Sisällysluettelo:
1. Tärkeää huomioitavaa ennen online-tiedostokansion käyttöönottoa
2. Online-tiedostokansion tietosuoja ja tietoturva
3. Laskutettavan kuukausimaksun laskeminen käyttömäärän perusteella
4. Potilastietojen elinkaaren hallinnointi kategorioiden avulla
5. Online-tiedostokansion avaaminen potilaskortilta
6. Tiedostojen muokkaus -ja käsittely
Paikallinen tiedostokansio on AssisDentin kuukausihintaan sisältyvä palvelu, jonka avulla AssisDentin käyttäjä voi tallentaa potilaskohtaisia tietoja paikalliselle kovalevylle, omalle tietokoneelle tai verkkolevylle. Ohjeet paikallisen tiedostokansion käyttöönottoon ja tiedostokansion käyttöön löytyvät täältä.
Mikä on online-tiedostokansio?
Online-tiedostokansio on AssisDentin erikseen lisämaksusta tarjottava palvelu, jonka avulla potilaskohtaisia tiedostoja ja terveystietoja voidaan tallentaa suoraan AssisDentin pilvipalveluun paikallisen tiedostokansion sijaan.
Miten otan online-tiedostopalvelun käyttöön, ja paljonko palvelun käyttö maksaa?
- Jotta saat online-tiedostokansiopalvelun käyttöön organisaatiossanne, lähetä sähköpostitse pyyntö asiakaspalvelu@entteri.fi osoitteeseen, jonka jälkeen saat tarkemmat ohjeet ja kuvaukset lisäpalvelun käyttöönotosta ja aikataulusta.
- Kun palvelun käytön alkamisesta on sovittu, Entterin päässä tehdään vaadittavat esiasetukset, ja saatte online-tiedostokansion käyttöönne mitä pikimmiten.
- Asiakkaalta peritään lisäpalvelun käytöstä maksu, joka määräytyy tiedostokansion koon perusteella gigaperusteisesti. Tarkempia käyttökuluja voi tiedustella Entterin asiakaspalvelun kautta (asiakaspalvelu@entteri.fi).
Miksi ottaisin lisäpalvelun käyttööni?
Online-tiedostokansio helpottaa potilastietojen hallintaa, säästää aikaa, ja tehostaa potilastietojen uudelleenkäytettävyyttä, sillä potilaan terveystiedot löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta.
1. Online-tiedostokansio on helppo, ja vaivaton ottaa käyttöön
- Online-tiedostokansion käyttöönotto on helppoa ja vaivatonta, ja saat online-tiedostokansion nopeasti käyttöösi (katso ohjeistus alta).
2. Online-tiedostokansio on yksilöllinen palvelu, joka joustaa tarpeidesi mukaan
- Online-tiedostokansio joustaa ja laajenee tarpeidesi mukaan.
- Tallennustila kasvaa automaattisesti käyttötarpeesi mukaan, eikä sinun tarvitse ilmoittaa Entterille käyttötarpeen kasvaessa.
3. Potilastietojen hallinta helpottuu, ja potilasturvallisuus paranee
- Online-tiedostokansiopalvelun avulla potilaskohtaiset terveystiedot siirtyvät pilveen, ja tiedot ovat näin heti käytettävissä saman toimialueen (domain) sisällä toimivilla käyttäjillä, joilla on oikeus katsoa terveystietoja ajasta ja paikasta riippumatta.
- Ajantasaisen ja kattavan potilastiedon avulla voit tehdä parempia hoitopäätöksiä, ja pystyt hoitamaan asiakkaita entistä laadukkaammin ja turvallisemmin.
4. Ajan -ja resurssien säästö
- Potilastietoja ei tarvitse enää siirtää käsin verkkolevyjen ja eri koneiden välillä.
- Säästät arvokasta aikaa ja resursseja hoitotyöhön ja potilaisiin.
5. Potilastiedot ovat helposti saatavilla - ajasta ja paikasta riippumatta
- Online-tiedostokansioon tallennetut asiakirjat ja tiedostot ovat kätevästi saatavissa eri käyttäjien kesken tarpeen mukaan - ajasta ja paikasta riippumatta.
