Bästa metoder för huvudanvändaren

Bästa metoder för administratörer

Huvudanvändaren bör förstå AssisDent-programvara i sin helhet. Ett försök har gjorts för att sammanställa de mest väsentliga enheterna i guiden utifrån huvudanvändarens dagliga och veckovisa aktiviteter. 

 

1. AssisDent-programvara och digitala guider 

a) Det är viktigt för huvudanvändaren att känna till programvaran så brett som möjligt eftersom huvudanvändaren/administratören hanterar AssisDent-domänen och alla dess inställningar. Programvaran har ett brett utbud av funktioner. Huvudanvändaren bör tänka på de mest relevanta funktionerna för hen eller företaget hen arbetar för samt hur man använder dem. Dessutom ansvarar huvudanvändaren för att ta i bruk nya funktioner. Observera att ansvar och skyldigheter relaterade till huvudanvändaren även kan ha beskrivits i avtalen mellan AssisDent och kundföretaget. 

b) Huvudanvändaren stöds av AssisDents digitala guider som kan nås från programmets ?-knapp. Tilläggsutbildning kan beställas från AssisDents kundtjänst, både för huvudanvändaren samt för övrig personal vid mottagningen. 

 

2. Feedback och meddelanden i AssisDent-programvaran 

a.) Kunden kan skicka en AssisDent supportförfrågan eller ett utvecklingsförslag genom att klicka på F1-tangenten på tangentbordet.  

b.) Entteri informerar de kontaktpersoner som kunden meddelat Entteri via e-mail. Övriga användare får information vid programvarans inloggningsvy. 

c.) Kundens huvudanvändare för AssisDent-programvaran ansvarar för att meddela sin organisations kontaktperson i AssisDents vy för organisationens kontaktinformation. (Gå: Kontrollpanel Meny → Organisation → Organisationens kontaktinformation). Informationen i kontaktuppgifterna bör kontrolleras kontinuerligt. Om organisationens kontaktuppgifter inte har lagts till kommer AssisDent att be huvudanvändaren/administratören att fylla i kontaktuppgifterna tills minst en kontaktinformation har lagts till. En AssisDent-användare eller till exempel en annan administrativ person kan läggas till som kontaktperson. Kontaktpersonen behöver inte ha en AssisDent-användarprofil. 

 

3. Mina AssisDent-inställningar 

Mina AssisDent-inställningar är individspecifika inställningar för anställda. Varje person kan ställa in de mest lämpliga inställningar och genvägar härifrån (huvudanvändaren kan ställa in inställningar endast för sig själv). 

a.) Allmänna inställningar 

• Det är praktiskt för huvudanvändaren att ett popup-meddelande visas för nya meddelanden och kommentarer i arbetskön för att kunna reagera och hantera dessa snabbt. Därför bör inställningarna för popup-meddelanden vara aktiverade. 

b.) Kalender och tidsbokning

• Att skapa favoritinställningar påskyndar den dagliga användningen av kalendern. För huvudanvändaren är favoriter-inställningen praktisk vid arbetsplanering. Favoriter kan användas för att skapa genvägar i kalendern. Dessa kan användas för att snabbt få fram önskade kalendervyer: 

1. Enhetenskalendervy
2. Anställdas kalendervy
3. Enhetens samt anställdas kalendervy

d.) Arbetskö

• Att skapa favoritinställningar påskyndar den dagliga användningen av arbetskön. Favoriter kan användas för att skapa genvägar i arbetskön som kan användas för att snabbt få fram önskad typ av uppgifter. 

 

4. Hemsidans snabblänkar och de viktigaste punkterna 

a.) Den digitala guiden för AssisDent-programvaran nås från programmets ?-knapp. 

b.) Brickor för meddelanden och kommentarer samt anslagstavla underlättar organisationens och kontorets/mottagningens interna kommunikation.

c.) Brickan för arbetskön låter dig snabbt se uppgifterna i arbetskön samt flytta dig till arbetskön. 

d.) Genom startsidans snabbknappar kan du enkelt flytta dig till prislistor, kallelser och patientsökning m.m.

