Yritysmuodon muuttuminen (esim. itsenäinen ammatinharjoittaja vaihtaa osakeyhtiöksi) ja tämän vaikutukset AssisDentin käyttöön

Kysymys:

Mitä asioita on huomattava, ja mitä asetuksia AssisDentiin on vaihdettava jos esimerkiksi itsenäinen ammatinharjoittaja alkaa toimia osakeyhtiönä, tai tehdään muita yritysmuutoksia?

Yritysmuodon muuttuminen vaikuttaa laajasti AssisDentin asetuksiin niin Kanta-asetuksien osalta (palveluyksiköt, palvelunantajat) kuin laskutuksen osalta (yksikkö, laskutusasetukset, myynnin raportointi).

Tästä syystä yritysmuodon vaihtuessa on aina järkevää luoda kokonaan uudet yksiköt yritykselle, ja tehdä uudelle yksikölle uudet kelatilitys -ja laskutusasetukset sekä luoda uusi palveluyksikkö -ja palvelunantaja-kortti AssisDentiin ennen varsinaisen yritysmuutoksen toteutumista.

Huom! Esimerkiksi kelatilitysten korjaaminen (tilanteissa joissa kelatilitys on tehty vanhoilla, väärillä Kelan palveluntuottajanumeroilla ja y-tunnuksella) vaatii jälkeenpäin Kela-tilityksen uudelleenlaskutuksen ja hyvityksen alkuperäisen tilityksen osalta, joten asetukset on syytä vaihtaa jo etukäteen ennenkuin työntekijä aloittaa työt uuden yrityksen alla.

Katso yllä oleva kuva isompana klikkaamalla tästä. 

1. Yksikön luonti - mahdollistaa laskutuksen tarkan seurannan ja raportoinnin

Uuden yksikön -ja laskutusasetuksen luonti mahdollistaa myynnin tarkan seurannan raporttien avulla. 

Huom! Jos uutta yksikköä ei luoda AssisDentiin yritysmuodon vaihtuessa, ei raporteilta saada eriytettyä helposti uuden -ja vanhan yrityksen myyntejä. 

Uudelle yksikölle liitetään myös uusi laskutusasetus, ja kelatilitysasetukset. Kelatilitysasetuksiin tulee yritysmuodon vaihtuessa normaalisti muutoksia ainakin y-tunnuksen ja palveluntuottajanumeron osalta. Ko. tiedot siirtyvät Kelalle kelatilityksen mukana. Palveluntuottajanumeron voi tarkistaa Kelalta. Jotta yksikölle voidaan lisätä uudet laskutusasetukset ja kelatilitysasetukset, on ne luotava AssisDentiin.  

• Ohje: Yksikön luonti

a) Laskutusasetuksen luonti - määrittelee tarkemmalla tasolla laskutusasetukset ja tositteiden asetukset

Laskutusasetuksiin liitetään tiedot mm. laskutuslisästä, palvelumaksusta, yrityksen tilinumeroista, yrityksen yhteystiedoista yms. Laskutusasetukseen liittyvät tilinumerot ja tositenumeroasetukset (eli millä numerosarjalla tositteet luodaan) luodaan erikseen omista rekistereistään ja liitetään laskutusasetukseen

• Ohje: Laskutusasetuksen luonti

b) Tositenumeroasetukset

Tositenumeroasetuksiin määritellään laskuilla ja kuiteilla näkyvä laskun tai maksun numero. Tositenumeroasetuksista määritetään tositenumeron pituus ja etuliite.  Tarkemmat ohjeet alla. 

• Ohje: Tositenumeroasetuksen luonti
•  
  • 1. Kirjanpitoasetukset:
    • Kirjanpitoasetuksiin määritellään kirjanpitotilit, joille tiettyjen maksutapojen (esim. sirukortti, lasku) myynti halutaan eriyttää. Asetuksista valitaan myös kassalla valittavissa olevat maksutavat. Kirjanpitotilit ovat käyttäjän itse päätettävissä - vinkkiä käytettäviin kirjanpitotileihin kannattaa pyytää omalta kirjanpitäjältä. 
      • • Ohje: Kirjanpitoasetusten luonti
  • 2. Kelatilitysasetukset: 
    • Kelatilitysasetuksiin lisätään Kelan antama palveluntuottajanumero, valitaan kelatilitystapa (ATK-suorakorvaus vai manuaalinen suorakorvaus), Kelan tilitysnumero, tilittäjän y-tunnus. Lisäksi asetuksista voidaan määritellä halutaanko potilaskohtaiset korvauslomakkeet tulostaa kelatilityksen vai potilaslaskutuksen yhteydessä. 
      • • Ohje: Kelatilitysasetusten luonti
  • 3. Tilinumerot: 
    • Tilinumeroihin määritellään yrityksen käyttämät pankkitilit, pankin BIC-koodi, ja pankin nimi.
      • Ohje: Tilinumeron luonti

2. Uuden palveluyksikön -ja palvelunantajan luonti

Yritysmuodon vaihtuessa rekisteri, johon potilastiedot tallennetaan vaihtuu. Myös palvelunantajan -ja palveluyksikön OID-tunniste muuttuu normaalisti yritysmuodon vaihtuessa.

Tästä syystä yritysmuutokset on tehtävä myös ammatinharjoittajan/työntekijän palveluyksiköihin tai palvelunantaja-asetuksiin. Kun asetukset on muutettu, potilastiedot tallentuvat Kanta-arkistossa oikeaan potilasrekisteriin ja näkyvät potilaan Omakannassa oikeassa potilasrekisterissä. Vaikka yrityksen tiedot muuttuisi vain OID:n osalta, on hyvä idea luoda kokonaan uusi palvelunantaja -ja palveluyksikkö kortti, koska OID:n perusteella haetaan AssisDentista mm. käyntikertaraportti. 

Ohje: Rekisterinpitäjätietojen (Palvelunantaja -ja palveluyksikköasetukset) muuttaminen ja asetusten vaikutukset AssisDentin käyttöön

Ohje: Liittymismallin mallintaminen sote-yritykselle

Ohje: Itsenäisen ammatinharjoittajan Kanta-asetusten luonti

3. Mitä työntekijän tulee huomioida kun hän lopettaa työskentelyn vastaanotolla tai vaihtaa yritystä?

Ennen yritysmuutosten tekoa, työntekijän tulisi käydä myös läpi avoimet, keskeneräiset asiakirjat, jotta potilastiedot saadaan lähetettyä Kantaan. 

Ohje: Mitä työntekijän tulee huomioida, kun hän lopettaa työskentelyn vastaanotolla (AssisDentin näkökulmasta)?