Bästa metoder för mottagningar

När det gäller arbetet på mottagningar har de viktigaste platserna från programvaran och väsentliga tips ur receptionsarbetets perspektiv sammanställts i denna instruktionen. 

 

1. Mina AssisDent-inställningar

a.) Allmänna inställningar 

1. Som standard är inställningen Sök som standard bara från mina filialer användbar, särskilt i stora organisationer där du vill begränsa sökresultaten i sökfälten till din egen enhet. 
2. Genom inställningen Stäng alltid patienten när en ny patient öppnas stängs automatiskt den tidigare patienten när en ny patient öppnas. När inställningen är avstängd kan patienter som har öppnats en gång öppnas direkt från kontrollpanelen utan att behöva söka via sökfältet.
3. Korrekt inställning av standardinställningarna för kontrollpanelens mus efter eget tycke.
4. Det är en bra idé att ställa in standardinställningen för utskrift av kvitto till Skriv ut.

b.) Kalender och tidsbokning

• Att skapa Favorit-inställningar påskyndar den dagliga användningen av kalendern. Favoriter kan användas för att skapa genvägar i kalendern för att snabbt få fram önskade kalendervyer: 
  1. Kalendervy för enheten
  2. Kalendervy för anställda 
  3. Kalendervy för enheten och anställda 

c.) Övriga inställningar

1. Inställningen "Använd den aktiva patienten som standard i tidsbokning" är användbar och det är bra att vara medveten om när den är påslagen och hur det påverkar. Som standard importeras den aktiva patienten på kontrollpanelen till den nya tidsbokningen när inställningen är aktiverad. 
2. Det är en bra idé att ställa in standardvyn för kalendern till Filialkalender.
3. Det är en bra idé att ställa in standardkalenderintervallet till Dag vy ifall kliniken har mer än fem aktiva behandlingsrum.

 

2. Snabblänkar och viktiga punkter på hemsidan 

a) Högst upp på Kommande möten-brickan kan du se de kommande tidsbokningarna och komma åt kalendern genom att klicka på titeln. Patientens kort kan nås genom att klicka på patientens namn. 

b.) Meddelanden och kommentarer samt Anslagstavla brickor underlättar kommunikation vid mottagningen.  

c) Arbetskö-brickan kan användas för att snabbt se uppgifterna i arbetskön och gå vidare till arbetskön.

d) Genvägarna på hemsidan kan användas för att snabbt navigera till exempelvis mottagnings vy, kalender, kallelser och sökning av patient. 

e) Den extra panelens sökfält kan öppnas med F9-knappen på tangentbordet eller genom att klicka på kontrollpanelen.

 

3. Snabblänkar och nyckelpunkter i kontrollpanelen 

a) Den extra kontrollpanelen öppnas genom att vänsterklicka på musen och genom ett högerklick kommer du åt snabba åtgärder.

b) Från kontrollpanelen kan du öppna en ytterligare vy bredvid den aktiva vyn genom att trycka påCtrl-tangentensamtidigt duklickar på önskad andra vy. 

• Detta är en användbar funktion om du vill visa/redigera två vyer samtidigt. 

c.) Allmänt

• Meny
  • Knappen Patienter öppnar patientregistret, från vilket både aktiva och arkiverade patienter kan sökas. Patienter kan filtreras ut ur registret med hjälp av olika sökkriterier. 
  • Genom att klicka på knappen Skapa en ny patient kan du skapa ett nytt patientkort i patientregistret, så att patienten i framtiden kan hittas genom att söka.

• Sök
  • Sökningen kan användas för att snabbt söka efter patienter och register i programmet genom att skriva i sökfältet. Sökning ger de mest relevanta sökresultaten i AssisDent. Genom att klicka på sökresultatet kommer du till en mer detaljerad vy. 

• Egen information
  • Din information visas på kontrollpanelen. Om du klickar på ditt namn öppnas inställningarna för den aktiva enheten, tjänsteenheten och rollen i den extra panelen. Informationen bör kontrolleras och vid behov ändras i början av dagen. OBS! Inställningarna påverkar t.ex. dagliga poster och fakturering. Du kan komma åt din medarbetarinformation genom att klicka på knappen Min information. 
  • Knappen I dag på Kontrollpanelen öppnar kalendervyn med en högerklick på musen. En extra panel öppnas genom att klicka med vänster.
  • Med knappen Meddelanden och kommentarer kan du skapa nya meddelandensamt kommentera arbetsköuppgifter. 
  • Med Arbetskö-knappen kan du skapa nya arbetsköuppgifter och flytta till önskad arbetskö.
  • Med knappen Enhet på kontrollpanelen har du möjlighet att: 
  • högerklicka för att växla till kalender eller mottagningsvy
  • vänsterklicka för att öppna extra panelen och gå till mottagningsvy eller växla tillenhetskalendern.