 

5. Snabblänkar i kontrollpanelen samt de viktigaste punkterna 

a.) Kontrollpanelsökningen kan öppnas med F9-tangenten eller genom att klicka på Sök. 

b.) Kontrollpanelens extra panel öppnas genom att vänsterklickamed musen, snabbfunktiorna genom att högerklicka med musen. 

c.) Från kontrollpanelen kan en ytterligare vy öppnas vid sidan av den aktiva vyn genom att trycka på Ctrl-knappen och samtidigt klicka på önskad andra vy. 

• Detta är en användbar funktion om du vill visa/redigera två vyer samtidigt. 

d.) Allmänt 

• Meny 
  • Från menyn kan du gå till olika delar av programmet samt dess inställningar och information, t.ex. organisation, patienter och ekonomi. 

• Sökfält 
  • Från sökfältet kan du snabbt söka efter anställda, organisationsinställningar samt register i programmet genom att ange i sökfältet. Sökningen ger de mest relevanta sökresultaten i AssisDent. Genom att klicka på sökresultatet kan du gå till en mer detaljerad vy. 

e.) Mina uppgifter 

• Din information visas i kontrollpanelen. Genom att klicka på ditt namn öppnas den aktiva enheten, tjänsteenheten samt rollinställningarna i extrapanelen. Informationen bör kontinuerligt kontrolleras och vid behov ändras i början av dagen. OBS! Inställningarna påverkar vårdpersonal t.ex. vid journalanteckningar och fakturering. Du kan komma åt din personlig information  genom att klicka på knappen Min information. Undantagsstatus kan aktiveras från den extra panelen. Detta gör att huvudanvändaren får förhöjda åtkomsträttigheter t.ex. för att se hälsoinformation samt redigera eller ta bort hälsoinlägg gjorda av en annan anställd. 
• Med knappen Meddelanden och kommentarer kan du skapa nya meddelanden, delta i diskussioner och kommentera uppgifter i arbetskön.
• Knappen Arbetskö låter dig snapa nya uppgifter i arbetskön samt växla till önskad arbetskö.
• Enhet-knappenpå kontrollpanelen öppnar anslagstavlan där du kan se organisationens, AssisDents samt enhetens anslagstavlor. Dessutom kan en ny avisering skapas eller tidigare aviseringar ändras. 

f.) Systeminställningar 

• Systeminställningar nås via knappen Systeminställning på kontrollpanelen. Systeminställningarna är indelade i olika flikar. Knapparna längst ner innehåller t.ex. inställningar för tidbokning- och kallelsemeddelanden. Genom systeminställningar kan nya funktioner tas i bruk samt nuvarande funktioner modifieras. Flikarna och de mest relevanta flikinställningar listas nedan: 

• • Kommunikationsinställningar – Tidsbokningsmeddelanden & mallar, kallelsemeddelanden & mallar 
  • Inställningar för tidsbokning – orsak till besök & tidbokning via internet 
  • Inställningar av arbetstider – arbetstidstyp & arbetstidsinställningar 
  • Datasäkerhetsinställningar – lösenord- samt övriga säkerhetsinställningar 
  • Inloggning – löneberäkning, serviceavgifter, besöks mallar, AssisDent-mobil & online fakturering 
  • Lokala inställningar – datorspecifika röntgen- och betalterminalintegrationer samt användargränssnittsspråk 
  • Filmapp – Att ta i bruk en patientspecifik mapp samt dess inställningar 

 

6. Programvaruinställningar för AssisDent

a.) AssisDent stödjer organisationer av olika storlekar och typer. Med hjälp av olika mjukvaruinställningar kan programmet konfigureras för att möta olika organisationers behov. Som regel definieras inställningarna i programvaran endast en gång. Med tiden kan det dock finnas behov av att ändra inställningarna eller att ta i bruk nya funktioner och definiera dess inställningar. Den här guiden för huvudanvändaren går inte in i detalj inställningar av programvaran. Däremot finns nedan en övergripande beskrivning hur du kan komma åt inställningarna: 

• Från den extra panelen på Meny-knappen på kontrollpanelen kan du gå till de olika områdena i programvaras och dess inställningar samt information (angående inställningar är de mest relevanta enheterna här Finansiering och Organisation). 

b.) Knappen Systeminställningar längst ner på kontrollpanelen

c.) Som regel påverkar ändringarna som görs i programvaruinställningen alltid hela domänen och alla dess användare (exklusive fliken Lokala inställningar. Inställningarna som görs här är datorspecifika och görs för varje dator separat). 

d.) Vissa inställningar har fyra olika nivåer och olika språkinställningar. Nivåerna är: patientspecifika, medarbetarspecifika, enhetsspecifika eller organisationsspecifika. Språk visas baserat på landets flagga.

