Artiklar i detta avsnitt

Se fler

Bästa metoder för förvaltning 

  • Uppdaterad

Guiden innehåller de ur förvaltningssynpunkt mest betydelsefulla instruktionerna samt väsentliga tips ur arbetssynpunkt. 

 

1. Min AssisDent – inställningar 

  1. Kalender och tidsbokning 
  2. Att skapa Favoriter – inställningar påskyndar den dagliga användningen av kalendern. I administrationen är Favoriter – funktionen användbar för arbetsplanering. Favoriter – funktionen kan även användas för att skapa genvägar för att snabbt få fram önskade kalendervyer: 
    • Kontoretskalendervy
    • Anställds kalendervy
    • Kontorets och anställdas kalendervy

 

2. Snabblänkar och det mest väsentliga på hemsidan

  1. Meddelande och kommentarer samt anslagstavla – bricka
  2. Arbetskö – brickan låter dig snabbt se uppgifterna i arbetskön samt flyttas till arbetskön
  3. Genvägar för arbetsplanering, prislistor, FPA-fakturering samt företagsfakturering

 

3. Snabblänkar och det mest väsentliga vid kontrollpanelen 

  1. Sökning vid kontrollpanelen kan öppnas med F9-tangenten eller genom att klicka på ”Sök”.
  2. Extra panelen vid kontrollpanelen öppnas med en vänsterklick på musen. Snabbfunktionerna öppnas med en högerklick på musen. 
  3. En till vy kan öppnas från kontrollpanelen bredvid den aktiva vyn genom att hålla ned CTRL-tangenten och samtidigt klicka på önskad andra vy.
    • Detta är en användbar funktion ifall man vill visa/redigera två vyer samtidigt.
  4. Allmänt:
    1. Meny
      • Från menyn kan du gå till olika delar av programmet, till exempel sektionerna för Ekonomi eller Rapporter
    2. Sökfält 
      • Sökfältet kan användas för att söka efter en patient, en anställd eller en annan vy av programvaran. Genom sökfältet kan man enkelt gå över exempelvis till registret över betalningstransaktioner eller till företagets fakturering. Sökmaskinen hämtar efter de mest relevanta resultaten i AssisDent. Genom att klicka på sökresultatet kan du gå till en mer detaljerad vy. 
  5. Min information 
    1. Din information visas i kontrollpanelen. Genom att klicka på ditt namn öppnas dom aktiva enhets- , serviceenhets – och rollinställningarna i ytterligare en panel. Informationen bör kontrolleras och vid behov ändras i början av dagen. OBS! Inställningarna påverkar t.ex. dagens anteckningar och fakturering. Du kan komma åt din personalinformation genom att klicka på knappen ”Min information”. 
    2. Meddelanden och kommentarer – funktionen används för att skapa nya meddelanden samt för att kommentera uppgifter i arbetskön.
    3. Från Arbetskö – funktionen kan du skapa nya uppgifter i arbetskön samt växla till önskad arbetskö.
      • Med hjälp av arbetskön kan medarbetaren skapa, ta emot och hantera sina egna uppgifter samt tilldela uppgifter till andra anställda eller sig själv. 
      • Vid mottagningar används arbetsköer ofta t.ex. för att skapa och hantera samtalsförfrågningar och utlåtandeförfrågningar. Via arbetskön kan mottagningar enkelt skicka in uppgifter eller förfrågningar till förvaltningen. Diskussioner kring arbetsuppgifter hanteras genom interna kommentarer i själva uppgiften. 