 

4. Kontrollpanelen med en vald patient och patientens hemsida 

a.) När patienten öppnas, öppnas även patientens hemsida, som sammanställer patientens data.En patientrelaterad sektion visas på kontrollpanelen, där knapparna och informationen relaterad till patienten sammanställs. 

b.) Kontrollpanelen – patienten vald 

• Genom att vänsterklicka på patientens namn kan du: 
  • Gå och redigera patientinformationen med knappen Patientuppgifter.
  • Skickar friformiga textmeddelanden till patienten. Fraser kan skapas i friformiga SMS-meddelanden. 
• Anteckningar: 
  • Patientrelaterade anteckningar kan redigeras.
• Hälsoinformation: 
  • Hälsoinformation visas automatiskt efter resonemanget om behandlingsförhållandet eller efter en manuellt loggad orsak. Utan detta kan inte  information visas. 
  • Patientjournaleröppnas genom att högerklicka på knappen Hälsoinformation. I patientjournaler: 
    • Patientens behandlingshistorik visas i patientjournalen under avsnittet Historik. Vid behov kan patienthistoriken filtreras samt skrivas ut. 
    • Till exempel kan information skrivas in på patienten från Behandling-knappens + - 
• Röntgen
  • Genom att vänsterklicka på Röntgen-knappen och välj önskad bildprogramvara i tilläggspanelenkan röntgen bilder öppnas. 
• Kallelser och tidsbokningar
  • Visa kommande tider, kallelsersamt skapa nya 
  • Granska tidigare tillfällen (detta används för att till exempel se vemsom har behandlat patienten tidigare).   
• Fakturering 
  • Öppna fakturering 
  • Öppna betalningstransaktioner för att granska tidigare transaktioner eller till exempel för att skriva ut en faktura i efterhand.   
• Patientens hemsida 
  • Patientens förstasida är indelad i flikarna Hälsoinformation och Kunduppgifter
    • Flikarna visar information som rör patienten, till exempel avtal kopplade till patienten, varningar om betalningsanmärkningar eller anteckningar relaterade till patienten. Orange och röda uppmärksamhetsfärger markerar saker att vara observant på. 
• Från patientens hemsida kan du komma åt patientens filer genom att klicka på Filer-brickan eller från kontrollpanelen genom att vänsterklicka på Hälsoinformation.
• Från brickorna kan duväxla till en mer detaljerad vy genom att klicka på brickans titel eller länken längst ner på brickan.

 

5. Sökning av patient och skapande av ny patient 

a) Patientsökningen kan öppnas med F9-knappen på tangentbordet eller genom att klicka på knappen Sök.

b) Patientsökningen kan också hittas i kalendern när du skapar en ny tid. Patienten kan därmed vid behov hämtas till en tidsbokning. 

c) En ny patient kan skapas i samband med patientsökningen, om patienten inte kan hittas i patientregistret genom patientsökningen. 

 

6. Tidsbokning och tidsbokningskalender 

a) Kalendern kan nås från knappen I dag på kontrollpanelen genom att högerklicka på den.

b) Kalendervyn kan anpassas från övers i kalendern

• Den önskade vårdpersonalen söks genom Kalendrar- sökfältet eller öppnas från favoriter-funktionen

c) I kalendern kan arbetstid skapas från fliken Arbetstid. Arbetstider visas i färg i kalendern. Du kan ändra arbetstidens färger i systeminställningarna från fliken Arbetstidsinställningar.

d) Tidsbokning görs genom att måla bokningen i kalendern vid önskad tidpunkt samtidigt som vänster musknapp hålls ner. Därefter hämtas en patient för bokningen. Kontrollera patientens kontaktinformation, orsaken till att behandlingen påbörjas och vid behov definieras ytterligare information. Välj om du vill skicka ett textmeddelande till patienten om tidsbokningen. Slutligen acceptera

• OBS! En aktiv patient från kontrollpanelenanges som standard för tidsbokningen.
• Tidsbokningsdialogen visar patientens eventuella frånvaro som inte avbokats och betalningsanmärkningar. 
• Tidsbokning kan göras via funktionen Sökning av lediga tider. Sökfältet kan nås från vänster längst ner i kalendern. 

e) Du kan redigera eller avboka en tid genom att högerklicka på tidsbokningen. 

f) Kalender ikoner: 

• Globen = tidsbokning via internet
• Ett öppet lås= preliminär tidsbokning 
• En stjärna = ny patient 
• En kvadrat = patientens status färg (Status färger beskrivs här) 

g) Skriva ut dagens patientlista (filtrera önskad patient och dag, slutligen klicka på knappen Förhandsgranska utskriftlängst ner i kalendern)

h) Du kan öppna patientkortet från kalendern genom att högerklicka på tidsbokningen och välja Öppna patientens förstasida. 

