AssisDentissa on mahdollista ottaa käyttöön tekstiviestien vastaanottaminen, jolloin saadaan käyttöön lisätoimintoja. Lisäominaisuudet mahdollistavat sen, että potilas voi tekstiviestiin vastaamalla:
Ominaisuudet voidaan ottaa käyttöön maksutta. Potilas ei maksa viesteihin vastaamisesta.
Lähetettävät ja vastaanotettavat viestit on hinnoiteltu erikseen. Hintatiedustelujen osalta olettehan yhteydessä AssisDentin myyntiin sähköpostilla asiakaspalvelu@entteri.fi
HUOM! Ajanvarausten vahvistaminen ja peruminen toiminnot ovat käytössä vain kun potilaiden kutsuajanvarauksia luodaan massana kutsurekisteristä. Kalenterilta ei siis voida luoda yksittäisiä alustavia ajanvarauksia, joita asiakas voisi vahvistaa tekstiviestillä automaattisesti.
Tekstiviestien vastaanottamisen käyttöönotto
Käyttöönotto vaatii järjestelmäasetusten päälle kytkemisen, uusien ajanvarausviestipohjien luonnin ja kutsuviestipohjien päivittämisen uusilla viestimuuttujilla. Asetusten luontiin tarvitaan pääkäyttäjäoikeudet.
Siirrytään ensin AssisDentin järjestelmäasetuksiin ohjauspaneelin rataspainikkeesta. Klikataan auki järjestelmäasetusten Viestintäasetukset.
Asetetaan valinta kohtaan Tekstiviestien vastaanottaminen käytössä.
Tekstiviestien vastaanottamisen tulee vielä hyväksyä dialogi, jossa huomautetaan järjestelmästä lähettävien ja vastaanotettujen tekstiviestien maksullisuudesta.
Kun tekstiviestien vastaanottaminen on päällä, voidaan ottaa käyttöön halutut toiminnot.
Ajanvarausten vahvistaminen tekstiviesteillä on oletuksena käytössä kaikilla toimipisteillä, mutta käyttöä voidaan myös rajata vain halutuille toimipisteille.
Alustavan ajanvarauksen vahvistus
Potilaalle lähtee alustavasta ajanvarauksesta tekstiviesti. Vastaamalla saamaansa tekstiviestiin vahvistamisen avainsanalla, potilas voi vahvistaa alustavan ajanvarauksensa.
Alustavien ajanvarauksen vahvistus voidaan asettaa päälle valitsemalla Salli alustavan ajanvarauksen vahvistaminen tekstiviestillä.
Asetetaan Vahvistamisen avainsana eli sana, joka potilaan tulee vastata, jotta toiminto osaa vahvistaa potilaalle varatun alustavan ajan. Avainsanana voi olla kirjaimia ja/tai numeroita, kuten esim. Vahvista.
Asetetaan Karenssiaika vuorokausina, eli kuinka monta päivää ennen alustava ajanvaraus voidaan potilaan toimesta tekstiviestillä vahvistaa. AssisDent ei poista vahvistamattomia alustavia ajanvarauksia automaattisesti karenssiajan umpeuduttua kalenterista, vaan tämä tulee tehdä manuaalisesti.
Huom! AssisDent osaa huomioida isot ja pienet kirjaimet sekä potilaan vahingossa vastausviestiin asettamat välimerkit ja tekstit.
Huom! Mikäli potilaalle on useampia alustavia ajanvarauksia, potilas vahvistaa vastausviestillä aina ainoastaan viimeisimmän potilaalle lähetetyn alustavan ajan.
Ajanvarauksen peruminen
Potilaalle lähtee ajanvarauksesta tekstiviesti. Lähettämällä viestissä olevan perumisen avainsanan tekstiviestillä, potilas voi perua alustavan ajanvarauksensa.
Ajanvarauksen peruutus voidaan asettaa päälle valitsemalla Ajanvarauksen peruminen tekstiviestillä.
Asetetaan Perumisen avainsana eli sana, joka potilaan tulee vastata, jotta toiminto peruu potilaalle varatun ajanvarauksen, Avansanaksi voi asettaa esim. Peru.
Asetetaan Perumisen takaraja, eli se aika kuinka monta tuntia ennen ajanvarausta potilas voi viimeistään perua ajanvarauksen tekstiviestillä.
Huom! Mikäli potilaalle on useampia ajanvarauksia, potilas peruu vastausviestillä aina ajanvarauksen, josta potilaalle on lähetetty viimeiseksi tekstiviesti.
Huom! Potilas voi kirjoittaa perumisen avainsanan jälkeen syyn ajanvarauksen perumiselle. Tämä kannattaa ohjeistaa potilaalle ajanvarauksen tekstiviestipohjassa.