 

4. Arbetstider 

  1. För att planera arbetstider gå till funktionen Arbetsplanering på hemsidan eller genom kalendern via fliken Arbetstider.
  2. Kalendervyn kan ändras från toppen av kalendern.
    • Vårdgivaren söks genom sökfältet i kalendern eller genom att klicka på Favoriter-funktionen. 
  3. I kalendern visas arbetstimmar i den färg som definierats i Systeminställningar. Färgerna för olika typer av arbetstider kan ändras i Systeminställningar på fliken Arbetstidsinställningar. (OBS! Detta kräver root-användaråtkomst).
  4. Arbetstid skapas genom att måla på önskad plats i kalendern samtidigt som man håller ner vänster musknapp. När vänsterknappen på musen släpps visas arbetstiden i det målade området. Därefter väljer man rätt typ av arbetstid, kontor och arbetsrum/lokal, om så önskas, för den valda arbetstiden. Därefter sparar man arbetstiden med önskad information. 
    • Den skapade arbetstiden kan kopieras till kommande veckor genom att använda Kopiera arbetstider-funktionen. 
  5. Arbetstiden kan redigeras genom att klicka på den. Arbetstiden kan flyttas genom att vänsterklicka på musen samtidigt som man drar den valda tiden till önskad plats. Genom att högerklicka på musen kan arbetstiden raderas. 

 

5. Företagsfakturering 

  1. Rapporterna visar fakturerbara företag samt FPA-kontor. Genom att ange Rapporter i sökfältet kommer du till rapporter. Sedan väljer du Ofakturerade försäljning från rapporterna. Därefter kan du filtrera rapporten med önskade sökkriterier (begränsningar t.ex. efter faktureringsenhet eller faktureringsinställning och datum för rapportering). Vi rekommenderar dig att filtrera rapporten genom att välja kund typ Företag och FPA samt att Gruppera efter kund. 
  2. Sök sedan upp företaget som ska faktureras via kontrollpanelens sökfält genom att ange företagets namn eller företagets interna ID-nummer. Från företagskortet kan du gå till fakturering genom att klicka på Fakturering. Därefter väljer du ut raderna som ska faktureras och tar dem till kassan genom att klicka på Exportera till kassan. 

6. Hantering av betalningstransaktioner 

  1. Du kommer till betalningstransaktioner genom att ange Betalningstransaktioner i sökfältet.
  2. Patienters och företags betalningstransaktioner visas och hanteras i registret för betalningstransaktioner. Genom registret kan till exempel betalningar registreras och fakturor korrigeras. Fakturor kan även skrivas ut igen. Detta görs genom att trycka på funktionen för ytterligare alternativ av den valda betalningstransaktionen. 
    • En enda faktura kan hanteras från raden för betalningstransaktionen.
    • Med funktionen Välj kan flera betalningstransaktionen väljas för behandling samtidigt. Funktionerna för valda betalningstransaktioner kan definieras längst ner i vyn. 
  3. Från de mer detaljerade sökvillkoren i registret för betalningstransaktioner kan sökningen filtreras till exempel utifrån redan förfallna eller utestående fakturor, enhet, kund eller datum. 
  4. Status för varje betalningstransaktion visas i statusinformationen. Förvaltningen/administrationen är mest intresserad av betalningstransaktioner markerade med orange statusfärg. Dessa väntar fortfarande på att tas emot. Betalningstransaktionsraden visar även försäljning, betalningar samt utestående belopp för den enskilda fakturan. 
  5. Via sökfältet kan fakturan sökas utifrån referensnummer eller fakturanummer. 
  6. Vid behov kan betalningstransaktioner även exporteras till CSV. För att se betalningstransaktionerna i Excel, tryck på funktionen Exportera som CSV. 
  7. Registrering av betalning
    1. Automatisk registrering av referenstransaktioner 
      • Med hjälp av funktionen Post för referensnummerbetalningar kan betalningar importeras direkt till programmet från det material som hämtas från banken. I detta fall behöver inte betalningar matas in manuellt på fakturor. 
    2. Manuell registrering av referenstransaktioner 
      • Hämta fakturan exempelvis efter referensnummer. Klicka på knappen för ytterligare alternativ bredvid fakturan och välj alternativet Lägg till betalning eller återbetalning. Fastställ utförandedatum och belopp. Därefter godkänner du registreringen. 
  8. Betalningspåminnelser 
    • Filtrera registret med funktionen Visa sökalternativ och Försenad. Välj en faktura manuellt eller använd funktionen Välj för att välja flera fakturor samtidigt. Klicka på knappen Ytterligare alternativ och Skapa betalningspåminnelse. Därefter skriver du ut betalningspåminnelsefakturan/fakturor och skickar till kunden. 
  9. Ytterligare funktioner i raden för betalningstransaktioner 
    • De vanligaste funktionerna, som att skriva ut eller korrigera fakturan, har samlats under funktionen Ytterligare funktioner på höger sida av raden för betalningstransaktioner. Utöver det kan du se alla raderna som fanns i faktureringen, skicka fakturan till inkasso eller registrera den som osäkra fordringar.