• Nivåer: Som standard används inställningen för organisationsnivå. Om en inställning på enhetsnivå har skapats åsidosätter enhetsinställningen inställningen på organisationsnivå (på motsvarande sätt åsidosätter en anställdspecifik inställning både enhet- och organisationsnivå. En patientspecifik inställning åsidosätter alla tidigare inställningsnivåer). 
• Språk: Meddelanden och utskrifter genereras i första hand efter patientens språk. Om det till exempel inte finns någon meddelandemall skapad för patientens språk används antingen den språkinställningen som är inställd på medarbetar-, enhet- eller organisationsnivå. 

 

7. Veckovis och daglig administration av organisationen 

a.) Intern kommunikation

• När du loggar in kan du se nya meddelanden, aviseringar och arbetsköuppgifterfrån programvarans hemsida. Dessa kan även ses på kontrollpanelen vid Meddelanden och kommentarer, Arbetskö och Enhet. 
• Meddelanden och kommentarer 
  • Meddelanden är konversationer mellan två eller flera användare som har ägt rum i AssisDent-programmet. Arbetskökommentarer är diskussioner som äger rum på en specifik uppgift i arbetskön. Mer information om arbetskön och dess interna kommunikation ges längre fram i instruktionerna. 
  • Via meddelanden kan huvudanvändare chatta med hela organisationen, enheter, grupper eller individer på ett säkert sätt. 
  • Medarbetargrupper kan skapas i mjukvaran som kan används i arbetsköer och för att skicka meddelanden till flera personer samtidigt. Medarbetargrupper hanteras och skapas genom Anställdaregistret dit du går från kontrollpanelens Meny → Organisation → Grupper av anställda. Grupper kan skapas baserat på roll, enhet eller anställd. 
  • Vyn Meddelanden och kommentarer innehåller meddelanden relaterade till användaren. Genom att klicka på flikarna högst upp i vyn kan du växla mellan meddelanden och arbetskökommentarer. I vyn kan du söka efter specifika meddelandetrådar, skapa nya meddelandetrådar eller arkivera gamla trådar. Meddelanden kan taggas och markeras som favoriter. I vyn Meddelanden kan du skapa en ny meddelandetråd genom att klicka på knappen Skapa ny längst ned. OBS! Nya arbetskökommentarer skapas från vyn Arbetskö direkt för uppgiften.
• Anslagstavlor 
  • Anslagstavlor kan användas för att informera hela organisationen eller enskilda enheter. Meddelanden för organisationen är synliga för alla anställda i organisationen. Meddelanden för enheter är synliga för anställda som är markerade för att arbeta i den enheten. Meddelanden relaterade till programvaran kan också föras till anslagstavlorna av Entteri, denna typ av meddelande visas för alla användare.
  • Vyn för anslagstavlan kan öppnas genom att klicka på knappen Anslagstavla. Högst upp i anslagstavlans vy kan du välja vilken anslagstavla du vill visa. Anslagstavlorna för din organisation och enhet har ett permanent Information-avsnitt där du till exempel kan lägga till allmän information om din enhet. I avsnittet Information på organisationens anslagstavla är det en bra idé att lägga till organisationens viktigaste kontaktinformation, till exempel: AssisDent-huvudanvändare, AssisDents support- och supportportal samt IT-supports kontaktuppgifter. Ett meddelande kan skapas på anslagstavlan genom att klicka på knappen Skapa meddelande längst ner.  