Ilmoittautuminen
Potilaalle lähtee ilmoittautumisesta tekstiviesti 20 minuuttia ennen ajanvarausta. Kun potilas on vastannut viestiin avainsanalla, potilaalle lähetetään toinen tekstiviesti, jossa voidaan esim. ohjeistaa potilas siirtymään oikean hoitohuoneen eteen.
Ilmoittautuminen tekstiviestillä voidaan asettaa päälle valitsemalla Saapuneeksi ilmoittautuminen tekstiviestillä.
Asetetaan Ilmoittautumisen avainsana eli sana, joka potilaan tulee vastata ilmoittautumistekstiviestiin. Potilaan avainsanan lähetyksen jälkeen potilaan tila muuttuu AssisDentissa saapuneeksi. Halutessa voidaan valita, että ilmoittautuminen on käytössä vain joillain toimipisteillä.
Muut asetukset
Jos järjestelmäasetuksista asetetaan päälle Lähetä huomautus alustavasta ajanvarauksesta -asetus, potilaalle lähetetään tekstiviesti myös potilaan muista alustavista ajanvarauksista. Näin potilas voi vahvistaa tai perua myös muut alustavat ajanvarauksensa.
Jos halutaan, että potilaalle lähtee tekstiviestillä tieto siitä, että ajanvarauksen vahvistus, peruminen tai ilmoittautuminen ei onnistunut, tulee asettaa päälle Lähetä vastaus virheelliseen tekstiviestiin -asetus. Tällöin potilas saa tekstiviestin virheestä, jos potilas on esim. kirjoittanut avainsanan väärin.
Ajanvarausviestipohjat
AssisDentissa on jo valmiiksi asetetut oletusviestipohjat. Näitä viestipohjia voi päivittää klikkaamalla Muokkaa ajanvarausviestejä.
Valitaan viestin tyyppi, yhteydenottotapa (SMS) sekä Vaikutusalue, jolla viestipohja on käytössä. Mikäli viestipohjaa ei ole kirjoitettu ja malli on tyhjä, käytetään järjestelmän oletusmallia. Katso lisää Ajanvarausviestiasetuksista.
Viestityypit:
-
Ajanvarauksen tiedot (alustava):
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun potilaalle lähetetään uuden alustavan ajanvarauksen tiedot tai alustavasta ajanvarauksesta lähtee muistutusviesti.
- Jos alustavan ajanvarauksen vahvistus on käytössä, käytä tässä viestipohjassa viestimuuttujia: [vahvista_avain] ja [vahvista_pvm].
- Jos ajanvarauksen peruutus on käytössä, käytä tässä viestipohjassa viestimuuttujia: [peru_avain] ja [peru_pvmklo]. Potilasta kannattaa myös ohjeistaa viestissä, että hän voi kirjoittaa tekstiviestiinsä avainsanan jälkeen ajanvarauksen perumisen syyn.
-
Ajanvarauksen tiedot (vahvistettu):
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun potilaalle lähetetään uuden vahvistetun ajanvarauksen tiedot tai vahvistetusta ajanvarauksesta lähtee muistutusviesti.
- Jos ajanvarauksen peruutus on käytössä, käytä tässä viestipohjassa viestimuuttujia: [peru_avain] ja [peru_pvmklo]. Potilasta kannattaa myös ohjeistaa viestissä, että hän voi kirjoittaa tekstiviestiinsä avainsanan jälkeen ajanvarauksen perumisen syyn.
-
Ajanvarauksen vahvistaminen:
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun potilaalle lähetetään vahvistus onnistuneesta alustavan ajanvarauksen vahvistamisesta.
-
Ajanvarauksen vahvistaminen: Vahvistaminen ei mahdollista
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun alustavaa ajanvarausta ei ole vahvistettu määräajassa.
- Tähän viestipohjaan kannattaa laittaa toimipisteen yhteystiedot, jotta potilas voi tarvittaessa, soittaa vastaanotolle, esimerkiksi viestimuuttujalla: [toimipiste_puhelinnumero].
-
Ajanvarauksen vahvistaminen: Ajanvaraus on jo vahvistettu:
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun potilas yrittää vahvistaa uudelleen jo vahvistettua alustavaa ajanvarausta.
-
Huomautus alustavasta ajanvarauksesta:
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun potilaalla on vielä vahvistamaton alustava ajanvaraus.
- Käytä viestimuuttujia: [vahvista_avain] ja [vahvista_pvm].
-
Ajanvarauksen peruminen (alustava)
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun alustavan ajanvarauksen peruminen tekstiviestillä on onnistunut.
-
Ajanvarauksen peruminen (vahvistettu)
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun vahvistetun ajanvarauksen peruminen tekstiviestillä on onnistunut.
