Att fakturera igen är ett kraftfullt verktyg som måste användas omsorgsfullt för att se till att märkningarna förblir korrekta i reskontran, belöningsräkningen och rapporteringen. Om det fortfarande är möjligt att annullera eller om ändringarna kan göras genom att redigera faktureringstransaktionen, är det bäst att göra korrigeringen med dessa metoder i stället för att fakturera igen.
Till återfakturering kan du antingen kopiera den felaktiga faktureringsraden eller alla raderna i fakturatransaktionen. Det är dock inte nödvändigt att behandla alla fakturerade rader om en del av dem är korrekta. En tumregel är att när man fakturerar igen borde man också göra en återbetalning. Annars kan det hända att för mycket försäljning och provisioner antecknas.
Exempel på användningsområden:
- Det upptäcks i efterhand att direktersättning inte har dragits av för åtgärder som fakturerats av patienten eftersom patienten haft en felaktig inställning för sina FPA-ersättningar. Korrigera inställningen för FPA-ersättningarna i patientens uppgifter, kopiera åtgärderna i betalningstransaktionen för fakturering på nytt, ändra till direktersättning för åtgärderna och fakturera sedan åtgärderna. Slutligen återbetalas patientens ursprungliga faktura, från vilken direktersättningen inte hade dragits av.
- I efterhand upptäcks att fel åtgärdskod har registrerats för patienten. Den felaktiga åtgärdskoden kopieras för återfakturering, den felaktiga koden raderas och patienten faktureras enligt den nya koden. Eftersom priset för den gamla och den nya åtgärden är den samma och patienten redan har betalat räkningen är det inte önskvärt att skicka patienten en ny räkning. Den nya fakturan som genereras av den på nytt gjorda faktureringen återbetalas.
Återfakturering
Till att börja med väljer man till betalningstransaktionsregistret, till exempel via patientkortet. Öppna patientkortet. Klicka på Fakturering i kontrollpanelen och öppna Betalningstransaktioner.
Klicka på knappen för ytterligare val i slutet av den korrigerbara faktureringsraden och välj Korrigera faktureringstransaktion.
Välj därefter Fakturera igen.
Välj de åtgärder och betalningar som ska faktureras igen. Klicka till slut nedtill på knappen för Fakturera igen.
Läs noga de dialoger som visas och gör de nödvändiga ändringarna manuellt efter återfaktureringen.
Nu returnerar programmet dig till patientens kundvagn. Före återfakturering kan man göra de nödvändiga ändringarna, t.ex. byta utförare av åtgärden, FPA-ersättningsbarhet eller kod.
Efter korrigeringarna faktureras raderna normalt.
Efter en igengjord fakturering ska man skapa en återbetalning så att den på nytt fakturerade fakturan är korrekt ur bokföringssynpunkt.
Välj lämpligt ersättningssätt:
- Om fakturans summa ändrades och en ny faktura skickas ut till kunden, välj Gör en återbetalning till den ursprungliga faktureringstransaktionen.
- Om transaktionsinformationen har redigerats så att det ursprungliga beloppet inte ändras och om kunden inte behöver få en ny faktura, välj att återbetala den faktureringstransaktion som skapats med återfaktureringen.
Beroende på fallet kan en återbetalning göras för en enskild transaktion eller för hela faktureringstransaktionen. Det belopp som ska återbetalas anges under antalet åtgärder och klicka sedan på knappen för återbetalning.
Välj betalningssätt för återbetalningen. Det rekommenderas att det ursprungliga betalningssättet används i samband med återbetalningen.
Kontrollera att informationen stämmer och godkänn återbetalningsfakturan med minustecknet.
Om återbetalningen som skapades var gjord på faktura föreslår programmet att återbetalningsfakturan ska avräknas som returnerad eller riktas till en öppen faktura. Beroende på det ursprungliga betalningssättet kommer beloppet att räknas av som återbetalat eller så kommer återbetalningen att tilldelas en öppen betalningstransaktion.
AssisDent riktar den återbetalade summan till den faktureringshändelse som återbetalats och riktar den till aktuell dag. Kontrollera att dessa är rätt och kvittera med att bekräfta.
Nu borde registret för betalningstransaktioner visa den ursprungliga fakturan, den nya transaktionen och återbetalningsfakturan. När återbetalningsfakturan tilldelas en öppen faktura, kvitteras transaktionerna som slutförda om de inte har fler eller mer fordringar/returnerbart som ännu borde åtgärdas.