 

7. Hantering av lön och lönespecifikationer 

  1. Lön kan nås genom att ange Avgiftstransaktioner i sökfältet. 
  2. Hantering och godkännande av löner. 
    • Hantering och godkännande av löner görs vid lönetransaktionerpå fliken Avgiftstransaktioner. 
    • Innan hantering av löner bör du välja de nödvändiga sökkriterierna från toppen. Om du vill se raderna i förväg kan du även skriva ut en CSV-tabell över löneraderna. Detta görs genom funktionen Exportera alla som CSV.
    • Filtrera raderna för den önskade medarbetaren efter korrekt slutdatum för bonusperioden. Kontrollera löneraderna och vid behov radera eller lägg till rader manuellt. När raderna är korrekta och du vill acceptera lönerna, klicka på Godkänn alla avgifter. En sammanställning skapas som visar en sammanfattning av lönerna. Det slutliga godkännandet görs genom att klicka på Godkänn avgifter.
  3. Lönespecifikationer 
    • Godkända löner och de därav skapade lönespecifikationerhittas genom fliken Avgiftsberäkningar. Anställda kan se sina egna specifikationer här. Från vyn kan lönespecifikationen skrivas ut genom att välja önskad specifikation och klicka på knappen Skriv ut rapporten. 

 

8. Rapporter 

  1. AssisDent sammanställer olika rapporter från programvarans interna data. Rapporter kan förhandsgranskas och vid behov skrivas ut i vyn Rapporter. Rapporterna kan nås genom att ange Rapporter i sökfältet.
  2. Rapporter kan delas in efter typ av rapport. Informationen i rapporten kan begränsas och grupperas med hjälp av filter. Filtret varierar från rapport till rapport. Ofta använda filter är enhets- eller faktureringsinställningar och tidsintervall-filter. 
  3. När du skriver ut rapporter bör du först välja den eller de rapporter som ska skrivas ut. Därefter klickar du på knappen Skriv ut.
  4. De mest använda rapporterna är: Dagsrapport, Ofakturerade försäljning, Fakturerarspecifik försäljning, Objektspecifik fakturering, Öppna kundfordringar, Fakturarader och Fakturadagbok.
  5. Rapporten Redovisningsexport används för redovisningsexport. Revisorn kan även begära lönespecifikationer och rapporten Oakturerade försäljning. 

 

9. Andra användbara funktioner 

  1. Med hjälp av arbetskön och kommentering av dess arbetsuppgifter samt generella meddelanden är det möjligt för förvaltningspersonalen/administrativa personalen att kommunicera med mottagningar, vårdpersonal och huvudanvändare på ett säkert sätt.
  2. AssisDents instruktioner visas genom att klicka på AssisDents ?-knapp. 
  3. En AssisDent supportförfrågan eller utvecklingsförslag kan skickas genom att klicka på F1-knappen på tangentbordet. 
  4. Utloggning sker från det övre högra hörnet av programvaran eller från funktionen Stäng AssisDent på kontrollpanelen.