b.) Uppgiftshantering 

• Arbetsköer
  • Med arbetsköer kan en anställd skapa, ta emot och hantera sina egna uppgifter och tilldela uppgifter till andra anställda eller till sig själv.  
  • Vid mottagningar används arbetsköer mycket, till exempel för att skapa och hantera manuellt loggade återuppringningar och "automatiskt genererade" förfrågningar om uttalanden.   
  • Som verktyg är arbetskön också utmärkt för bredare processtyrning, den möjliggör sändning och mottagning av uppgifter i realtid i hela organisationen à uppgifter kan enkelt skapas från mottagningar för huvudanvändare och vice versa. Med hjälp av arbetskön lagras uppgifter på ett säkert sätt och i vyn Arbetskövisas snabbt inkommande och oavslutade uppgifter. Vikten, tidsfristen och arbetsbeskrivningen för uppgifterna kan ses snabbt. Diskussioner relaterade till uppgiften hanteras genom uppgiften mellan avsändaren av uppgiften och dess följare och konversationen lagras därmed på en logisk plats. Uppgifter som tas emot av mottagargrupper samt självskapade uppgifter kan spåras enkelt.Dessutom visar Arbetskö-vyn skickade och returnerade uppgifter. Vid behov kan historik användas för att gå vidare till slutförda uppgifter.   
• Inställningar 
  • I vyn Grupper av anställda är det en bra idé för huvudanvändaren att skapa grupper av anställda som behövs av enheterna och organisationen ur arbetsköns perspektiv. Mer information om medarbetargrupper finns i avsnittet Hantera anställda.  
  • På fliken Övriga inställningar i avsnittet Systeminställningar ställs standardinställningarna för arbetskön för radiologi in. Här ställs till exempel in vilken typ av mottagargrupp de uttalade röntgenbilder riktas som standard till. 
  • Mina AssisDent-inställningar kan användas för att skapa medarbetarspecifika favoriter i arbetskön (huvudanvändaren kan bara ställa in inställningarna för sig själv).  
• Arbetskövy i korthet 
  • Arbetskön kan öppnas genom att klicka på knappen Arbetskö på Kontrollpanelen. Siffran som visas i orange på kontrollpanelen anger antalet nya, olästa arbetsköuppgifter. 
  • Arbetskövyn visar snabbt nya uppgifter som har tillkommit, pågående uppgifter och dina egna personliga uppgifter. Från det övre högra hörnet av vyn kan du också gå till spårade och slutförda uppgifter (historik).    
  • Arbetskövyn kan filtreras med hjälp av knappen Visa sökaltervativ eller genom att välja medarbetarspecifika favoriter.    
  • En ny uppgift skapas genom att klicka på knappen Skapa ny. Välj typ av uppgift, mottagare eller grupp av mottagare, betydelse och deadline samt annan information om uppgiften. Arbetsköuppgifter kan skapas för sig själv, och uppgifter som skapats för en annan kan också spåras.   
  • Den interna diskussionen om uppgiften hanteras via fliken Kommentarer i uppgiften. Ett publicerat meddelande i avsnittet Kommentarer skickas till de personer som är associerade med uppgiften. Medarbetaren får ett meddelande om det mottagna meddelandet med ett popup-meddelande, och meddelandet visas också, till exempel på kontrollpanelen.  

8. Hantera anställda 

a.) Medarbetarregistret nås från kontrollpanelen genom att klicka på Meny → Organisation → Anställda.

b.) Anställda-register visar de aktiva anställda i programmet. Vyn används för att hantera medarbetarinformation och inställningar relaterade till medarbetaren. Medarbetaren kan sökas med hjälp av sökfältet i registervyn. Registret kan även filtreras genom filtren på knappen Visa sökalternativ. En ny anställd skapas från knappen Skapa ny. En uppsagd medarbetare väljs från registret och arkiveras genom att klicka Arkivera (vid arkivering tas medarbetaren bort från sökresultat och samtidigt blockeras medarbetarens inloggning).   

c.) Anställdas användarnamn och lösenord hanteras från medarbetarregistret. Den anställdes uppgifter kan nås genom att klicka på den anställdes namn i registret (den anställde kan också sökas via sökfältet i kontrollpanelen). Användar-ID visas på den anställdes kort och ett nytt lösenord kan skapas för användaren om lösenordet har glömts bort (knappen Återställ lösenordet). Användar-ID låses i samband med flera felaktiga inloggningsförsök. I ett sådant fallkanhuvudanvändaren låsa upp medarbetarkortet och därefter är inloggning möjlig med rätt användarnamn och lösenord (Knappen Lås upp användarnamnet).   

