Internet-ajanvarauksen ja sähköinen esitietolomakkeen käyttöönotto ja konfigurointi

AssisDentiin tuotiin vuonna 2023 lisämaksullisena palveluna uudistettu internet-ajanvaraussivu ja sähköinen esitietolomake.

Uusi vahvan tunnistautumisen vaativa internet-ajanvaraus tuli kaikille asiakkaille käyttöön 1.1.2024.

• Siirry suoraan palvelun sähköisen esitietojen ja internet-ajanvarauksen käyttöönotto-ohjeisiin klikkaamalla tästä linkistä. 
• Video-ohje (25 minuuttia) uuden internet-ajanvarauksen ja esitietolomakkeen käyttöönotosta ja käytöstä sisältää kaiken tiedon, jonka tarvitset palvelun käyttöönottoon. 
• Jos otat internet-ajanvarausta käyttöön ensimmäistä kertaa AssisDentissa, lue ensin palvelun käyttöönotto-ohjeet täältä.

Mikä muuttuu AssisDentin uudistetun internet-ajanvarauspalvelun käytössä?

Uudistettu internet-ajanvarauspalvelu toimii käyttäjän näkökulmasta samaan tapaan kuin vanha internet-ajanvaraus, mutta sivulle on tuotu uusia toiminnallisuuksia, joista on hyötyä erityisesti vastaanotoille mutta myös potilaille:

• Uusi internet-ajanvaraussivu mahdollistaa potilaan vahvan tunnistamisen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella internet-ajanvarausta tehdessä. Vahvan tunnistautumisen myötä hoitoaikoja voidaan varata netistä jatkossa ainoastaan itselle (eikä esimerkiksi lapselle).
  • HUOM! Jos potilaalla ei ole käytössä pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta, on ajanvaraukset tehtävä jatkossa puhelimitse tai sähköpostilla. 
• Potilasta voidaan pyytää täyttämään ennakkoon sähköisesti esitietokaavakkeen. Internetistä täytetyt esitiedot voidaan tarkistaa ja hyväksyä potilaan esitiedot näkymän kautta AssisDentista.
• Potilaita voidaan pyytää päivittämään henkilötietonsa ajan tasalle. Potilaan nimi haetaan Nordean tunnistautumispalvelun kautta, ja potilas voi päivittää osoite -ja puhelinnumeronsa, jotka tallennetaan potilaskortille AssisDentiin.
• Jos organisaatio on ottanut käyttöönsä internet-ajanvarausten perumisen ja siirtämisen internetin kautta, ajanvarausten peruminen ja siirtäminen onnistuu jatkossa tunnistautumalla mobiilivarmenteella tai pankkitunnuksilla.
• Ajanvarauksen yhteydessä potilaalta voidaan kysyä haluaako hän, että omia potilastietoja jaetaan koko organisaation vai ainoastaan rekisterinpitäjän kesken.
• Esitiedoissa kysyttäviä kysymyksiä ei voida tällä hetkellä räätälöidä asiakaskohtaisesti
  •  
    • Uuden internet-ajanvarauslinkin päivitys kotisivuille vaatii internet-ajanvarauslinkin päivitystä kotisivuillenne. 

Sivun upotus omaan nettisivuun (ns. iframe)

• Vaikka tätä ei koskaan virallisesti ole tuettu, on aiempi versio Internet-ajanvarauksesta ollut mahdollista upottaa osaksi esimerkiksi hammaslääkäriaseman omia sivuja ns. iframea hyväksi käyttäen.

• Jatkossa sivun upotus ei ole enää mahdollista, sillä vahva tunnistautuminen ei turvallisuussyistä toimi iframen sisällä.

Evästeet, Google Analytics

• Uusi internet-ajanvaraus tukee Google Tag Managerin sekä Google Analyticsin käyttöä edellisen version tapaan

• Mikäli Analytics tai Google Tag Manager on käytössä, näytetään käyttäjälle kuitenkin jatkossa evästeasetukset, joissa käyttäjää tiedotetaan kyseisten palveluiden käytöstä, sekä tarjotaan mahdollisuus näiden estämiseen

• Mikäli organisaationne käyttää Google Analyticsia, huomioi että sen käyttöön liittyy ongelmia mm. potilaan tietosuojan näkökulmasta. Lisää aiheista sekä toimintaohjeita löydät esimerkiksi täältä.

