tulee AssisDentiin muuta reittiä, joten Maventan sähköpostilla lähettämät infoviestit voi halutessaan estää Maventa-tililtä.
Ensimmäinen infoviestejä saava sähköpostiosoite on Yrityksen sähköpostiosoite, joka sijaitsee Maventa-tilin kohdassa Asetukset → Yrityksen tiedot. Kyseisen kentän voi tyhjentää kokonaan tai vaihtoehtoisesti asettaa samalla sivulla olevan valintalaatikon Estä kaikki sähköpostiviestit valituksi.
Toinen infoviestejä saava sähköpostiosoite on sen Maventa-käyttäjän sähköpostiosoite, jonka API-avain on tallennettu AssisDentiin. Kyseiseen osoitteeseen tulevat viestit voi estää kirjautumalla kyseisellä käyttäjätunnuksella Maventa-tilille ja siirtymällä kohtaan Asetukset → Tiedot. Valittavana on kaksi valintalaatikkoa, jotka kannattaa kumpikin merkitä valituiksi: Estä laskutapahtumien sähköpostiviestit ja Estä kaikki sähköpostiviestit.
Verkkolaskujen vastaanotto
AssisDent ei tarvitse verkkolaskujen vastaanottomahdollisuutta, joten sellaista ei tarvitse aktivoida Maventa-tililtä AssisDentiä varten. Halutessa Maventa-tiliä voidaan kuitenkin käyttää muihinkin käyttötarkoituksiin kuin verkkolaskujen lähettämiseen AssisDentistä, jolloin myös vastaanottomahdollisuus voi olla tarpeellinen ominaisuus. AssisDentiä varten sitä ei siis tarvitse aktivoida.
Sähköpostitoimituksen salliminen
Maventa sallii palvelussaan laskun toimittamisen perille verkkolaskun tai kirjeen sijaan myös sähköpostilla. AssisDent ei kuitenkaan tietosuojasyistä koskaan käytä sähköpostitoimitusta, joten Maventa-tilillä olevat sähköpostitoimittamiseen liittyvät valinnat ovat AssisDentin kannalta merkityksettömiä. Ne sijaitsevat Maventa-tilillä kohdassa Asetukset → Laskujen lähettäminen. AssisDentistä lähetetty lasku välitetään vastaanottajalle ainoastaan verkkolaskuna tai kirjeenä.
Verkkolaskujen lähettämisestä aiheutuvat kustannukset
Jokainen verkkolaskun lähetys AssisDentistä maksaa Entterin ilmoittaman hinnaston mukaisen summan. Entteri laskuttaa AssisDentin verkkolaskuka käyttävää organisaatiota lähetetyistä verkkolaskuista hinnaston mukaisesti. Maventa ei siis lähetä laskua AssisDentin käyttäjäyritykselle AssisDentin käytöstä aiheutuneista verkkolaskukustannuksista.