 

d.) Inställningar för anställdas kort på ett kortfattat sätt 

• Åtminstone de obligatoriska sätts på anställningskortet. Dessutom är medarbetarkortet konfigurerat med inställningar relaterade till medarbetaren, till exempel:  
  • Enheter – Definierar de faktureringsinställningar som används av den anställde, till exempel kontonummer, betalningstider, faktureringsavgifter och inställningar för FPA-fakturering, samt enheten. 
  • Tjänsteenheter - definierar registerinnehavaren och enheten för de patientdokument som skapats av medarbetaren.  
  • Roller och behörigheter – Definierar medarbetarens roll och vilka typer av behörigheter medarbetaren har i programvaran. 
  • Rollerna hänförs till medarbetarens FPA-klassificering, som används i FPA-beräkningen (beräkningen påverkas också av medarbetarens identifikationsnummer och registreringsnummer).  
  • Åtkomsträttigheter kan begränsas baserat på enhet, serviceenhet och faktureringsinställningar. Dessutom kan en inställning ställas in för medarbetaren, där orsak till visning av hälsodata alltid måste anges manuellt av användaren (inställning: Kräv alltid ett skäl för visning av hälsouppgifter), funktionen används speciellt för receptionister.  
  • Genom åtkomsträttigheter definieras organisationens dataskyddsombud som har tillgång till loggen för personuppgifter (åtkomst: Dataskyddsombud).  
• Kallelser och tidsbokning–  från sektionen kan ställas in bland annat:  
  • Vilka typer av kallelser skapas för en medarbetare (inställning: Standarduppgifter för ny kallelse).  
  • Mängd av kallelser som kan skapas för en dag (inställning: Högsta antal tidsbokningar med kallelse under samma dag).  
  • Mer information för tidsbokning- inställning visas i tidsbokningskalendern.
  • I avsnittet för Anledningar till att söka behandling definieras vilka typer av orsaker medarbetaren kan skapa. Dessa kan specificeras för varje enskild medarbetare. Inställningarna kan bland annat användas för att avgöra om orsakerna till att få vård används internt eller vid tidsbokning på internet, om ett planerat besök skapas i patientjournalen genom orsaken till att man påbörjar vården, om tidsbokningen avviker från den normala tidsåtgången för orsaken till att han eller hon påbörjade vården eller för att utesluta användning av en orsak från medarbetaren.
  • Med hjälp av anställningskortet kan man ange inställningarna för internetbokning för medarbetaren, till exempel vilka Anledningar till att söka behandling kan bokas via nätet, bild av medarbetaren och beskrivning om hen. 
• Mina AssisDent-inställningar 
  • Mina AssisDent-inställningar är medarbetarspecifika inställningar. Anställda bör bekanta sig med Mina AssisDent-inställningar och de bästa tipsen för inställningarna baserat på varje roll, eftersom dessa inte kan skapas av huvudanvändaren.
• Hantering av arbetstid 
  • Arbetstidsplaneringen nås från knappen Arbetsplanering på startsidan eller från kalenderfliken Arbetstider.
  • Kalendervyn kan anpassas i toppen av kalendern.
    • Vårdpersonal söks genom sökfältet i kalendern eller genom att klicka på knappenFavoriter.
• I kalendern visas arbetstiden i den färg som angetts i Systeminställningar. Du kan redigera färgerna på arbetstidstyperna i Systeminställningar på fliken Arbetstidsinställningar (OBS! Kräver huvudanvändar-åtkomst).  
• Arbetstid skapas genom att måla på önskad plats i kalendern samtidigt som man håller ner vänster musknapp. När vänsterknappen på musen släpps visas arbetstiden i det målade området. Därefter väljer man rätt typ av arbetstid, kontor och arbetsrum/lokal, om så önskas, för den valda arbetstiden. Därefter sparar man arbetstiden med önskad information.
  • Den skapade arbetstiden kan kopieras till kommande veckor genom att använda Kopiera arbetstider-funktionen.
• Arbetstiden kan redigeras genom att klicka på den. Arbetstiden kan flyttas genom att vänsterklicka på musen samtidigt som man drar den valda tiden till önskad plats. Genom att högerklicka på musen kan arbetstiden raderas. 