Online-tiedostokansiota käyttäessä asiakas voi itse päättää, minkälaisia tietoja (kuvia, asiakirjoja yms.) haluaa tallentaa online-tiedostokansioon. Huomioitavaa on kuitenkin, että kaikkia tietoja lokitetaan terveystietojen tietosuoja -ja tietoturvavaatimusten mukaan.
Tärkeää huomioitavaa ennen online-tiedostokansion käyttöönottoa
- Kun tiedosto poistetaan online-tiedostokansiosta, tiedosto häviää pysyvästi eikä sitä voida enää jälkeenpäin palauttaa millään keinoilla esimerkiksi tietokoneen Roskakori-valikosta. Tästä syystä potilastietoja on syytä käsitellä varoen.
- Asiakas vastaa itse tiedostojen avaamiseen tarvittavista ohjelmistoista ja järjestelmistä.
- Asiakas vastaa itse, että online-tiedostokansioon siirretyt tiedostot ovat eheitä.
- Tiedostoja muokatessa on syytä tarkistaa, että tiedoston tiedostopääte (esim .doc, .pdf) pysyy samana kuin ennen tietojen muokkausta, jotta tiedostoja pystytään myös tulevaisuudessa hyödyntämään ja avaamaan asianmukaisella ohjelmalla.
- Mikäli käytössänne on jo paikallinen tiedostokansio ja haluatte siirtää paikallisen tiedostokansion tiedot online-tiedostokansioon, on Entteriltä tilattava tiedonsiirto, joka on erikseen laskutettavaa työtä. Toisin sanoen paikalliseen tiedostokansioon ladatut tiedot eivät siirry automaattisesti online-tiedostokansioon.
Online-tiedostokansion tietosuoja ja tietoturva
Kaikkia online-tiedostokansion tietoja käsitellään ja lokitetaan terveystietoina. Tiedostojen avaamisesta, muokkaamisesta, tallentamisesta, uudelleen nimeämisestä ja käytöstä jää jälki ja lokitiedot AssisDentin Henkilötietojen käyttölokiin, josta tietosuojavastaava voi myöhemmin tarkastella, miten tietoja on käsitelty.
- Jotta tietosi pysyvät varmassa tallessa, online-tiedostokansio varmuuskopioidaan päivittäin.
- Tiedostokansio-kuvake ja tiedostokansion sisältö tulee käyttäjän käytettäväksi, vasta kun käyttäjä avaa potilaan tiedot ja antaa tietojen katselun syyn.
- Tiedostokansio näkyy kliinikon, kliinikko-opiskelijan ja potilashallinnon käyttöoikeudella työskenteleville henkilöille, koska tiedostokansio on tarkoitettu käytettäväksi terveystietojen säilytystä varten.
Laskutettavan kuukausimaksun laskeminen käyttömäärän perusteella
1. Asiakkaalta laskutetaan maksu online-tiedostokansion käytöstä käytettyyn datamäärään perustuen kerran kuukaudessa. Voit tarkistaa laskutettavan datamäärän online-tiedostokansion käyttötilastoista klikkaamalla Näytä käyttötilastot -painikkeesta.
Käyttötilastojen tarkastelu vaatii pääkäyttäjän käyttöoikeuden.
Käyttötilastot näyttävät tiedostojen määrän ja tiedostojen yhteistietomäärän megatavuissa. Koko yhteensä kertoo, kuinka paljon tietoa megatavuissa online-tiedostokansioon on tallennettu tällä hetkellä.
Potilastietojen elinkaaren hallinnointi kategorioiden avulla
Jotta online-tiedostokansion potilastietojen säilytyksen elinkaarta olisi helpompi hallita lain potilastietojen käsittelystä määrittämällä tavalla, on tiedostoille mahdollista luoda luokitteluja potilastietojen voimassaoloajasta.
Ruksaamalla asetuksen Vaadi kategorian valinta aina lisättäessä uusi online-tiedosto asetuksen avulla voidaan pakottaa käyttäjä valitsemaan potilasasiakirjan voimassaoloaika eli aika, jonka jälkeen tiedot tulisi poistaa tiedostokansiosta.