-
Ajanvarauksen peruminen: Peruminen ei mahdollista
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun perumisen takaraja on mennyt umpeen, eikä ajanvarausta voida enää perua tekstiviestillä.
- Tähän viestipohjaan kannattaa laittaa toimipisteen yhteystiedot, jotta potilas voi tarvittaessa, soittaa vastaanotolle, esimerkiksi viestimuuttujalla: [toimipiste_puhelinnumero].
-
Ajanvarauksen peruminen: Ajanvaraus on jo peruttu
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun potilas yrittää perua uudelleen jo peruttua ajanvarausta.
-
Ilmoittautumispyyntö
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun potilaalle lähtee ilmoittautumisviesti 20 minuuttia ennen ajanvarausta.
- Käytä tässä viestipohjassa viestimuuttujaa: [ilmoittaudu_avain].
-
Ilmoittautuminen saapuneeksi
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun ilmoittautuminen tekstiviestitse on onnistunut.
- Tähän viestipohjaan kannattaa laittaa toimintaohjeita potilaalle, esim. ohjata potilas tietyn hoitohuoneen eteen käyttämällä viestimuuttujaa [aika_huonelyhenne].
-
Ilmoittautuminen saapuneeksi: Ilmoittatuminen ei mahdollista
- Tätä viestipohjaa käytetään, kun ilmoittautuminen ei ole enää mahdollista.
- Tähän viestipohjaan kannattaa laittaa toimintaohjeita potilaalle, esim. pyytää potilasta olemaan yhteydessä vastaanottoon.
-
Yleinen vastaus virheelliseen viestiin
- Tämä viestipohja lähtee potilaalle, kun potilaan lähettämä vahvistusviesti ei ole rekisteröitynyt, esimerkiksi jos potilas on vastannut viestiin väärällä avainsanalla.
- Huom! Yleinen vastaus virheelliseen viestiin- ajanvarausviestipohjalla ei voi käyttää viestimuuttujia. Viestiin tarvittavat tiedot, kuten esim. toimipaikan puhelinnumero, tulee kirjata viestipohjaan manuaalisesti.
Jotta viesteihin voidaan vastata, tulee viestipohjille asettaa viestimuuttujat. Viestimuuttujat tuovat potilaalle lähetettävään tekstiviestiin järjestelmäasetuksiin asetetut avainsanat sekä muut tarvittavat tiedot.
Katso lisää Viestimuuttujista.
Viesteihin tehdyt muutokset tallentuvat automaattisesti ja dialogi voidaan sulkea, kun viestien muokkaaminen on tehty.
Kutsuviestipohjat
Jos halutaan, että potilas voi kutsutekstiviestin saatuaan peruuttaa tai vahvistaa ajanvarauksensa tekstiviestillä, tulee SMS-kutsupohjiin asettaa tarvittavat viestimuuttujat.
Huom! Ajanvaraukset on luotava kutsujen kautta, jotta ajanvarauksen peruutus- ja vahvistustoiminnot toimivat. Mikäli kutsuun ei ole linkitettynä ajanvarausta, ajanvarauksen peruutus ja vahvistus eivät toimi.
Kutsuviestipohjia päästään muokkaamaan klikkaamalla Muokkaa kutsuviestejä.
Valitaan muokattava Viestin tyyppi ja yhteydenottotapa (SMS). Lisätään kutsuviestipohjaan viestimuuttujat:
- Jos alustavan ajanvarauksen vahvistus on käytössä:
-
[vahvista_avain]= Vahvistamisen avainsana (eli mitä potilaan pitää vastata,
että ajanvaraus vahvistetaan) -
[vahvista_pvm]= Päivämäärä, joka on viimeinen päivä vahvistaa
ajanvaraus (eli ajanvarauksen päivämäärä, josta vähennetään
karenssiaika)
-
[vahvista_avain]= Vahvistamisen avainsana (eli mitä potilaan pitää vastata,
- Jos ajanvarauksen peruutus on käytössä:
- [peru_avain] = Perumisen avainsana (eli mitä potilaan pitää vastata, että ajanvaraus perutaan)
- [peru_pvmklo] = Päivämäärä ja kellonaika, milloin ajanvarauksen voi viimeistään perua tekstiviestillä
Viestipohjiin tehdyt muutokset tallentuvat automaattisesti ja dialogin voi sulkea.
Testaaminen
Tekstiviestien lähettämistä ja niihin vastaamista voidaan testata SMS-simulaattorin avulla. Simulaattoriin lähetetyistä viesteistä ei laskuteta. Lisää SMS-simulaattorista on luettavissa täällä.
Seuranta
Tekstiviestiraportilla voidaan tarvittaessa seurata AssisDentista lähetettyjen tekstiviestien määriä. Lisää tekstiviestiraportista on luettavissa täällä.