 

7. Patientens ankomst till mottagningen 

a) Patientens status beskrivs i AssisDent i specifika färger. De färger som är mest relevanta för mottagningen 

• Gul = Patienten kommer sent
• Mörkgrön = Patienten anlänt
• Ljusblå = Kan faktureras 
• Röd = Utelämnande som inte avbokats

b) Ändra patientens status till att patienten anlänt

• Högerklicka på tidsbokningen i kalendern och välj alternativ Ändra patientstatus.
• I tidsbokningsvyn klickar du på knappen för ytterligare funktioner i patientens tidsbokning. 
• Om patienten inte anländer markeras patientens status som Icke annulerad frånvaro.

c) Kontroll av patientens kontaktuppgifter 

• Från tidsbokningskalendern genom att högerklicka på tidsbokningen och öppna patientens hemsida. 
• Från mottagningsvyn genom att klicka på patientens tidsbokning. 
• Bland annat kan patientens information uppdateras med adress- och telefoninformation, företagsavtal kan kopplas till patienten och kallelseinställningar samt önskade kontaktvägar och tider för dessa kan definieras. 

d) Beaktande av en ny patient 

• En ny patient visas i kalendern och i mottagningsvyn med en stjärnikon 
• Det är viktigt att kontrollera den nya patientens information: 
• Patientens personnummer, kontaktuppgifter, faktureringsuppgifter (inklusive avtal och FPA-ersättningsinställningar) samt tillstånd och samtycken (systeminterna och Kanta-enheter). 
• En ny patient ska ges en preliminär informationsblankett att fylla i, som vid behov kan bifogas till patientens informationsmapp. 

e) Hänvisning till läkarens rum 

• Genom att föra musen över tidsbokningen på kalendern visas tidsbokningens behandlingsrum om ett behandlingsrum har tilldelats arbetstiden. 

 

8. Patientbesök och kallelse

a) Vårdpersonalen registrerar patientens behandlingar på besöksdokumentet. När åtgärderna har bokförts accepteras de för fakturering. 

b) Vårdpersonalen skapar en kallelse till patienten och gör patientspecifika kallelseinställningar. 

 

9. Fakturering och bokning av en ny tid

a) Fakturerbara patienter kan ses i avsnittet Faktureras i vy over tandläkarpraktik. I kalendern ändras patientens status färg till ljusblå. 

När vårdpersonalen har godkänt åtgärderna för fakturering ser man i receptionen att dessa kan faktureras. Efter godkännande av åtgärder ändras patientens status i programmet till Väntar på fakturering.

b) Innan fakturering kan en ny tid bokas för patienten eller produkter som säljs till patienten kan läggas till i kundfaktureringsregistret. 

c) Vårdpersonalen godkänner åtgärderna för fakturering: 

Låt oss gå till kundfaktureringsregistret från receptionsvyn genom att klicka på patientens tidsbokning. Patientens hemsida kontrolleras för faktureringsrelaterad information (t.ex. om det är en avtalskund, om patienten har förfallna fakturor, betalningsanmärkningar eller faktureringsanmärkningar). Faktureringsvyn öppnas från kontrollpanelen genom att högerklicka på knappen Fakturering.

Kontrollera informationen på faktureringsraderna (FPA-ersättning, rabatt, kontrakt etc.)

Lägg till dom sålda produkterna.

Markera de rader du vill fakturera och klicka på Exportera till kassan.

Ett betalsätt väljs i kassan och fakturering sker genom att klicka på Godkänn och skriv ut.

Om ett fel upptäcks i faktureringen kan faktureringen avbrytas från knappen Korrigera faktureringstransaktion i vyn som öppnas efter fakturering. 

 

10. Att stänga patienten 

a) Patienten byter alltid till kontrollpanelen enligt den senast öppnade patienten och därmed behöver inte patienten stängas individuellt. 

• OBS! Om inte personen har Min AssisDent-inställning Stäng alltid patienten när en ny patient öppnas aktiverad. 

b) Patienten kan stängas från kontrollpanelen genom att klicka på krysset bredvid namnet på den valda patienten. 

 

11. I slutet av dagen 

a) Utelämnande besök som inte avbokats visas i mottagningsvyn i avsnittet Anländer. 

Vid behov: 

• Öppna patientens kort och gå vidare till fakturering för att skapa en faktureringsrad för patientensutelämnande besök som inte avbokats och skapa en faktura. 
• Vid utelämnande besök som inte avbokats skapas en arbetsköuppgift för vårdpersonalen för efterföljande upprättande av fakturering. 

b) Öppna menyn Rapporter och välj Dagsrapport. Stäm av försäljningen av kassan och betalningsterminalen.

 

12. Övriga användbara avsnitt 

a) Genom arbetskön kan patientens återuppringningsförfrågningar riktas till läkarens arbetskö för hantering. 

b) En patientfri tid (fästisar) för en vårdpersonal kan också skapas i kalendern. I detta avseende är det värt att komma överens om gemensamma verksamhetsmodeller för mottagningen. 

c) Genom meddelanden och kommentarer är det möjligt för vårdpersonalen att kommunicera med receptionen på ett säkert sätt. 

d) AssisDents instruktioner kan nås genom att klicka på AssisDent ?-knappen. 

e) En AssisDent-supportförfrågan eller utvecklingsförslag kan skickas in genom att klicka på F1-knappen på tangentbordet. 

f) Utloggning görs från krysset i det övre högra hörnet av programvaran eller från knappen Stäng Assisdent på kontrollpanelen.