e.) Medarbetargrupper 

• I vyn Grupper av anställda är det en bra idé att skapa olika grupper av medarbetare som kan användas av enheter och organisationen, antingen för chattmeddelanden eller som mottagargrupper för arbetsköuppgifter. Medarbetargrupper kan användas för att skicka arbetsköuppgifter till mer än en person samtidigt eller i gruppkonversationer mellan flera personer.  
• Medarbetargrupper kan hanteras och skapas från kontrollpanelen genom att följa Meny → Organisation → Grupper av anställda. En ny medarbetargrupp skapas genom att klicka på knappen Skapa ny. Grupper kan skapas på roll-, enhet- eller medarbetarbasis. Huvudanvändaren bör skapa de nödvändiga grupperna i förväg för användning av enheter och organisationen, till exempel grupper för huvudanvändare, administration, enhet, läkare, radiologer etc.

 

9. Övrigt:

a.) Hantering av patientregistret

• Patientregistret nås från kontrollpanelen: Meny → Patienter → Patienter..
• Patientregistret visar de aktiva patienterna i programmet. Genom vyn hanteras patienter och genom att klicka på patientens namn hanteras den enskilda patientens information. Patienten kan sökas med hjälp av sökfältet i registervyn. Registret kan även filtreras genom filtren på Visa sökalternativ. En ny patient skapas genom att klicka på knappen Skapa ny. Patienten raderas (t.ex. en avliden patient) genom att välja patienten från registret och klicka på Arkivera (i samband med arkivering lämnar patienten registret och sökfälten).   
• Genom patientregistret kan man skicka ett smstill flera patienter samtidigt, redigera taggar eller arkivera information.Dessutom kan patienter som inte har en kallelse till ett visst tidsintervall sökas. Vid behov kan även patientregistret skrivas ut.   

b.) Taggar

• Taggar tilldelas till specifika funktioner, till exempel patient, anställd, anläggning eller prislistrad. Taggar kan till exempel användas för att dela in patienter och anställda i olika grupper. 
• Taggar hanteras i Identifierare-registret, som kan nås från kontrollpanelen Meny → Organisation → Identifierare. Till exempel kan en tagg för "Behandling av patienter med rädsla" skapas, som skulle kunna användas i medarbetarregistret för att klassificera medarbetare som specialiserat sig på behandling av patienter med rädsla. Den medarbetarrelaterade taggen kan användas i kalenderns sökfunktion för lediga tider och i favoritknapparna därmedarbetarregistret kan filtreras efter dessa taggar. Du kan lägga till taggar för olika funktioner genom att markera en eller flera rader och klicka på Redigera identifierare längst ned i registret.  
• Det är alltid en bra idé att lägga till taggar baserat på organisationens behov när ett nytt funktion identifieras.  

c.) Hantering av prislistor 

• Prislistor nås från kontrollpanelen genom att klicka på Meny → Ekonomi → Prislistor.
• Prislistan skrivs ut genom att välja prislistan och klicka på knappen Exportera alla till CSV längst ner. Prislistan redigeras genom att klicka på prislistans namn.Prislistakortet kan användas för att ändra den allmänna informationen om prislistan, till exempel för att begränsa dess synlighet per enhet eller roll. Om du vill redigera prislistraderna i prislistan och deras priser klickar du på Visa rader. En ny prislistrad kan skapas i prislistan från knappen Skapa ny i registret över prislistrader. Befintliga prislistrader kan redigeras genom att klicka på en enda rad eller genom att välja flera rader och klicka på knapparna längst ned, till exempel Höja priserna.
• Du loggar ut genom att klicka på krysset i det övre hörnet av programvaran eller från knappen Stäng AssisDent på kontrollpanelen.