Jo olemassa oleville tiedostoille ei tule automaattisesti kategoriaa. Muutos koskee vain uusia tiedostoja, jotka ladataan AssisDentiin.
Huom! AssisDent ei kuitenkaan poista tiedostoja voimassaoloajan umpeuduttua automaattisesti, vaan potilastietojen poisto on aina tehtävä käsin potilaan tiedostokansion kautta. Vanhentuneita tiedostoja voidaan seurata Online-tiedostokansion raportin kautta. Lisäksi potilaan tiedostokansiosta voidaan hakuehtojen avulla hakea vanhentuneet tiedostot esille.
Jos kategoria on valittu vaadittavaksi, käyttäjältä kysytään aina uutta tiedostoa kansioon lisätessä tiedoston kategoria. Kategoria on valittava, ja klikattava Jatka.
Tiedoston voimassaoloajan päättymispäivä näkyy Päättyy-kentässä. Jos tiedosto on edelleen voimassa, eikä sitä ole tarpeen tuhota rivin perässä näkyy teksti Voimassa ja vihreä pystyviiva.
Tarvittaessa tiedoston lisäysajankohtaa voidaan muokata Alkaa-kentän avulla myös menneisyyteen, jolloin tiedostojen voimassaoloaika lasketaan uudestaan uudesta ajankohdasta.
Jos tiedosto ei ole enää voimassa, tiedoston perässä näkyy teksti Päättynyt sekä punainen pystyviiva.
Jos potilaan tiedostokansiossa on tiedostoja, joiden voimassaoloaika on päättynyt, näytetään tiedostokansio-tiilessä punainen huutomerkki ja huomioteksti tiedostojen päättymisestä.
Online-tiedostokansion avaaminen
- Kun tiedostokansio on otettu käyttöön, tiedostokansion saa auki sekä Potilaan etusivun Tiedostokansio-tiilen kautta että Ohjauspaneelin Terveystiedot-napin kautta Avaa tiedostokansio -painikkeella.
- Jos tiedostokansio-kuvake ei näy potilaan etusivulla:
- Varmista, että työntekijäkortillesi on asetettu joko kliinikon, potilashallinnon tai kliinikko-opiskelijan käyttöoikeus
- Varmista, että olet valinnut syyn terveystietojen tarkasteluun potilaan korttia avatessa.
- Huomaathan, että tiedostokansion tietoja ei voida avata, mikäli potilaskortti avataan ilman terveystietoja.
Tiedostojen muokkaus -ja käsittely
- Tiedostokansio toimii kuten Windowsin Resurssienhallinta, ja tietoja voidaan vapaasti nimetä uudelleen, poistaa ja avata.
- Tiedostojen poisto kannattaa kuitenkin tehdä erityisen varoen ja harkitusti, koska tietoja ei saada palautettua poistamisen jälkeen.
- Yksittäisen tiedoston enimmäiskoko on 30 megatavua.
Lataa ja näytä kansiossa -napilla tiedostosta voidaan avata omalle koneelle väliaikaisesti tallennettu kopio tiedostosta.
Ladattu tiedosto aukeaa Resurssienhallintaan (Explorer). Tiedosto tallennetaan paikalliselle kovalevylle AppData\Roaming\Entteri\AssisDent\Temp\Datafolder-kansion alle, ja tiedosto poistetaan automaattisesti koneelta, kun potilaan tiedot suljetaan AssisDentista.
Lisätoiminnot-painikkeen kautta löytyvällä Nimeä uudelleen -toiminnolla voidaan uudelleen nimetä tiedostokansion tiedostoja tarvittaessa.
Huom! Tiedoston päätettä (esim. .jpg, .png, .pdf, .doc) ei saa poistaa, jotta tiedostot saadaan avattua jatkossakin!
Ilman tiedostopäätettä kuvat eivät avaudu automaattisesti oikealla ohjelmalla. AssisDent muokkaa oletuksena tiedoston koko nimeä - myös tiedostopäätettä.