Asiakkaiden ohjaus halutuille sivuille

Kuten aiemminkin, voidaan internet-ajanvaraukseen osoitteen osaksi antaa muutamia parametrejä. Parametrien muotoa on hieman muutettu aiemmasta yleisten käytäntöjen mukaisesti. Tuetut parametrit ja niiden käyttö on kuvattu alla:

• lng

  •  

    • Mahdollistaa internet-ajanvarauksen avaamisen suoraan halutulla kielellä

    • Mahdolliset arvot fi, en ja sv (suomi, englanti ja ruotsi). 

    • Esimerkiksi https://booking.assiscare.com/toimialue/appointment?lng=sv avaa AssisDentin ajanvaraussivun ruotsiksi

    • Jos parametria ei anneta, aukeaa sivu organisaation määrittelemällä oletuskielellä

      •  
        • HUOM! Muista lisätä organisaation nimi asetuksiin kaikilla kielillä jotta linkitys toimii

• redirectUrl

  • Mahdollistaa internet-ajanvarauksen ja esitiedon täyttämisen jälkeen näytettävän paluupainikkeen osoitteen muuttamisen. Oletuksena asiakas ohjataan takaisin internet-ajanvarauksen alkuun, mutta parametrin avulla hänet voidaan ohjata esimerkiksi hammaslääkäriaseman omalle sivulle

  • Esimerkiksi https://booking.assiscare.com/toimialue/appointment?redirectUrl=https://www.assisdent.com

• redirectBtnText

  • Mahdollistaa internet-ajanvarauksen ja esitiedon täyttämisen jälkeen näytettävän paluupainikkeen tekstin muuttamisen. Oletuksena teksti on “Palaa alkuun”.

  • Toimii ainoastaan yhdessä “redirectUrl” parametrin kanssa

  • Esimerkiksi https://booking.assiscare.com/toimialue/appointment?redirectUrl=https://www.assisdent.com&redirectBtnText=Oma tekstisi

Uusi internet-ajanvaraus tukee GDPR:n mukaista evästeiden hallintaa sekä evästeistä informointia. 

Hyväksy kaikki evästeet -napin takaa voidaan valita mitä evästeitä potilas hyväksyy. 

Internet-ajanvarauksen ja sähköisen esitietolomakkeen käyttöönotto

Uusi internet-ajanvaraus kytketään päälle vaihtamalla kotisivuille uuden internet-ajanvaraussivun linkin. 

Sähköisiä esitietoja on mahdollista täyttää kolmella eri tavalla AssisDentissa ja näitä voidaan ottaa käyttöön erillisinä palveluina:

1. potilas voi täyttää esitiedot joko internet-ajanvarauksen yhteydessä
   • Potilas ohjataan tällöin internet-ajanvarauksen luonnin jälkeen automaattisesti täyttämään esitietoja. Internet-ajanvarauksen voi kuitenkin edelleen luoda vaikkei potilas halua täyttää esitietoja sähköisesti. Sähköiset esitiedot saa kytkettyä päälle AssisDentista Järjestelmäasetukset ->  Viestintäasetukset -> Näytä sähköinen esitietolomake internet-ajanvarauksessa.. asetuksen avulla)
2. muistutustekstiviestiin sisältyvän web-linkin kautta suoraan puhelimella
3. hammaslääkärin internet-sivuille lisättävän esitietolomakkeen linkin kautta

Sähköisten esitietolomakkeiden täyttämisestä muistutustekstiviestit asiakkaalle ja esitietolomakelinkki kotisivuille

Sähköisten esitietojen muistutustekstiviestit ja sähköisen esitietolomakkeen linkin kotisivuille lisättäväksi saa otettua käyttöön kun ruksaa Järjestelmäasetukset-valikon kautta Viestintäasetukset-välilehdeltä täpän Ota AssisDentin sähköinen esitietolomake käyttöön. Muistutusviesteistä peritään normaali hinnaston mukainen tekstiviestimaksu. 

Muistutusviestejä esitietojen täyttämisestä ei voida lähettää asiakkaalle sähköpostitse!

Kopioi URL napista saat luotua esitietolomakkeen linkin vastaanoton kotisivuille. Linkkiä ei ole kuitenkaan pakko lisätä vaan linkin lisääminen on täysin käyttäjän päätettävissä.

Voit valita tarkemmista asetuksista kuinka monta päivää ennen potilaan ajanvarausta hänelle lähetetään muistutusviesti esitietojen täyttämisestä (Vuorokautta ennen ajanvarausta).

Esitietoja voidaan kysyä vain esimerkiksi tiettyjä hoitoontulosyitä käyttäessä, tai tietyillä toimipisteillä. Oletuksena AssisDentiin on määritelty, että muistutusviesti lähetetään potilaalle jos potilaan esitietoja ei ole tarkistettu vuoteen (eli 365 päivään). Tämä on muokattavissa jos näin halutaan. 

Ajanvarausasetukset-välilehdeltä voidaan määritellä tarkempia asetuksia liittyen internet-ajanvaraukseen 

• Jos organisaatio haluaa pyytää asiakasta täyttämään sähköisen esitietolomakkeen internet-ajanvarauksen luonnin yhteydessä, ruksataan Näytä sähköinen esitietolomake internet-ajanvarauksessa asetus. Ruksaamalla tämän asetuksen uusi sähköinen esitietolomake on potilaiden täytettävissä uuden internet-ajanvaraussivun kautta varauksia luodessa. 
• Jos potilaalta halutaan pyytää hyväksyntä potilastietojen potilasrekisteriin tallentamisesta, ruksataan asetus Kysy keskitettyä potilasrekisteriä koskeva suostumus.
• Jos organisaatiolla on käytössään internet-ajanvarauksien alennuskoodeja, ne voidaan näyttää uudella internet-ajanvarauksella ruksaamalla Näytä alennuskoodi-kenttä internet-ajanvarauksessa asetuksella. Tämä ei ole pakollinen asetus.
• Kysy potilaan yhteystiedot asetuksen avulla voidaan valita halutaanko yhteystietojen päivitystä kysyä kaikilta potilailta, uusilta potilailta tai jättää kysymättä yhteystietojen päivitystä. 
• Internetissä näkyvä organisaation nimi kentän avulla voidaan hallinnoida minkä yritysnimen potilaat näkevät ajanvarausta tehdessä

Tietosuojaselosteen linkitys sivuille

Internet-sivuston käyttäjän oikeuksiin kuuluu mahdollisuus nähdä, miten hänen henkilötietojansa käsitellään. Tähän liittyen organisaation vastuulla on lisätä AssisDentin asetuksiin linkki omaan tietosuojaselosteeseensa. Linkki selosteeseen näytetään tämän jälkeen mm. Internet-ajanvarauksen yläreunassa. Jos tietosuojaselostetta ei ole organisaatiolle vielä luotu, se kannattaa tehdä esimerkiksi tämän mallin avulla. 

Ajanvarauksen luonti uudistetulla internet-ajanvaraussivustolla on esitelty tässä ohjeessa.

Muistutustekstiviestien käyttöönotto ja esitietolomakkeen linkin luonti kotisivuille

Potilasta voidaan ohjata ja muistuttaa tekstiviestillä täyttämään sähköiset esitiedot esimerkiksi vuorokautta ennen ajanvarausta tai webbilinkin sisältävän tekstiviestin kautta.

Webbisivuille lisättävän linkin saa luotua klikkaamalla Kopioi URL (fi) kentästä Sähköisen esitietolomakkeen URL. Saman valikon kautta saa luotua myös ruotsin -ja englanninkielisen esitietolomakkeen linkit.

HUOM! Voit korvata muistutustekstiviesteissä oletuksena käytettävän bit.ly linkin oman vastaanottosi linkillä seuraamalla näitä ohjeita. 

Potilaalle lähetetään tekstiviesti hänen ajanvaraukseen antamaan puhelinnumeroon. Tekstiviestistä löytyy linkki esitietojen täyttämistä varten. Viestipohja on vapaasti muokattavissa. 

Webbilinkin avaamalla potilas pääsee täyttämään esitiedot.

Uuden internet-ajanvarauksen linkitys kotisivuille

Kun edellä mainitut asetukset on tehty, voidaan lopuksi uusi internet-ajanvaraus linkittää kotisivuille. Kannattaa tarkistaa ennen linkitystä, että sivu toimii kuten pitääkin.

Uusi linkki internet-ajanvaraukseen on seuraava: http://booking.assiscare.com/toimialue/appointment

Toimialue-tekstin kohdalle lisätään oma toimialue, joka näkyy AssisDentiin kirjautuessa esim: http://booking.assiscare.com/hammasveikot/appointment. Mikäli toimialue löytyy AssisDentin tietokannasta ja internet-ajanvaraus on kytketty päälle Järjestelmäasetuksista, näkyy uusi internet-ajanvaraussivusto linkin takana.